1. Tầm quan trọng và vai trò của CSDL bài trích Tạp chí Khoa học

Trong thời đại bùng nổ thông tin, số lượng ấn phẩm thông tin gia tăng theo cấp số nhân. Điều này gây rất nhiều khó khăn cho các nhà khoa học nói chung, cán bộ sinh viên ĐHQGHN nói riêng khi họ cần tìm kiếm, khai thác thông tin. Họ luôn phải bơi trong "biển" thông tin. Chính vì vậy, những người làm công tác thông tin luôn suy nghĩ tìm cách xử lý, bao gói thông tin, xây dựng các loại CSDL để giúp họ tiết kiệm, rút ngắn thời gian tối ưu trong quá trình tìm kiếm thông tin.

CSDL là tập hợp các dữ liệu có cấu trúc được tổ chức, lưu trữ và tìm kiếm bằng máy tính điện tử. CSDL bài trích tạp chí khoa học là CSDL được tổ chức, lưu trữ từng tên bài đăng trong các tạp chí Khoa học và tìm kiếm thông qua máy tính.

Về mặt nội dung: CSDL bài trích tạp chí khoa học là một loại sản phẩm thông tin trong hoạt động thông tin - thư viện có giá trị “chất xám” cao, là những công trình khoa học có chất lượng đã được thẩm định và được đăng tải trên các tạp chí Khoa học.

Về mặt hình thức: là dạng sản phẩm CSDL được trình bày một cách đầy đủ các thông tin như: Tên tác giả; tên bài trích; nội dung chính của bài trích; nguồn trích; các yếu tố xuất bản, ký hiệu phân loại và từ khoá; ký hiệu kho. Đi cùng nó là loại hình tra cứu hiện đại của phần mềm máy tính tiết kiệm tối đa về thời gian và công sức tra cứu, chia sẻ thông tin...Giúp cho việc tổng hợp nguồn tin, định hướng tra tìm thông tin theo từng lĩnh vực chuyên ngành hẹp một cách hết sức tiện lợi, nhanh chóng, đầy đủ và chính xác. Đặc biệt hữu dụng trong thời kỳ bùng nổ thông tin.

CSDL này còn là dạng sản phẩm cung cấp nguồn thông tin khoa học công nghệ có đặc điểm sử dụng, càng khai thác thì giá trị và hiệu quả sử dụng của chúng càng được nhân lên và gia tăng. Thông tin khoa học công nghệ hiện nay được coi là yếu tố nền tảng của kinh tế tri thức. Vì vậy việc xây dựng nguồn tin, tổ chức khai thác, sử dụng thông tin khoa học công nghệ dưới mọi hình thức sản phẩm và dịch vụ thông tin nói chung và sản phẩm CSDL bài trích tạp chí khoa học nói riêng có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với sự nghiệp phát triển bền vững của mỗi quốc gia và nhất là của Việt Nam trong giai đoạn công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Điều này hoàn toàn phù hợp với xu hướng của thời đại, bởi hầu hết các thư viện lớn trên thế giới đều đã xây dựng các CSDL trích tạp chí rất đa dạng về chủng loại, được cập nhật thường xuyên, đặc biệt không chỉ ở dạng thư mục mà cả ở dạng toàn văn. Do vậy, việc xây dựng CSDL bài trích tạp chí khoa học sẽ giúp ích rất lớn và hiệu quả cho người sử dụng trong quá trình tìm kiếm thông tin.

Ở Việt Nam, do nhiều nguyên nhân khác nhau, cho đến nay có rất ít Trung tâm Thông tin - Thư viện xây dựng được sản phẩm thông tin CSDL bài trích tạp chí khoa học. Mãi đến năm 2004, mới có Trung tâm Thông tin - Khoa học và Công nghệ Quốc gia thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ triển khai xây dựng được 10.000 biểu ghi bao quát các bài viết từ 172 tên tạp chí khoa học công nghệ trong nước dưới dạng toàn văn hoặc tóm tắt. Song chủ yếu các loại tạp chí này thuộc các ngành khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật... còn các tạp chí về khoa học xã hội và nhân văn; tạp chí khoa học của nước ngoài hầu như chưa có.

