Nhiệm vụ này được đặt ra trong bối cảnh lịch sử sau đây:

- Công tác văn thư - Lưu trữ của bộ máy Nhà nước cần được tổ chức nề nếp, nâng cao chất lượng để phục vụ có hiệu quả sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước và các yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nước. Do đó đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ trình độ cao, nắm vững lý luận và thực tiễn về văn thư, lưu trữ, có khả năng làm tốt công tác quản lý, nghiên cứu khoa học về lĩnh vực này ở các cơ quan quản lý công tác văn thư- lưu trữ của Đảng và Nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm nghiên cứu khoa học lưu trữ và công tác giảng dạy ở các cơ sở đào tạo. Thế nhưng, ở thời điểm đó, số lượng cán bộ có trình độ tiến sĩ lưu trữ học trong cả nước không quá 10 người, được đào tạo từ Liên xô và một số nước xã hội chủ nghĩa Đông Âu như Bungari, Hungari, Cộng hòa dân chủ Đức, không một ai có trình độ thạc sĩ, bởi lúc bấy giờ các nước XHCN đều không đào tạo cán bộ ở bậc học này.

- Từ đầu thập niên 1990, sau khi Liên xô và các nước XHCN Đông âu tan rã, Nhà nước không tiếp tục gửi sinh viên và nghiên cứu sinh đi đào tạo ở nước ngoài về Lưu trữ học nữa. Cho nên guồn cung cấp cán bộ có trình độ trên đại học cho các cơ quan lưu trữ của Đảng và Nhà nước cũng không còn.

- Bộ môn Lưu trữ - Lịch sử sau chặng đường một phần tư thế kỷ đào tạo cán bộ lưu trữ bậc đại học đã trưởng thành về nhiều mặt, trước hết là năng lực chuyên môn và năng lực đào tạo. Từ năm 1992, Bộ môn có 3 cán bộ giảng dạy được Nhà nước phong hàm Phó giáo sư. Đó là điều kiện cần thiết cho việc tổ chức đào tạo cao học.

- Ngành Lưu trữ được đặt ở Khoa Lịch sử, một cơ sở đào tạo có đội ngũ cán bộ trình độ khoa học cao và có bề dày kinh nghiệm về đào tạo, do vậy việc đào tạo thạc sĩ về Lưu trữ và Tư liệu học sẽ nhận được sự hỗ trợ tích cực của các bộ môn và nhiều cán bộ trong Khoa. Đó là yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng đào tạo và uy tín của cơ sở đào tạo.

Có thể nói, việc mở ngành đào tạo cao học về Lưu trữ học và Tư liệu học là một mốc quan trọng trong công tác đào tạo cán bộ lưu trữ của Khoa Lịch sử Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, đồng thời ghi dấu ấn về sự trưởng thành của các cán bộ giảng dạy Bộ môn Lưu trữ - lịch sử.

ý thức được trách nhiệm của mình, Bộ môn đã khẩn trương xây dựng chương trình và biên soạn bài giảng các môn chuyên ngành khóa cao học đầu tiên được chiêu sinh từ năm học 1995- 1996 gồm 06 học viên. Họ đều là cán bộ làm công tác Lưu trữ và giảng dạy về hành chính văn phòng ở các cơ quan Trung ương.

Tháng 6. 1996, sau khi Đại học Quốc gia Hà Nội ra quyết định thành lập Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trên cơ sở Bộ môn Lưu trữ - lịch sử thuộc Khoa Lịch sử , công tác đào tạo cao học về Lưu trữ học và tư liệu học được Nhà trường giao hẳn cho Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Như vậy, ngay từ buổi đầu thành lập, đội ngũ cán bộ của Khoa đã được khích lệ và động viên, bởi Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng là cơ sở duy nhất đào tạo cử nhân Lưu trữ học và Quản trị văn phòng và thạc sĩ Lưu trữ học và Tư liệu học cho cả nước ở thời điểm mà đất nước đang rất cần đội ngũ cán bộ này.Tuy nhiên, trước mắt là hàng loạt những thử thách cam go mà một Khoa mới ra đời phải đối mặt và vượt qua, như các vấn đề xây dựng đội ngũ cán bộ, biên soạn chương trình, giáo trình các bậc học, xây dựng cơ sở vật chất phục vụ đào tạo…Những năm tháng đầu, Khoa mới có 6 cán bộ giảng dạy. Trong đó chỉ có 3 người đủ điều kiện giảng dạy cao học. Tất cả đều dồn tâm sức cho công tác đào tạo và xây dựng Khoa, đưa Khoa từng bước vượt qua những khó khăn ban đầu. Công tác đào tạo cao học cũng dần đi vào ổn định. Năm 1998, 06 học viên cao học khóa đầu đã bảo vệ thành công luận văn Thạc sĩ của mình; từ năm 1999 đến nay hàng năm, đều tuyển sinh cao học, trung bình mỗi khóa trên dưới 10 học viên.

