Công văn, thư từ giao dịch

Công văn, thư từ giao dịch chính thức trong công tác đào tạo có những đặc trưng về văn phong giống như thư từ, công văn hành chính thông thường. Đó là tính khuôn mẫu về hình thức trình bày, phần mở đầu và kết thúc văn bản đều có sử dụng những mẫu câu theo ước lệ, cú pháp chuẩn mực, mạch lạc, từ vựng được sử dụng theo nghĩa tường minh, không chuyển tải thông tin theo hàm ý, nghĩa bóng, không thể hiện những sắc thái tình cảm riêng tư của người soạn thảo.

Những đặc tính này thể hiện mối quan hệ tương tác giữa người gửi và người nhận văn bản. Đó là mối quan hệ về công việc, được thực hiện theo những nguyên tắc và luật lệ chung đã được đúc kết thành kinh nghiệm của cả cộng đồng. Người soạn thảo văn bản và người nhận văn bản là đại diện về quyền lợi và nghĩa vụ của một tập thể. Việc sử dụng câu từ mang nhiều tính sáng tạo cá nhân có thể làm hiểu sai nội dung thông tin hoặc cho phép người nhận suy diễn theo ý của mình. Trong trường hợp soạn thảo hợp đồng, các câu từ không chuẩn mực có thể gây nên kiện tụng, tranh chấp trong quá trình thực hiện.

Mỗi cộng đồng ngôn ngữ đề có những kiểu mẫu về văn bản hành chính theo kinh nghiệm và thói quen của mình. Văn bản hành chính của Pháp thường có những đặc điểm sau: Những biểu tượng cùng các dữ liệu liên quan đến cơ sở đào tạo như địa chỉ liên lạc, số điện thoại, số fax được trình bày ở phía trên hoặc phía dưới trang văn bản có tác dụng cung cấp thông tin và có ý nghĩa tuyên truyền cho cơ sở đào tạo. Đối với thư giao dịch chuẩn mực, những phần viết tắt như vos ref. nos ref. Ở phần đầu văn bản cho phép tra cứu nguồn gốc xuất xứ hoặc căn cứ dữ liệu của văn bản. Họ tên, địa chỉ của người gửi và người nhận được ghi ở những vị trí nhất định cho phép. Phần mở đầu và kết thúc bức thư đều theo kiểu mẫu với những mẫu câu định sẵn và văn phong hành chính. Câu thưa gửi có thể thay đổi về từ vựng cho phù hợp với người nhận, tuy nhiên đều có đặc điểm chung là ghi rõ chức vụ, ví dụ Monsieur le Président. Đối với phụ nữ đều dùng từ Madame. Ví dụ: Madame la Directrice.

Ngoài những văn bản hành chính theo chuẩn mực, cũng có các giao dịch trao đổi qua thư điện tử với văn phong mềm dẻo hơn. Dạng thức có thể được giản lược, câu từ cũng có thể dư thừa hoặc rất cô đọng so với nội dung thông tin cần chuyển tải, đôi khi mang dấu ấn cá nhân của người soạn thảo. Tuy nhiên các trao đổi này đều có giá trị pháp lý và được sử dụng làm bằng chứng trong trường hợp có tranh chấp.

Hợp đồng đào tạo

Yếu tố ngôn ngữ đóng vai trò rất quan trọng trong việc soạn thảo để thực hiện thành công các hợp đồng trong mọi lĩnh vực. Những hợp đồng không rõ ràng, từ ngữ không chuẩn mực, tối nghĩa hoặc đa nghĩa là nguyên nhân của nhữngcuộc tranh cãi thậm chí kiện tục trong quá trình thực hiện hợp đồng. Hợp đồng được pháp luật thừa nhận có thể ở duới nhiều dạng thức ví dụ như một bức điện tín, một cuộc điện đàm. Tuy vậy, trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo, hợp đồng thường được thể hiện dưới dạng văn bản viết với đầy đủ các phần như: Tên, lời mở đầu, các điều khoản chung, các điều khoản riêng trong đó có điều khoản về thanh toán, về thời hạn thực hiện hợp đồng, điều khoản về chế độ ưu đãi, về giải quyết tranh chấp v.v. cuối cùng là phần phụ chương.

Hợp đồng được soạn thảo dựa trên những cơ sở pháp lý nhất định. Trong thực tế, người ta có thể cho rằng chính các bên tham gia ký kết phải thiết lập các luật lệ cụ thể cho mình trong khi vẫn tôn trọng luật lệ từ bên ngoài. Các cấu trúc văn bản, ngôn từ, tư duy pháp lý phải được tính toán sao cho hợp đồng có thể tồn tại được bền vững và ít chịu ảnh hưởng từ những thay đổi của môi trường pháp lý. Phải lược bỏ những nguy cơ hiểu lầm, những nội dung không rõ ràng liên quan đến pháp lý, quan điểm, ngôn từ.