ĐHQGHN là cơ sở đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực chất lượng cao đang chuyển đổi hình thức đào tạo từ niên chế sang đào tạo theo tín chỉ, và cần nỗ lực phát huy mọi nguồn lực, tạo những bước đột phá nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học nhằm nhanh chóng trở thành ngang tầm đại học của khu vực và thế giới, thì việc xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin KHCN đáp ứng tốt nhu cầu thông tin của học sinh, sinh viên, cán bộ quản lý, cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu của ĐHQGHN là vấn đề mang tính tất yếu và cấp thiết. Việc Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN tiến hành mọi hình thức xử lý thông tin có giá trị gia tăng, trong đó, xây dựng CSDL bài trích tạp chí khoa học là hết sức cần thiết, cần được sớm triển khai phục vụ đắc lực cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học ở ĐHQGHN.

2. Điều tra nhu cầu tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN

Để xác định căn cứ khoa học của báo cáo, chúng tôi tiến hành điều tra nhu cầu sử dụng thông tin của bạn đọc thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội. Chúng tôi đã tiến hành điều tra bằng phiếu hỏi, với mục đích xác định (1) độc giả thường xuyên của Trung tâm là ai; (2) dạng tài liệu mà độc giả ĐHQGHN hay sử dụng nhất, (3) tần suất sử dụng các loại tài liệu của Trung tâm, (4) các tiêu chí độc giả quan tâm hàng đầu trong mỗi loại CSDL, (5) các công cụ tìm kiếm biên mục quen thuộc với độc giả, và (6) các tiêu chí độc giả mong muốn có trong các công cụ tìm kiếm biên mục. Phiếu hỏi được phát tại các cơ sở phục vụ bạn đọc của Trung tâm . Số phiếu thu được 281/300 phiếu phát ra. Trong đó 182 phiếu thu từ Phòng đọc Thượng Đình và Mễ Trì (chiếm 64,8% số phiếu trả lời), 50 phiếu thu từ Phòng đọc Ngoại ngữ (chiếm 17,8% số phiếu trả lời), và 49 phiếu là từ Phòng đọc chung (chiếm 17,4%).

Trong số 281 độc giả điền phiếu điều tra thì có tới 81,14% là sinh viên đại học, 4,63% là học viên cao học và nghiên cứu sinh. Số độc giả là cán bộ nghiên cứu và giảng viên chiếm 12,81%. Tỷ lệ này là khá tương đồng với tỷ lệ số sinh viên bậc đại học với số cán bộ nghiên cứu và giáo viên của ĐHQGHN. Tỷ lệ độc giả thường xuyên đọc sách báo tạp chí chuyên ngành phục vụ công việc chuyên môn, học tập và nghiên cứu khoa học chiếm 93,93%.

Theo kết quả tổng hợp phiếu điều tra, dạng tài liệu được độc giả trong ĐHQGHN sử dụng nhiều nhất là sách in (81,59% độc giả thường xuyên và 17,33% độc giả thỉnh thoảng sử dụng), tiếp đến là báo tạp chí in (58,89% thường xuyên và 36,67% thỉnh thoảng). Báo tạp chí điện tử và công trình NCKH cũng được độc giả sử dụng song tới tần suất thấp hơn (báo tạp chí điện tử - 26,29% thường xuyên và 43,82% thỉnh thoảng; công trình NCKH - 19,17% thường xuyên và 36,84% thỉnh thoảng). Như vậy, dạng tài liệu phổ biến nhất hiện nay với độc giả ĐHQGHN vẫn là sách in và báo tạp chí in - các tài liệu truyền thống.