II. Những thành quả về đào tạo

- Tính đến nay, đã có 50 học viên bảo vệ thành công luận văn thạc sĩ. Trong đó có hai học viên là cán bộ cục Lưu trữ nước Cộng hòa dân chủ Nhân dân Lào. Điều đáng lưu ý trong số 50 thạc sĩ, có tới 33 người là cán bộ của cơ quan quản lý văn thư- lưu trữ của Đảng và Nhà nước; các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm Nghiên cứu khoa học Lưu trữ và các cơ sở đào tạo. Dưới đây là những số liệu cụ thể:

+ Cục Văn thư- Lưu trữ Nhà nước (gồm cả các Trung tâm): 11 người

+ Cục Lưu trữ Văn phòng Trung Ương Đảng: 04 người

+ Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng: 07 người

+ Trường Cao đẳng Văn thư và Lưu trữ: 11 người

+ Viện Lưu trữ phim điện ảnh: 02 người

+ Viện Khoa học xã hội Việt Nam: 02 người

+ Văn phòng Quốc hội: 02 người

+ Ban Kinh tế Trung Ương: 02 người

Nhiều thạc sĩ trong số này hiện đang đảm nhiệm vai trò quan trọng trong quản lý về công tác chuyên môn, như Phó Cục trưởng ( 02); Giám đốc và Phó Giám đốc các Trung tâm(04), Phó chánh văn phòng ban Đảng (01), Trưởng, Phó phòng chuyên môn nghiệp vụ và hành chính(05), Hiệu trưởng và Phó Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ (02). Đặc biệt có tới 15 Thạc sỹ đang trực tiếp giảng dạy tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng và Trường Cao đẳng văn thư Lưu trữ. Đội ngũ cán bộ giảng dạy trẻ này đang ngày càng trưởng thành và trong thời gian không xa sẽ là lực lượng nòng cốt của các cơ sở đào tạo nói trên.

- Các luận văn Thạc sĩ với chủ đề đa dạng nhìn chung đã có những đóng góp nhất định trong việc tổng hợp tình hình, đúc kết kinh nghiệm, đề xuất giải pháp đối với các vấn đề thực tiễn của công tác văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng. Một số kết quả nghiên cứu đã được các cơ quan hữu quan ứng dụng và mang lại hiệu quả nhất định đối với công tác tổ chức, quản lý và chuyên môn nghiệp vụ. Riêng đối với Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thì đây là nguồn tài liệu tham khảo cần thiết cho giảng dạy và học tập ở bậc đại học và sau đại học.

- Thông qua đào tạo cao học, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã tập hợp được đông đảo giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ ngành Lưu trữ tham gia giảng dạy, hướng dẫn, phản biện luận văn, đóng góp chí tuệ của mình để đào tạo nên một nguồn nhân lực có trình độ nhằm đáp ứng các yêu cầu về xây dựng nền lưu trữ Việt Nam và phục vụ xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Việc khai thác trí tuệ của đội ngũ cán bộ có trình độ cao này là hết sức cần thiết, tuy chưa thể nói Khoa đã tận dụng được triệt để, nhưng cho đến nay chưa có cơ quan lưu trữ nào làm được điều này.

- Những thành quả trong đào tạo cao học nêu trên là kết quả của sự nỗ lực chủ quan rất lớn của Khoa trong quản lý, điều hành thực hiện chương trình đào tạo ở giai đoạn đầu thành lập với bao khó khăn phải khắc phục. Có thể coi thành quả đào tạo này là một đóng góp tích cực của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nói riêng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Đại học Quốc gia Hà Nội nói chung cho công tác văn thư và Lưu trữ của Đảng và Nhà nước.

