Là một đơn vị thành viên trực thuộc Trung tâm, với chức năng, nhiệm vụ của mình thì việc nâng cao chất lượng quản lý và phục vụ sinh viên, xây dựng ký túc xá với khẩu hiệu “Trật tự - kỷ cương văn minh - sạch đẹp” là nhiệm vụ tiên quyết, thường xuyên, liên tục cần xây dựng và thực hiện trên mọi lĩnh vực đối với Ký túc xá Ngoại ngữ. Nhìn lại chặng đường 10 năm xây dựng và phát triển (1995 - 2005), Ký túc xá Ngoại ngữ được đánh giá là đơn vị luôn đổi mới, năng động, sáng tạo trong chuyên môn, kỷ cương trong quản lý và có khối đoàn kết nhất trí cao trong mọi lĩnh vực hoạt động.

Cán bộ nhân viên của TTNTSV tại đại hội thi đua yêu nước ĐHQGHN lần thứ II, 8/2005

Để đạt được kết quả trên đây, xuyên suốt triển khai các phong trào thi đua của ĐHQGHN, của Trung tâm NTSV, đơn vị đã biết kết hợp hài hoà, sáng tạo trong việc lồng ghép các tiêu chí thi đua với các nhiệm vụ chuyên môn. Phong trào thi đua của Ký túc xá Ngoại ngữ đã bám sát được mục tiêu chung, lâu dài của Trung tâm do Đại hội Đảng bộ Lần thứ I đã đề ra là: “Phấn đấu xây dựng Trung tâm NTSV - ĐHQGHN trở thành đơn vị tốt nhất trong các trường đại học và cao đẳng ở Hà Nội về quản lý và phục vụ sinh viên nội trú”. Chính từ nhận thức đó, phong trào thi đua đã có định hướng cụ thể trong từng giai đoạn, bám sát vào nhiệm vụ và đưa ra được nội dung sát thực, phù hợp cho từng bộ phận trong đơn vị. Các phong trào thi đua được duy trì thường xuyên liên tục và đều khắp, thực sự đã đi vào chiều sâu, tránh được phô trương hình thức. Trong thực hiện đã có sự chỉ đạo sát sao, có trọng tâm, có thời gian và có công việc cụ thể. Kịp thời rút ra được những kinh nghiệm từ tổ chức hoạt động, nội dung thi đua đến biện pháp kiểm tra đánh giá, sơ tổng kết đã được thực hiện một cách nghiêm túc.

Sau 10 năm xây dựng, từ phong trào thi đua “Nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công tác quản lý và phục vụ sinh viên nội trú”, kết quả là đã có 11 mô hình quản lý và phục vụ sinh viên khác nhau được triển khai thực hiện, nhiều điển hình tiên tiến là các cá nhân sinh viên có nhiều thành tích xây dựng ký túc xá, các lượt tập thể phòng ở, sinh viên kiểu mẫu sạch đẹp được Giám đốc Trung tâm NTSV và lãnh đạo các đơn vị đào tạo thuộc ĐHQGHN khen thưởng. Đơn vị trong quá trình phấn đấu luôn đạt các danh hiệu lao động tiên tiến và tiên tiến xuất sắc, trong đó có nhiều năm nhận được bằng khen, giấy khen của các cấp lãnh đạo khác nhau trong suốt thời kỳ 10 năm đổi mới. Các cá nhân từ những phong trào thi đua với sáng kiến thiết thực cống hiến cho tập thể, có tinh thần trách nhiệm cao trong mọi lĩnh vực công tác đã đạt được nhiều danh hiệu lao động xuất sắc.

Trong 10 qua, đặc biệt là trong 5 năm trở lại đây (2000 - 2005) có rất nhiều mô hình quản lý và phục vụ sinh viên được triển khai thực hiện với những mục tiêu, tiêu chí cụ thể lồng ghép với các phong trào thi đua trong ký túc xá đã đem lại những kết quả hết sức thiết thực cho đời sống sinh viên nội trú, khẳng định những bước tiến nhảy vọt trong quá trình quản lý phục vụ sinh viên của tập thể lãnh đạo và cán bộ công nhân viên Ký túc xá Ngoại ngữ và đặc biệt cũng là những khẳng định về mô hình ưu việt của Trung tâm NTSV. Mô hình một ký túc xá năng động, sáng tạo, ổn định và phát triển trước nhiều khó khăn thử thách trong 10 năm qua từ công tác thi đua khen thưởng với nhiệm vụ quản lý và nâng cao đời sống sinh viên nội trú có thể được tóm lược như sau:

Năm học 1996-1997 là năm học đầu tiên của giai đoạn sát nhập các ký túc xá về Trung tâm NTSV - ĐHQGHN. Thực hiện kế hoạch 5 năm 1996 - 2000, hưởng ứng các phong trào thi đua và cũng đồng thời là những năm Ký túc xá Ngoại ngữ đứng trước vô vàn những khó khăn thách thức. Điều kiện về cơ sở vật chất hết sức nghèo nàn, chỉ quản lý duy nhất khu nhà 14A được xây dựng từ những năm của thế kỷ trước đã xuống cấp trầm trọng, do vậy số lượng chỗ ở quá ít so với nhu cầu và chất lượng sống của sinh viên khi được vào ở cũng hết sức khó khăn. Địa bàn của đơn vị nhỏ hẹp nên các mô hình để phục vụ đời sống sinh viên hầu như chưa có. Hơn nữa giữa sinh viên và cán bộ quản lý có khoảng cách quá lớn nên không có sự đồng cảm và tiếng nói chung trong các biện pháp quản lý sinh viên. Hiện tượng sinh viên vi phạm nội qui, qui định là phổ biến. Đặc biệt các hiện tượng về mất trật tự trị an, an toàn xã hội trong ký túc xá vào thời điểm đó được coi là nóng bỏng nhất, có những đêm Ban quản lý tổ chức đi kiểm tra phát hiện tới 30-40 trường hợp người ngoài vào ở trái phép trong phòng ở sinh viên, những phòng tổ chức uống rượu, la hét về đêm xảy ra thường xuyên. Đặc biệt nghiêm trọng khi có những vụ sinh viên đánh nhau có tổ chức, Ban quản lý đã phải nhờ sự trợ giúp của nhiều lực lượng khác nhau mới kịp thời ngăn chặn. Một khó khăn nữa mà không thể không kể đến đó là tư tưởng của một số cán bộ bị xáo trộn, không ổn định, băn khoăn khi sát nhập vào Trung tâm NTSV, nhận thức của cán bộ không đồng nhất, thu nhập ngoài lương quá thấp cũng là một khó khăn cho công tác cán bộ... Đứng trước những khó khăn như vậy, đơn vị đã bám sát vào mục tiêu thi đua, đề xuất với cấp trên đặt ra 2 nhiệm vụ trọng tâm trước mắt đó là: ổn định tổ chức, thay đổi cơ bản nhận thức trong các mặt công tác đối với cán bộ, sắp xếp nguồn nhân lực hiện có đúng người đúng việc và bước đầu xây dựng các biện pháp quản lý sinh viên với mục tiêu an ninh trật tự trong khu nội trú phải được xây dựng thành trọng điểm. Khẩu hiệu thi đua xuyên suốt để có thể thực hiện được nhiệm vụ đó là: đoàn kết tạo sức mạnh tập thể để xây dựng và phát triển đơn vị. Về căn bản, đơn vị đã dần ổn định về mặt tư tưởng, tinh thần đoàn kết, hoà đồng trong đơn vị ngày một nâng cao, mọi cán bộ trong đơn vị cho đến nay đã biết tương trợ giúp đỡ lẫn nhau không những chỉ trong công việc hàng ngày mà còn giúp đỡ nhau trong cả cuộc sống đời tư. Niềm vui, nỗi buồn của mỗi cán bộ đều được chia sẻ và hiện tại công tác đoàn kết hỗ trợ lẫn nhau được đơn vị xây dựng thành truyền thống, nhờ đó sức mạnh của đơn vị cho đến nay đã được khẳng định.