Bảng 1: Tần suất sử dụng các dạng tài liệu của độc giả ĐHQGHN:

Chúng tôi, cũng đã khảo sát các tiêu chí quan tâm và thứ tự quan tâm của độc giả với mỗi loại CSDL. Với CSDL là sách, phiếu hỏi đưa ra 10 tiêu chí tìm kiếm thông tin sau: Nội dung tóm tắt, Nội dung chi tiết, Từ khóa (key words), Phân loại (theo lĩnh vực), Tên tác giả, Tên sách, Nhà xuất bản, Thời gian xuất bản, Lần xuất bản, Số trang. Với CSDL là bài trích, 10 tiêu chí tìm kiếm thông tin được đưa ra là: Nội dung tóm tắt, Nội dung chi tiết , Từ khóa (key words), Phân loại (theo lĩnh vực), Tên tác giả, Tên bài viết, Tên tạp chí, Thời gian xuất bản, Số ấn phẩm, Chuyên ngành chuyên đề.

Kết quả tổng hợp từ các phiếu điều tra về thứ tự ưu tiên các tiêu chí tìm kiếm của CDSL sách và bài trích tạp chí được thể hiện trong bảng 2 dưới đây.

*

Căn cứ vào kết quả tổng hợp phiếu điều tra, rút ra các kết luận sau:

Độc giả chủ yếu của Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN là sinh viên các năm thứ 2, thứ 3 và năm cuối. Trung tâm chưa thu hút được nhiều đội ngũ cán bộ giảng dạy và nghiên cứu tới Trung tâm. Điều này có nhiều nguyên nhân chẳng hạn như cán bộ giảng dạy và nghiên cứu không có thói quen đến Trung tâm mượn tài liệu; hay CSDL của Trung tâm không phong phú về các tài liệu chuyên ngành; hoặc cũng có thể cán bộ giảng dạy nghiên cứu có đủ tài liệu chuyên ngành và cập nhật nên không đến Trung tâm.

Dạng tài liệu và tần suất sử dụng dạng tài liệu chính của độc giả ĐHQGHN vẫn là các tài liệu truyền thống: sách và báo tạp chí in. CSDL điện tử hiện chưa được sử dụng phổ biến mặc dù Trung tâm đã có và đưa vào sử dụng loại CSDL điện tử này từ nhiều năm nay. Một trong những nguyên nhân tần suất sử dụng CSDL điện tử còn ít là do độc giả chưa có thói quen sử dụng CSDL điện tử, độc giả chủ yếu của Trung tâm là sinh viên - là những người có thu thập thấp, phần lớn không có máy vi tính kết nối Internet để truy cập CSDL điện tử. Ngoài ra, nội dung của CSDL điện tử chưa phong phú, phần lớn mới chỉ dừng lại ở dạng các biểu ghi thư mục giới thiệu thông tin tóm tắt về tác giả, tiêu đề, nơi xuất bản, năm xuất bản. Bên cạnh đó, các dịch vụ đi kèm tra cứu trên CSDL điện tử chưa có, đơn cử như việc đặt mượn sách qua Internet hoặc Intranet chưa được cung cấp tại Trung tâm.

Các tiêu chí độc giả quan tâm hàng đầu với CSDL sách là “Tên sách”, tiếp đến là “Nội dung tóm tắt”, “Từ khóa” và “Tên tác giả”. Với CSDL bài trích, tiêu chí được quan tâm hàng đầu là “Tên bài viết”, rồi đến “Tên tạp chí” và “Nội dung tóm tắt”.