Người ta thường soạn thảo những hợp đồng dài với nhiều điều khoản. Hợp đồng dài cho phép tính đến tất cả những quy định có liên quan, kể cả tập tục, thông lệ của địa phương, nơi thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên công việc soạn thảo phải tính toán sao cho hợp đồng không gây khó khăn cho việc đọc hiểu, ghi nhận các điều khoản.

Hợp đồng có các phần chính sau đây:

1. Tên hợp đồng

Tên hợp đồng trong lĩnh vực đào tạo thường theo một khuôn mẫu chung. Hợp đồng chính hay gọi cách khác là Thoả thuận khung, chỉ nêu ra nội dung chung nhất, không ghi cụ thể hợp tác đào tạo ngành nghề gì. Ví dụ: Thoả thuận hợp tác giữa Khoa Quốc tế-ĐHQGHN và Đại học Edith Cowan.

Trong lĩnh vực thương mai, hợp đồng cũng chỉ có một cái tên chung chung, ngắn gọn, không cần phải xác định chính xác là hợp đồng gì. Ví dụ Contract (Hợp đồng). Với những kiểu tên không cụ thể này, người soạn thảo hy vọng có thể giảm thiểu được những sự chú ý, săm soi không cần thiết. Mặt khác những cố gắng đặt cho hợp đồng một cái tên phức tạp hơn cũng có thể tạo nên một cách gọi không chính xác hoặc không đầy đủ. Trong trường hợp cần ghi rõ thì tên hợp đồng phải có đủ độ dài để nêu ra được một cách đầy đủ và chính xác nội dung hợp đồng.

2. Phần mở đầu

Đây là phần không bắt buộc nhưng được coi là cần thiết và được áp dụng rộng rãi. Theo truyền thống soạn thảo các hợp đồng quốc tế của Pháp, phần này được soạn thảo rất cẩn thận. Trong nhiều hợp đồng tại Việt Nam, phần này cũng được coi là rất quan trọng. Phần mở đầu có giá trị cho bản thân hợp đồng được ký kết và cũng có ý nghĩa về mặt chính trị đối với các bên ký hợp đồng.

Về mặt chính trị, đây là phần bày tỏ thiện chí của các bên trong việc hợp tác vì lợi ích của cộng đồng. Một vài tuyên bó có mầu sắc chính trị cũng có khi được sử dụng để tăng thêm ý nghĩa hợp tác quốc tế. Những lời lẽ như vậy có thể làm tăng thêm giá trị pháp lý bởi vì một trong những điều kiện cho sự thành công của hợp đồng là mục đích ký kết phải chính trực.

“Với mong muốn tăng cường hợp tác giữa Việt Nam và Pháp trong lĩnh vực đào tạo đại học và nghiên cứu thông qua việc hình thành hai Trung tâm Đại học Pháp...” (trích đoạn Thoả thuận giữa Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Chính phủ Cộng hoà Pháp về việc thành lập các Trung tâm Đại học Pháp tại Việt Nam, ký ngày 06 tháng 10 năm 2004)

Phần mở đầu xác định bối cảnh, khuôn khổ của hợp đồng, xác định trách nhiệm cam kết của các bên, tóm lược những thoả thuận đã đạt được cho phép tiến tới soạn thảo hợp đồng

“Từ hai mươi năm nay, với công cuộc Đổi mới, Việt Nam đã mở cửa đối với thế giới, khẳng định vị thế của mình trong khu vực và đang từng bước hội nhập quốc tế; việc Việt Nam sắp gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới là một minh chứng rõ rệt của xu hướng này. Chính vì vậy phía Pháp muốn tăng cường giúp đỡ Việt Nam trong việc đào tạo nhân tài và tập trung những hỗ trợ của mình cho sự nghiệp giáo dục đại học và nghiên cứu. Bối cảnh chung hiện nay lại đang rất thuận lợi: Với dân số hơn 80 triệu dân và tốc độ tăng trưởng 8% mỗi năm, Việt Nam là một quốc gia giàu tiềm năng, đồng thời coi giáo dục là một trong những sự ưu tiên hàng đầu chiến lược 5 năm 2006-2010

Dự án này sẽ cho phép duy trì và phát huy ở một quy mô rộng lớn hơn những nỗ lực mà phía Pháp đã thể hiện trong khuôn khổ của chương trình cấp học bổng, và góp phần tăng cường những chương trình hỗ trợ vốn đã rất quan trọng trong lĩnhvực đào tạo đại học

Phía Việt nam đã gửi một văn bản đề nghị phía Pháp cũng tham gia vào việc xây dựng một mô hình trường đại học, góp phần đưa hệ thống đại học Việt Nam đạt tiêu chuẩn quốc tế. Hiệp định thư do hai chính phủ ký kết vào ngày 6 tháng 10 năm 2004 là một minh chứng cụ thể” (Trích đoạn Thoả thuận tài chính giữa Chính phủ Cộng hoà Pháp và Chính phủ cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam, ký ngày 15 tháng 5 năm 2006)

Phần mở đầu cũng bao gồm những mô tả về tư cách pháp nhân của các bên tham gia ký kết, xác định rõ người chịu trách nhiệm ký hợp đồng với đầy đủ tư cách và quyền hạn trong việc ký kết.