Được hưởng thụ nguồn cơ sở vật chất từ dự án đầu tư bước 1 của ĐHQGHN, ký túc xá có được CLB Nhà ăn sinh viên. Việc phát huy hiệu quả của nguồn cơ sở vật chất để phục vụ sinh viên với mục tiêu văn minh, hiện đại, đáp ứng được yêu cầu phát triển của xã hội được coi như một thách thức thực sự đặt lên suy nghĩ của tập thể cán bộ Ký túc xá Ngoại ngữ. Với mục tiêu nâng cao đời sống sinh viên, đơn vị đã mạnh dạn xây dựng các mô hình khác nhau và đề xuất với Giám đốc Trung tâm NTSV đầu tư cải tạo và cho triển khai mô hình bếp ăn tập thể tự chọn với khẩu hiệu bếp ăn văn minh, hiện đại, phù hợp với khả năng tài chính của mỗi sinh viên. Vào thời điểm đó mô hình bếp ăn tập thể của Ký túc xá Ngoại ngữ được đánh giá là mô hình mới nhất trong các trường ở Hà Nội, hàng ngày bếp ăn đã đáp ứng hàng ngàn lượt cán bộ, sinh viên và khách tới ăn với giá cả hoàn toàn tự chọn, phong cách phục vụ đảm bảo tính văn minh lịch sự. Công tác vệ sinh an toàn thực phẩm được đảm bảo tốt trong suốt những năm qua đã khẳng định được vai trò hết sức quan trọng đối với đời sống sinh viên nội trú. Song song với mô hình bếp ăn tập thể, đơn vị đã đề xuất với Giám đốc Trung tâm NTSV xây dựng mô hình phòng máy tính có nối mạng với những công nghệ mới nhất được đưa vào phục vụ đáp ứng nhu cầu tự học, tự nghiên cứu của sinh viên cũng là những mô hình đột phá đầu tiên trong các ký túc xá của các trường đại học trong khu vực. Ban đầu thành lập chỉ với 9 máy tính, đơn vị đã tìm tòi, liên doanh, liên kết với phương châm “3 nhà cùng có lợi”: Sinh viên có lợi, ký túc xá có lợi và nhà đầu tư cũng có lợi, đơn vị có được phòng máy với trên 40 máy tính đã đáp ứng được một phần nhu cầu của sinh viên và đồng thời tạo điều kiện cho cán bộ trong đơn vị có điều kiện làm thêm giờ nâng cao đời sống. Sau 2 năm hoạt động phòng máy đã đem lại những kết quả thực sự cho điều kiện tự học, tự nghiên cứu của sinh viên. Với những kết quả đạt được ban đầu, Giám đốc Trung tâm NTSV đã quyết định làm dự án trình ĐHQGHN để nâng cấp các phòng máy tính hiện có của Trung tâm, nhờ vậy sau khi triển khai dự án, phòng máy tính của Ký túc xá Ngoại ngữ được đầu tư trang bị hiện đại cả về hạ tầng mạng, cả về số lượng máy và cả về các trang thiết bị nội thất khác được đưa vào phục vụ sinh viên. Cho đến nay, sau mỗi năm tổng kết từ phòng máy tính cho thấy, có khoảng 26.000 lượt sinh viên thường xuyên truy cập để lấy thông tin, và cũng qua phòng máy này, hàng năm đơn vị đã tổ chức giảng dạy miễn phí về khả năng truy cập Internet miễn phí cho 1200 - 1300 SV.

Không thoả mãn với những thành tích bước đầu, Ký túc xá Ngoại ngữ tiếp tục tìm tòi suy nghĩ và đưa ra nhiều mô hình mới vào công tác quản lý phục vụ sinh viên trên cơ sở những thành công của những năm học cũ. Được sự quan tâm của ĐHQGHN, của Đảng uỷ, Giám đốc Trung tâm NTSV, Ký túc xá Ngoại ngữ đã có thêm khu nhà mới khang trang hiện đại được đánh giá là đẹp nhất trong các ký túc xá của các trường đại học ở Hà Nội với các phòng ở mới, được trang bị đầy đủ về nội thất, khu công trình phụ cho từng phòng ở rộng rãi, khép kín và đồng bộ.