Các công cụ tìm kiếm biên mục quen thuộc với độc giả là công cụ tìm kiếm trên web. Công cụ tìm kiếm của các thư viện chưa được độc giả biết đến và sử dụng (bằng ½ tỷ lệ độc giả sử dụng các công cụ tìm kiếm trên web). Với công cụ tìm kiếm thông tin của Trung tâm Thông tin Thư viện, chưa đến 70% số độc giả được điều tra biết đến công cụ tìm kiếm này. Tỷ lệ này là rất thấp bởi 1 trong những nhiệm vụ hàng đầu của thư viện là phải giới thiệu với độc giả về tất cả các CSDL và các cách tra cứu thông tin của đơn vị mình. Con số này cho thấy Trung tâm còn phải tiếp tục đẩy mạnh hơn nữa việc giới thiệu các tài nguyên của Trung tâm cho độc giả trong ĐHQGHN.

Trên 60% số độc giả biết tới công cụ tìm kiếm của Trung tâm cho rằng công cụ này là dễ sử dụng. Đây có thể coi là điểm mạnh của công cụ tìm kiếm của Trung tâm. Tuy nhiên, công cụ này vẫn cần được bổ sung một số tính năng mới để thuận tiện cho độc giả trong công việc tìm kiếm thông tin trên các loại CSDL của Trung tâm. Tính năng hàng đầu mà độc giả muốn bổ sung cho CSDL sách là “Nội dung tóm tắt”, với CSDL bài trích là “Nội dung tóm tắt” và “Tên bài viết”.

3. Thực trạng nguồn lực thông tin của Trung tâm

Nguồn lực thông tin và CSDL: Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN có nguồn lực thông tin về khoa học và công nghệ phong phú đa dạng, bao gồm:

Kho tài liệu gốc và CSDL do Trung tâm xây dựng : Sách, luận án, luận văn, giáo trình, thác bản văn bia, tạp chí, đề tài và công trình NCKH các cấp, sách điện tử...Trong đó đã xây dựng một số loại CSDL

Nguồn tin trên 5 bộ đĩa CD-ROM (nguồn tin offline)

4. CSDL trực tuyến (nguồn tin online): CSDL Omnifile, EBSCO, IEEE, Springerlink, ACM

Trên cơ sở nguồn tài liệu thu thập được, Trung tâm đã mua phần mềm tin học Libol và tự xây dựng nhiều loại CSDL : Sách, tạp chí, luận án, luận văn, công trình NCKH của cán bộ ĐHQG, thác bản văn bia…Ngoài ra, Trung tâm còn mua nhiều loại CSDL điện tử truy cập dưới dạng online (trên mạng) và offline (đĩa CD-ROM) phục vụ cho nghiên cứu và đào tạo ở ĐHQGHN. Tuy nhiên, CSDL bài trích tạp chí chưa được tổ chức xây dựng thường xuyên, cập nhật, mới chỉ trích một số bài tạp chí là công trình NCKH của cán bộ ĐHQGHN trong CSDL thư mục công trình nghiên cứu khoa học nhân kỷ niệm 100 năm ĐHQGHN. Với khối lượng rất lớn tạp chí được bổ sung hàng năm, Trung tâm chưa quản lý và giới thiệu từng bài tạp chí với tư cách như một đối tượng độc lập (giống như 1 tên sách, 1 luận văn, 1 công trình khoa học, 1 đề tài) trong CSDL bài trích tạp chí riêng quả là rất khó khăn cho công tác tìm kiếm và khai thác thông tin cho người dùng tin. Thông tin trong CSDL bài trích tạp chí là thông tin cấp 2. Nó đã qua xử lý thông tin từ tài liệu gốc (tạp chí). Vì vậy, nó không chỉ giúp bạn đọc biết đến tên tạp chí mà còn biết đến nhiều thông tin chi tiết của từng bài (tác giả, tên bài, nội dung chính từng bài …).