III. Một số tồn tại và hướng khắc phục

Bên cạnh những thành quả vừa nêu, công tác đào tạo cao học cũng đặt ra cho Khoa một số vấn đề cần xem xét để tìm biện pháp khắc phục:

1. Quy mô đào tạo chưa được mở rộng

Hiện nay, nhu cầu học tập sau đại học của cán bộ văn thư , lưu trữ và quản trị văn phòng trong cả nước khá lớn, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng là cơ sở đào tạo duy nhất, thế nhưng hàng năm chỉ mới khoảng 10 học viên được nhận bằng thạc sĩ và đều là cán bộ công tác ở cơ quan trung ương và Hà Nội, vì chưa đủ điều kiện để mở các lớp cao học ngoài thủ đô. Điều này khiến nhiều cán bộ làm công tác chuyên môn nghiệp vụ và giảng dạy về văn thư - lưu trữ ở các địa phương, đặc biệt là Thành phố Hồ Chí Minh phải chuyến sang học tập lấy bằng thạc sĩ về các lĩnh vực chuyên môn khác như lịch sử, quản lý nhà nước… Thiết nghĩ đây là vấn đề sớm muộn Khoa cũng phải tìm giải pháp để thỏa mãn yêu cầu của người học và nhu cầu về nguồn nhân lực làm công tác văn thư - lưu trữ có trình độ cao của xã hội.

2. Chất lượng đào tạo có những hạn chế nhất định

Chất lượng đào tạo mà chúng tôi muốn đề cập ở đây là trình độ kiến thức, khả năng nghiên cứu và vận dụng lý luận để xem xét, giải quyết các vấn đề thực tiễn của người học. Những hạn chế này thể hiện ở những mặt sau:

Thứ nhất, nắm hiểu về kiến thức thiếu hệ thống. Một trong những yêu cầu cơ bản của bậc cao học là người hoc phải nắm vững kiến thức lý luận về những vấn đề cơ bản thuộc ngành học để có thể vận dụng giải quyết những vấn đề mà thực tiễn công tác văn thư và lưu trữ đặt ra. Nếu họ là giảng viên đại học hay cao đẳng thì có thể vận dụng để biên soạn giáo trình chuẩn bị bài giảng, hướng dẫn niên luận, khóa luận tốt nghiêp… về yêu cầu này thì giữa các bậc cao học và tiến sĩ chẳng khác nhau là bao. Vì kiến thức chuyên môn, bậc học tiến sĩ chỉ học hơn cao học 3 chuyên đề mang tính chất chuyên sâu, tất cả chưa tới 10 đơn vị học trình. Những lỗ hổng về kiến thức được bộc lộ qua các bài thảo luận chuyên đề, các tiểu luận và luận văn thạc sĩ: Một số khái niệm và thuật ngữ chưa được hiểu một cách đầy đủ và chính xác; những tồn tại trong thực tiễn và các giải pháp đề xuất chưa được trình bày, phân tích đầy đủ, thấu đáo dựa trên nền tảng kiến thức vững chắc, do đó tính thuyết phục thường không được cao; các buổi thảo luận chuyên đề thường kém sôi nổi do người học ít đào sâu suy nghĩ, nắm vấn đề không vững chắc và thiếu hệ thống, không đưa ra được những ý kiến, đề xuất riền của mình…

Thứ hai: ở một số thạc sĩ, sự hiểu biết về thực tiễn công tác văn thư- lưu trữ bị hạn chế do mới vào nghề hoặc không trực tiếp làm công tác này. Đối với những người này việc tiếp thu các kiến thức lý luận và nghiệp vụ chuyên môn tất nhiên cũng có những hạn chế nhất định.

Thứ ba: Nhìn tổng thể, hệ thống kiến thức mà các học viên được trang bị trong quá trình học tập còn có những mặt, những lĩnh vực chưa mang tính cơ bản, hiện đại và cập nhật. Điều này không khỏi ít nhiều gây khó khăn lúng túng cho các thạc sĩ khi vận dụng để giải quyết các vấn đề và thực tiễn đặt ra.

Trên cơ sở nghiên cứu các nguyên nhân làm hạn chế chất lượng đào tạo, chúng tôi đề xuất một số hướng khắc phục sau đây:

1. Coi trọng chất lượng, nội dung giáo trình, bài giảng các môn học

Chất lượng đào tạo ở một mức độ khá lớn phụ thuộc vào nội dung chương trình, giáo trình và bài giảng các môn học. Yêu cầu đặt ra là phải đảm bảo tính cơ bản, hiện đại và phù hợp với thực tiễn công tác văn thư- lưu trữ Việt Nam.