Khu nhà 14C được đưa vào sử dụng, số lượng sinh viên trong ký túc xá đã tăng từ 1.200 SV lên 1.800 SV, trong đó có nhiều sinh viên nước ngoài đang ở trong nội trú. Để đáp ứng nhu cầu trong sinh hoạt hàng ngày, tạo ra cảnh quan môi trường của một ký túc xá hiện đại và đồng bộ, góp phần cải thiện đời sống cho cán bộ, đơn vị đã chủ động đề nghị và xây dựng mô hình gian hàng tự chọn sinh viên và nơi tiếp khách sinh viên. Mô hình gian hàng tự chọn ra đời trong lòng ký túc xá thời điểm đó là một trong những mô hình đầu tiên đưa lại tính văn minh, lịch sự trong ký túc xá, giúp sinh viên giải quyết nhu cầu mua sắm thiết yếu hàng ngày tại ký túc xá với phương châm phục vụ sinh viên là chính. Cho đến nay gian hàng tự chọn sinh viên đã được sinh viên ủng hộ, tham gia đông đảo, được báo chí coi như một nét mới trong các ký túc xá và cũng được các ký túc xá bạn tham quan, học hỏi và đánh giá tốt. Mô hình nơi tiếp khách sinh viên cũng ra đời đồng thời với gian hàng tự chọn sinh viên, đáp ứng nhu cầu tự học tập và sinh hoạt riêng tư của sinh viên tại phòng, đòi hỏi phải có nơi để sinh viên tiếp khách. Trên cơ sở đó đơn vị đã tận dụng tối đa mặt bằng hiện có để xây dựng nơi tiếp khách cho sinh viên, nhờ đó môi trường tự học của sinh viên luôn được đảm bảo, tình hình an ninh, trật tự, an toàn xã hội trong phòng ở cũng tốt hẳn lên. Có thể nói khu nhà 14C thực sự là chuẩn mực về mọi mặt cho công tác quản lý và phục vụ đời sống sinh viên nội trú. Về cơ bản với sự đầu tư về cơ sở vật chất, sự quan tâm chỉ đạo của Đảng uỷ, Giám đốc Trung tâm, các Phòng chức năng cùng sự sáng tạo, nhiệt huyết của tập thể cán bộ, sinh viên trong ký túc xá, Ký túc xá Ngoại ngữ tiếp tục gặt hái được nhiều thành tích đáng kể, cảnh quan môi trường trong ký túc xá đã được xây dựng, các mô hình quản lý và phục vụ sinh viên đã được thiết lập thực sự tạo ra môi trường học tập, ăn ở và rèn luyện cho sinh viên.

Không những thế, trên nền tảng những thành công của những năm học cũ, Ban quản lý Ký túc xá tiếp tục xây dựng đề án quản lý và phục vụ sinh viên với mục tiêu đi vào chiều sâu của tất cả các mặt hoạt động. Phần mềm quản lý ký túc xá sinh viên là ý chí của tập thể cán bộ ký túc xá, nhiều bài toán về mặt công nghệ được đặt ra đòi hỏi phải giải quyết được, các bài toán như xét duyệt đón sinh viên đầu năm, quản lý hồ sơ lý lịch, ảnh, thu tiền điện, nước, tiền đền bù tài sản hỏng của sinh viên, sinh viên ra vào giữa kỳ, hiện tượng vi phạm nội qui, qui định... sau nhiều tháng xây dựng đã hoàn toàn được giải quyết. Đây cũng là bước đột phá đầu tiên trong các ký túc xá về biện pháp quản lý sinh viên. Cho đến nay phần mềm này ngày càng chứng minh được ưu thế vượt trội của việc áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý.

Bên cạnh những giải pháp về quản lý, ký túc xá cũng hết sức quan tâm đến đời sống tinh thần của sinh viên nội trú. Chương trình phát thanh của ký túc xá với các cộng tác viên là những sinh viên nội trú đã là cầu nối giữa Ban quản lý với sinh viên, đồng thời cũng là diễn đàn để sinh viên có thể nói lên những suy nghĩ của mình. Chương trình phát thanh đều đặn hàng tuần đã đem lại kết quả to lớn cho đời sống tinh thần sinh viên nội trú. Triển khai phòng đọc báo phục vụ sinh viên tìm hiểu thông tin, phục vụ tốt nhu cầu ôn thi của sinh viên nội trú bằng việc mở cửa tối đa các phòng sinh hoạt chung, phòng tự học để sinh viên tự học.

Phát huy tinh thần dân chủ, tính tự giác và ý thức trách nhiệm của sinh viên nội trú bằng việc tổ chức các hội nghị giữa Ban quản lý với đại diện các phòng ở, xây dựng đội ngũ tự quản sinh viên và đội ngũ các phòng trưởng làm cầu nối giữa Ban quản lý với toàn thể sinh viên nội trú, mở thùng thư góp ý tại các cầu thang để lấy ý kiến đóng góp của sinh viên một cách dân chủ đã có tác dụng to lớn trong quá trình quản lý. Các ngày lễ lớn Ban quản lý đều phối hợp với trường ĐHNN và các khoa trực thuộc ĐHQGHN tổ chức các hoạt động thể thao, văn nghệ nhằm động viên tinh thần cho cán bộ và sinh viên, quan tâm thăm hỏi sinh viên có hoàn cảnh khó khăn, sinh viên đau ốm; đồng thời cũng có các hình thức khen thưởng, kỷ luật kịp thời đối với sinh viên nhằm động viên và giáo dục sinh viên nội trú.