Phần mở đầu cũng trình bày cơ sở pháp lý. Trong các hợp đồng quốc tế, việc lựa chọn một cơ sở pháp lý rất quan trọng và mỗi bên đều muốn lựa chọn một cơ sở pháp lý có lợi cho mình. Những nước sử dụng commun law như Anh, Mỹ, Canada, Úc, Ấn độ, Nam Mỹ v.v. cơ sở pháp lý dựa trên những phán quyết đã có của toà án. Những nước theo Civil law như Pháp và đa số các nước chấu Âu (trừ Anh) cũng như các Thổ Nhĩ Kỳ, Indonésia và một số nước khác như Việt Nam, cơ sở pháp lý do các cơ quan lập pháp soạn thảo. Tuy nhiên, trong hợp đồng, các bên có thể thống nhất với nhau về những lựa chọn có lợi cho cả hai bên.

3. Các điều khoản

Sau phần mở đầu là tới các điều khoản. Một hợp đồng có thể có các điều khoản chung và điều khoản riêng. Trong số các điều khoản chung, điều khoản thứ nhất thường dành cho cho việc xác định nội dung hợp đồng và trách nhiệm của mỗi bên. Điều khoản này phải ngắn gọn, rõ ràng. Những câu dài và phức tạp có thể gây ra hiểu lầm.

Điều khoản thứ hai có thể dành cho việc quy định những thuật ngũ dùng trong hợp đồng. Những quy định này rất có ích trong việc giúp các bên ký kết có cùng một cách hiểu và suy diễn các điều khoản. Ví dụ :

1. Intepretation

In this Agreement (except where the context otherwise requires) the following words shall have the following meaning:

“Academic Year”: Mean the twelve (12) month period from 1 September to 31 August;

“Approval”: Mean Institutional approval granted by UEL to deliver the program (under this Agreement) following a Due Diligence review of a Quality Audit of IS-VNU

“Certificate” means the form of certificate prepared and presented by UEL to successful students who have completed the Program

(trích đoạn Thoả thuận hợp tác giữa Khoa Quốc tế -ĐHQGHN với trường đại học Est-London, ký ngày 26 tháng 7 năm 2006)

Các điều khoản riêng quy định những chi tiết cụ thể đặc biệt cho hợp đồng đươc ký kết. Ví dụ những chỉ số kỹ thuật của trang thiết bị, cách thức và phương tiện thanh toán v.v.

Những điều khoản về giải quyết tranh chấp, về các trường hợp bất khả kháng (force majeure) và các trường hợp cần thay đổi nội dung hợp đồng (harship) cũng thường được đề cập đến trong hợp đồng quốc tế.

4. Chữ ký

Chữ ký có tầm quan trọng tới mức có thể tạo sự thành công hoặc làm cho tất cả những công sức chuẩn bị cho hợp đồng tới giờ phút chót trở nên vô nghĩa. Để đảm bảo hợp đồng được thực hiện tốt, người ta phải xác định rõ ràng quyền hạn và tư cách pháp nhân của người ký. Trong trường hợp cần thiết có thể phải xác minh qua những giấy tờ cụ thể như giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền v.v.

5. Phụ lục

Hợp dồng có thể đi kèm theo một số phụ lục, Phần này không bắt buộc nhưng được coi là rất ích lợi nếu được gắn kèm theo hợp đồng. Về mặt soạn thảo, phụ lục giúp cho phần chính của hợp đồng trở nên ngắn gọn hơn, không phải mô tả nhiều chi tiết quá sâu, phức tạp liên quan đến kỹ thuật, tài chính hoặc pháp lý. Về mặt chính sách, những chi tiết tế nhị khi đặt ở phần phụ lục có thể tránh được phần nào những soi xét khắc nghiệt của cơ quan giám sat, kiểm tra. Về mặt ngôn từ, phần phụ lục không chịu sự ép buộc phải sử dụng một loại ngôn ngữ theo quy định trong hợp đồng. Như vậy các văn bản trong phụ lục được để nguyên dạng, không cần phải dịch. Đó là một ưu điểm cho phép tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Trong phần phụ lục có thể có những văn bản sau đây:

- Những hợp đồng có liên quan như hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng thầu phụ.

- Minh chứng các khoản vay vốn, đảm bảo của ngân hàng.

- Những chứng từ hỗ trợ như: Giấy phép, minh chứng về khả năng tài chính v.v

Trên đây là những nét cơ bản về ngôn ngữ trong việc soạn thảo thư từ giao dịch và hợp đồng đào tạo. Việc nghiên cứu sâu về lĩnh vực này sẽ rất ích lợi cho những giao dịch thiết yếu và phát triển hợp tác với các cơ sở đào tạo nước ngoài.