Nhìn vào hệ thống các môn học đã được xây dựng thì nói chung không có những vấn đề bức xúc đặt ra, nhưng nếu đi sâu xem xét nội dung từng môn học mà các giảng viên biên soạn và truyền thụ cho người học thì có thể nói còn nhiều bất cập, chưa đạt được các yêu cầu nêu trên. Vấn đề này quả không đơn giản đối với một số môn học mà nội dung gắn liền với những tiến bộ của Khoa học – công nghệ, những thay đổi của nền hành chính Nhà nước. Để bài giảng đạt được yêu cầu, đòi hỏi giảng viên phải nắm bắt được thực tiễn, thường xuyên cập nhật thông tin, bổ xung và đổi mới kiến thức. Đây là khâu cần được coi trọng đúng mức đối với các nhà quản lý Khoa cũng như các giảng viên.

2. Nâng cao khả năng tự học, tự nghiên cứu của học viên

Nếu như ở bậc đại học, việc tự học, tự nghiên cứu có ý nghĩa quyết định đối với kết quả học tập của học viên. Thế nhưng vấn đề này chưa được các học viên và giảng viên nhận thức đầy đủ và coi trọng đúng mức. Về phía học viên, nói chung vẫn còn thụ động trong việc tiếp thu kiến thức bài giảng, ít tìm tòi nghiên cứu, tham khảo tư liệu và độc lập suy nghĩ để nắm hiểu vấn đề được thấu đáo và có hệ thống. Những hạn chế này một phần là do người học thiếu tích cực, chủ động tìm tòi nghiên cứu trong quá trình học tập. Về phía các giảng viên thường chưa đặt ra một cách đúng mức cho học viên những vấn đề thuộc trọng tâm môn học và đề tài nghiên cứu, yêu cầu họ phải thực hiện nghiêm túc và triệt để. Bởi vậy, nâng cao khả năng học tập, tự nghiên cứu của các học viên là yêu cầu cấp thiết, một biện pháp hữu hiệu để nâng cao chất lượng đào tạo.

3. Đánh giá, cho điểm đúng thực chất

Việc đánh giá, cho điểm kết quả học tập của các học viên mà chủ yếu được thực hiện ở tiểu luận và luận văn tốt nghiệp cũng có tác động nhất định đến tinh thần, thái độ học tập của người học và chất lượng đào tạo. Nếu đánh gía và cho điểm đúng thực chất, sẽ giúp cho người học thấy được chính xác thực lực của mình để có thái độ học tập nghiêm túc. Nhưng nếu đánh giá cho điểm quá cao so với chất lượng của tiểu luận và luận văn, thì dễ gây cho người học tâm lý chủ quan, thảo mãn với kết quả học tập của mình, từ đó thiếu nỗ lực trong học tập và nghiên cứu.

Nhìn vào kết quả học tập của các khóa cao học đã tốt nghiệp qua điểm luận văn thạc sĩ, chúng tôi thấy như sau: Trong số 50 học viên có tới 43 người đạt xuất sắc(từ 9 điểm đến 9,9 điểm), chỉ có 7 học viên đạt điểm khá và giỏi. Không thể phủ nhận, điểm xuất sắc mà nhiều học viên đạt được đã phản ánh đúng kết quả học tập và năng lực chuyên môn cuỉa họ. Nhưng phải chăng tất cả đều đã xứng đáng như vậy? Cũng cần phải thấy rằng, vấn đề đánh giá, cho điểm, không phản ánh đúng thực lực của người học đang là hiện tượng phổ biến trong các cơ sở đào tạo đại học và sau đại học, và đây cũng là vấn đề đang thu hút sự quan tâm của dư luận xã hội.

4. Quan tâm đúng mức đến việc quản lý, điều hành công tác đào tạo. Nội dung quản lý, điều hành đào tạo cho cao học mà chúng tôi muốn lưu ý bao gồm việc bố trí lịch học tập; theo dõi nắm tình hình giảng dạy và học tập; phát hiện những tồn tại trong chương trình đào tạo, những hạn chế trong nội dung bài giảng (không đảm bảo yêu cầu đề ra cho chuyên môn) của các giảng viên để kịp thời rút kinh nghiệm và bổ cứu. Đối với hệ đào tạo cao học của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, với đội ngũ giảng viên đa phần là cán bộ ngoài trường, nội dung bài giảng chi tiết lại chưa được Khoa thông qua. Thiết nghĩ, hàng năm hoặc chí ít vài ba năm một lần cần tổ chức họp với các giảng viên để Khoa thông báo tình hình, đề xuất các yêu cầu về đào tạo, hoặc trao đổi, rút kinh nghiệm về phương pháp giảng dạy, hướng dẫn luận văn…