Công tác an ninh trật tự thường xuyên được duy trì trong toàn ký túc xá và từng phòng ở sinh viên. Tuyệt đối không có các tệ nạn xã hội xảy ra trong ký túc xá, các vụ va chạm trong sinh viên được tổ bảo vệ ngăn chặn kịp thời. Để đảm bảo môi trường an ninh trật tự tốt, Ban quản lý triển khai chủ trương sinh viên không tiếp khách trên phòng ở theo quy định. Để thay đổi thói quen hàng ngày không phải là dễ và làm một sớm một chiều, mà phải xác định cả quá trình. Bằng công tác tuyên truyền vận động, phân tích cho sinh viên và khách đến ký túc xá hiểu rõ những mặt tích cực của việc không tiếp khách tại phòng ở sau một thời gian ngắn triển khai, toàn thể sinh viên và khách đã thực hiện tốt theo quy định này, nhờ đó đảm bảo được công tác an ninh tại phòng ở và trong toàn khu vực ký túc xá.

Tiếp tục nâng cao đời sống sinh viên trong nội trú bằng việc hoàn thiện nguồn cơ sở vật chất, đơn vị đã đề xuất phương án cải tạo phòng ở và được sự đầu tư lớn của Trung tâm NTSV, các phòng ở sinh viên đã có điện, nước liên tục 24/24h. Nhờ đó đời sống sinh viên được cải thiện rõ rệt. Ngoài ra, đơn vị còn chủ động thiết kế và trang bị hệ thống tự động tắt bật hệ thống điện chiếu sáng công cộng trong toàn ký túc xá theo ý muốn, đây cũng là một sáng kiến đáng ghi nhận bởi nhờ có sáng kiến này nguồn điện năng lãng phí cũng như sức lao động đã được tiết kiệm đến mức tối đa.

Tiếp tục các đợt thi đua nhằm nâng cao đời sống về mọi mặt của sinh viên trong ký túc xá, với những đột phá, táo bạo về việc đưa công nghệ thông tin vào cuộc sống sinh viên nội trú. Sau một thời gian chuẩn bị từ việc xây dựng đề án đến việc tìm kiếm các đối tác có năng lực, chuẩn bị cơ sở vật chất và phương án quản lý, đầu tháng 4/ 2005, Ban quản lý Ký túc xá Ngoại ngữ đã triển khai lắp đặt máy tính nối mạng thử nghiệm tại 35 phòng ở Lô 3 nhà 14A. Sau một tháng triển khai thử nhiệm, 100% sinh viên trong các phòng được trang bị máy tính nối mạng đều tham gia vào lấy thông tin phục vụ cho việc tự học, tự nghiên cứu tại phòng ở. Đặc biệt qua thống kê mới đây từ các đơn xin vào nội trú năm học mới, 99% sinh viên đều có nguyện vọng xin vào ở những phòng có lắp đặt máy tính nối mạng. Ký túc xá Ngoại ngữ được dư luận đánh giá là một mô hình tiên tiến, mới xuất hiện đầu tiên trong ký túc xá của Trung tâm NTSV ĐHQGHN, cần nhân rộng trong các ký túc xá khác của các trường đại học trên cả nước.

Những thành công của Ký túc xá Ngoại ngữ thuộc Trung tâm NTSV trong 10 năm qua là nhờ sự đầu tư và chỉ đạo sâu sát của lãnh đạo ĐHQGHN, Ban Giám đốc trung tâm NTSV và sự nỗ lực của tập thể cán bộ, sinh viên trong ký túc xá. Trong đó công tác thi đua khen thưởng là một động lực, góp phần thiết thực vào quá trình phát triển của Ký túc xá Ngoại ngữ nói riêng, Trung tâm NTSV - ĐHQGHN nói chung, xây dựng Trung tâm NTSV - ĐHQGHN trở thành một trung tâm nội trú văn minh, hiện đại không những cả về cơ sở vật chất mà còn cả về các mô hình quản lý và phục vụ cần duy trì và phát huy.