5. Kiến nghị với Trung tâm và ĐHQGHN

Với những cố gắng nỗ lực của cán bộ Trung tâm, cho đến nay, mới thành lập được 10 năm (2/1997) nhưng Trung tâm đã đạt được những thành quả rất to lớn. Điều đó được thể hiện trên rất nhiều mặt trong đó có hoạt động chuyên môn nghiệp vụ. Từ năm 2002, Trung tâm đã mua phần mềm tin học Libol - quản lý và khai thác thông tin. Phần mềm này liên tục được bổ sung, phát triển để đáp ứng nhu cầu tự động hoá, quản lý, khai thác thông tin nâng cao, và phục vụ bạn đọc của Trung tâm. Đi cùng với nó là công tác xử lý nghiệp vụ kỹ thuật ngày càng được chuẩn hoá. Quy trình chuẩn nghiệp vụ được thể hiện thông qua các quyết định về nhiệm vụ các phòng, quy trình xử lý các loại tài liệu : sách, luận án, luận văn, báo, tạp chí, các loại tài liệu điện tử khác…Các quyết định này thường xuyên được bổ sung, cập nhật phù hợp với chuẩn quốc tế, quốc gia và điều kiện cho phép của Trung tâm. Hệ thống các quyết định của Trung tâm tương đối đầy đủ và được áp dụng đối với từng phòng, tuân thủ theo chu trình đường đi của sách, không bị chồng chéo các thao tác giữa các phòng.

Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu xử lý thông tin có giá trị gia tăng, đứng trước sự phát triển ồ ạt của tài liệu điện tử, Trung tâm cần tiếp tục nghiên cứu qui trình xây dựng một số loại CSDL khác, trong đó có CSDL bài trích tạp chí khoa học - một loại CSDL rất cần thiết và cần ban hành sớm văn bản để tiến hành ngay việc xây dựng CSDL này một cách thường xuyên, liên tục.

CSDL bài trích tạp chí được xây dựng căn cứ vào sự tiếp thu các quy trình xây dựng CSDL các loại tài liệu khác như sách, luận án…nhưng chú ý mở rộng các trường mang tính đặc thù, đặc biệt bạn đọc rất quan tâm đến xuất xứ (nguồn trích) của tên bài và ưu điểm nổi trội của tạp chí là giá trị cập nhật thông tin cao (thời gian xuất bản), chỉ số tạp chí, tóm tắt nội dung chính của từng bài…

Qua xử lý kết quả điều tra và thực trạng CSDL của Trung tâm cho thấy, ngoài các loại CSDL đã có, Trung tâm cần nhanh chóng xây dựng CSDL bài trích tạp chí, có tóm tắt đáp ứng nhu cầu cấp thiết cho bạn đọc, nâng cao chất lượng học tập và NCKH.

Về các chuẩn và công cụ hỗ trợ biên mục và xây dựng CSDL kiến nghị với Trung tâm:

- Thống nhất bộ từ khoá của Trung tâm

Trung tâm đã từng sử dụng từ khoá tự do, sử dụng các bộ từ khoá do Trung tâm Thông tin KHCN Quốc gia và Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn, làm tài liệu tham khảo khi xây dựng CSDL. Cùng với các loại từ điển, bách khoa thư khác, các bộ từ khoá này là những công cụ rất bổ ích và mang ý nghĩa thiết thực. Tuy nhiên, các bộ từ khoá này bao quát diện đề tài hoặc về lĩnh vực khoa học kỹ thuật hoặc về khoa học xã hội riêng rẽ. Do đó chưa thực sự phù hợp và sát thực với đặc thù tài liệu về chủ đề ngành học, môn học và các lĩnh vực nghiên cứu ở ĐHQGHN. Một đặc điểm dễ nhận thấy là việc sử dụng từ khoá trong mô tả tài liệu tại Trung tâm Thông tin Thư viện hiện nay chưa quy được về chủ đề ngành học. Nhu cầu bức thiết đặt ra đối với Trung tâm cần nhanh chóng tiến hành xây dựng bộ từ khoá kiểm soát, thể hiện đầy đủ chủ đề của các ngành, môn học, nhằm không ngừng nâng cao chất lượng xử lý tài liệu, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu sử dụng thông tin phục vụ đào tạo và NCKH của ĐHQGHN.