5. Có biện pháp khắc phục nguy cơ hẫng hụt đội ngũ giảng viên dạy sau đại học. Đội ngũ cán bộ giảng dạy cao học cũng là một trong những ván đề bưc xúc của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Số cán bộ tham gia giảng dạy cao học hiện không quá 10 người (trong đó cán bộ của Khoa chỉ có 4 người) và hầu như đã huy động hết tiềm năng. Trong số này, nếu xét về học hàm, học vị thì có 01 giáo sư, 7 phó giáo sư, 02 tiến sĩ. Nếu tính theo độ tuổi thì có 03 PGS tuổi từ 65 đến trên 70 và đã nghỉ hưu, 01 giáo sư và 01phó giáo sư gần kề tuổi 65, 02 phó giáo sư sắp đến tuổi 60. Ưu điểm của các cán bộ cao niên này là có bề dày kinh nghiệm về dào tạo và vốn kiến thức chuyên môn khá được tích lũy qua nhiều năm giảng dạy, nghiên cứu và công tác. Tuy vậy, cũng có những nhược điểm do sức khỏe và tuổi tác tạo nên những hạn chế về sức làm việc, năng lực sáng tạo và nắm bắt tìm tòi cái mới, dễ đi theo lối mòn. Và dĩ nhiên, không thể cưỡng lại quy luật về sinh học, đến một thời điểm nào đó họ sẽ không thể tiếp tục cống hiến cho sự nghiệp trồng người. Có thể thấy, nguy cơ hẫng hụt cán bộ giảng dạy sau đại học đã và đang càng hiện rõ, nếu cứ mặc cho tháng ngày lặng lẽ trôi qua mà không có kế hoạch và biện pháp ứng phó. Theo tôi, để ứng phó với nguy cơ này, không có giải pháp nào khác là nhanh chóng mở hệ đào tạo Tiến sĩ để tạo nguồn nhân lực trẻ, bổ sung và thay thế. Hiện nay, nhu cầu được học tập ở bậc tiến sĩ về Lưu trữ học và Tư liệu học tương đối lớn. Trước hết hàng chục Thạc sĩ của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng và Trường cao đẳng Văn thư - Lưu trữ, họ đang chờ đợi cơ hội để tiếp tục học tập, nâng cao trình độ. Và chính đội ngũ cán bộ này là nguồn bổ sung tiềm năng cho đào tạo Thạc sĩ và tiến sĩ của Khoa. Cần phải thấy rằng mở hệ đào tạo tiến sĩ ngoài mục đích duy trì, phát triển và mở rộng quy mô đào tạo cao học trong tương lai, còn nhằm đáp ứng nhu cầu cán bộ có trình độ cao về các lĩnh vực Lưu trữ, văn thư, quản trị văn phòng của các cơ quan tổ chức, trước hết là cơ quan quản lý văn thư, lưu trữ của Đảng. Nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm nghiên cứu Khoa học lưu trữ…

Theo tôi, công tác đào tạo hệ cao học và tiến sĩ của Khoa cần phải được đặt trong quy hoạch, kế hoạch đào tạo dài hạn của Khoa và Trường để xem xét. Một điểm cần lưu ý là những năm gần đây, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng không còn là cơ sở duy nhất đào tạo cán bộ đại học văn thư - lưu trữ và quản trị văn phòng cho cả nước, gánh nặng này đã được chia sẻ cho Bộ môn Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Khoa Lịch sử Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Văn thư – Lưu trữ ở Hà Nội. Bởi vậy, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nên chăng giảm bớt số lượng sinh viên đại học chiêu sinh hàng năm mà lợi dụng ưu thế về đội ngũ cán bộ, về kinh nghiệm đào tạo của Khoa và Trường, đầu tư công sức và trí tuệ cho đào tạo thạc sĩ và tiến sĩ; chuyển dần sang lấy nhiệm vụ đào tạo bậc cao học và tiến sĩ làm một trọng tâm. Như vậy, vị thế của Khoa sẽ được nâng cao, xứng tầm với một cơ sở đào tạo được đặt ở một trường đại học có uy tín cao đối với cả nước. Dĩ nhiên để đạt được những điều trên đòi hỏi ở đội ngũ cán bộ Khoa trước hết là các nhà quản lý thực sự quyết tâm và tinh thần trách nhiệm cao; mặt khác sự ủng hộ và tạo điều kiện của các cấp có thẩm quyền cũng là một yếu tố quan trọng không thể thiếu./.