- Về xây dựng CSDL kiểm soát tính thống nhất trong biên mục

Cần nhanh chóng triển khai xây dựng CSDL đặc thù có chứa các tệp kiểm soát tính nhất quán về tên người, tên cơ quan, tổ chức trong và ngoài ĐHQGHN. Công việc này sẽ đòi hỏi đầu tư nhiều thời gian, công sức để thu thập, sưu tầm tư liệu từ nhiều nguồn khác nhau phục vụ tạo lập CSDL đặc thù của Trung tâm.

- Về bảng phân loại

Hiện tại việc xử lý tài liệu nói chung và CSDL bài trích tạp chí nói riêng theo bảng DDC lưu hành nội bộ của Trung tâm. Để tiến tới chuẩn hoá, chia sẻ thông tin biên mục và đáp ứng yêu cầu hội nhập khu vực và thế giới. Yêu cầu đặt ra là sử dụng thống nhất một khung phân loại trong tất cả các thư viện Việt Nam.

- Về khổ mẫu MARC 21:

- Chính thức áp dụng biên mục MARC21 theo tài liệu “MARC 21 rút gọn dành cho dữ liệu thư mục ”, do Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia dịch, biên soạn và phổ biến.

- Sử dụng biểu mẫu nhập tin dành cho ấn phẩm định kỳ để tiếp tục xây dựng CSDL tên các ấn phẩm định kỳ và CSDL bài trích tạp chí Khoa học ĐHQGHN. Trong đó có mở rộng một số trường như :

Trường 008 (trường kiểm soát): dành cho mọi loại hình tài liệu, trong đó có ấn phẩm định kỳ và bài trích tạp chí.

Trường 856: cung cấp các liên kết truy cập các nguồn tin điện tử có liên quan từ biểu ghi thư mục hiện tại.

Với sự can thiệp của các phần mềm tin học hữu hiệu, CSDL bài trích tạp chí mang lại nhiều tiện ích cho bạn đọc trong việc tra cứu thông tin. Nhất là trong điều kiện trình độ cán bộ xử lý thông tin như hiện nay của Trung tâm (1 tiến sĩ, 10 thạc sỹ, 90 cử nhân được đào tạo thuộc các ngành khác nhau), CSDL bài trích tạp chí cần được triển khai chính thức và trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên ở Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN. Điều này giúp ích rất lớn, tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin cho bạn đọc phục vụ đắc lực cho công tác đào tạo và NCKH ở ĐHQGHN, đặc biệt trong thời đại bùng nổ thông tin, ấn phẩm thông tin được xuất bản tăng theo cấp số nhân như hiện nay.

Qua điều tra, phân tích về tính cấp thiết và hữu ích của loại hình CSDL trích tạp chí khoa học đã được trình bày, chúng tôi xin kiến nghị ĐHQGHN cấp kinh phí hoạt động thông tin khoa học thường xuyên, hàng năm để hỗ trợ Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN tiến hành thường xuyên nhiệm vụ này. Trung tâm coi đây là nhiệm vụ chuyên môn nghiệp vụ thường xuyên để nâng cao chất lượng phục vụ thông tin. Có như vậy, bạn đọc mới có thể tiếp cận dễ dàng, nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, cập nhật những thông tin được đăng tải trong các tạp chí khoa học hiện nay, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng đào tạo và NCKH của ĐHQGHN.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Giáo trình biên mục mô tả /Vũ Văn Sơn.- H.: ĐHQGHN,2000.- 284 tr.

2. Vai trò của cán bộ thư viện trong kỷ nguyên công nghệ // Bản tin Điện tử. -2002. - Số 32

7. Quan điểm xây dựng chiến lược và mục tiêu phát triển hoạt động thông tin-thư viện Đại học Việt Nam giai đoạn 2006-2010 / Nguyễn Huy Chương // Kỷ yếu Hội nghị ngành Thông tin Khoa học Công nghệ lần thứ V, Hà Nội. 2005. - 2005. - tr. 43-48.