1. Bộ môn lưu trữ học thuộc Khoa Sử Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội đã xuất hiện như một sự chuẩn bị cho sự phát triển chiến lược tương lai.

Thực ra, không phải mãi đến năm 1967 công tác lưu trữ và đào tạo cán bộ lưu trữ học ở nước ta mới được đặt ra, nhưng đào tạo ở bậc đại học thì thực tế đến lúc này mới chính thức bắt đầu. Điều đáng nói là việc đào tạo này được đặt ra vào đúng những năm cuộc chiến tranh chống Mỹ cứu nước của nhân dân ta đang vào thời điểm quyết định nhất. Các kho lưu trữ và cán bộ lưu trữ nước ta đã phải chuyển vào rừng sơ tán để tránh sự phá họai của các cuộc không kích do máy bay Mỹ tiến hành trên Miền Bắc nước ta lúc đó đang vô cùng ác liệt. Hơn nữa, việc đào tạo ở bậc đại học thì cần có cán bộ khoa học, cần giáo trình, tài liệu tham khảo và nhiều điều kiện khác mà lúc đó quả thật chúng ta đều đang thiếu gần như tất cả. Vậy mà quyết tâm đào tạo cán bộ lưu trữ ở bậc cao vẫn đặt ra và đã được khởi động thành công: Bộ môn Lưu trữ học với những cán bộ khoa học đầu tiên ít ỏi đã chính thức được Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp lúc đó ký quyết định thành lập sau một thời gian chuẩn bị. Đặt trong một bối cảnh lịch sử thực sự đặc biệt như vừa nói trên chúng ta sẽ có thể thấy rõ hơn ý nghĩa chiến lược của một sự kiện mà mới nghe tưởng như rất bình thường. Không có một tầm nhìn hướng tới tương lai, không có một quyết tâm của những người lãnh đạo đầy trách nhiệm, trong hoàn cảnh chiến tranh ác liệt và thiếu thốn đủ bề của những năm chống Mỹ cứu nước thì không thể có một quyết định mà chúng ta đang nhắc tới sau 40 năm thực hiện thắng lợi. Thực tế đào tạo cán bộ lưu trữ 40 năm qua và sự phát triển đa dạng của nhiệm vụ này đang diễn ra vu thị phjhnninnbnjghhiện nay trong bối cảnh mới của đất nước hoà bình và hội nhập quốc tế đã và đang cho thấy một cách thật sinh động ý nghĩa chiến lược của việc thành lập ngành lưu trữ học tại Khoa Lịch sử Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội năm 1967: chiến lược phục vụ cho sự phát triển tương lai của đất nước. Đó là điều theo tôi cần được ghi nhận đầu tiên khi nói đến quá trình đào tạo cán bộ bậc đại học của ngành lưu trữ Việt Nam

2. Những bước đi và những bài học kinh nghiệm của quá trình phát triển ngành lưu trữ

2.1. Xây dựng chương trình và giáo trình: Định hướng cơ bản và sự mở rộng các tri thức bổ trợ.

Sau 40 năm xây dựng và trưởng thành, ngày nay mọi việc đều có thể đã nhìn thấy rõ hơn, nhưng vào những ngày mới thành lập bộ môn, chương trình, giáo trình giảng dạy cho ngành lưu trữ ở bậc đại học là vấn đề đầy trăn trở. Cần xác định sẽ giảng dạy cho sinh viên chuyên ngành mới mở những môn học nào? Môn nào là cơ bản, môn nào là bổ trợ? Hơn nữa, chuyên ngành này lại đặt trong khoa Lịch sử, vậy kiến thức lịch sử cần trang bị cho sinh viên đến đâu? Đã có giai đoạn bộ môn được đổi tên thành bộ môn Lưu trữ - Lịch sử với sự giải thích rằng, nếu không gắn với lịch sử thì lưu trữ học không thể phát triển. Nhìn ra thế giới, một trong những nước có nền lưu trữ phát triển cao lúc đó mà Việt Nam đang hướng tới học tập là Liên-Xô cũng có một trường đại học được đặt tên là Trường Đại học Lưu trữ - Lịch sử. Năm tháng qua đi, việc giảng dạy, đào tạo cán bộ và những thông tin khảo sát được từ nhiều nước trên thế giới đã chứng minh một điều có vẻ rất nghịch lý: Những quan niệm ban đầu của chúng ta về đào tạo cán bộ lưu trữ ở bậc đại học vừa đúng mà cũng vừa không đúng. Đúng là khoa học lưu trữ cần phát triển gắn liền với khoa học lịch sử vì tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn sử liệu vô cùng quan trọng. Nhưng cán bộ lưu trữ, nhất lại là cán bộ có trình độ đại học mà chỉ có một số kiến thức cơ bản về lưu trữ với các kiến thức bổ trợ về lịch sử thì ra đời khó có cơ hội vươn xa và làm tốt công việc thực tế đòi hỏi tại các cơ quan nhà nước nói chung. Trong khi đó phần lớn sinh viên lưu trữ ra không phải làm lịch sử mà lại về làm việc trong các cơ quan quản lý nhà nước. Câu hỏi: xã hội cần những sinh viên lưu trữ như thế nào quả thật suốt một thời gian dài sau khi Bộ môn Lưu trữ học ra đời, thầy và trò Bộ môn này đều còn hiểu rất đơn giản. Về sau, thực tế ngày càng cho thấy, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ liên quan đến nhiều mặt của đời sống xã hội, đến quản lý nhà nước. Đúng như Bác Hồ đã nhắc trong Thông đạt số 1C/VP năm 1946 rằng, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia. Nhưng học như thế nào để ra đời làm được điều mà xã hội cần ở người cán bộ lưu trữ có trình độ đại học mới là bài toán khó. Trong số những loại tài liệu lưu trữ thì tài liệu về quản lý nhà nước chiếm khối lượng lớn nhất với nội dung là pháp luật, là điều hành công việc…Giá trị của tài liệu lưu trữ không phải chỉ ở phương diện sử liệu của chúng, mà trước đó là các giá trị pháp lý về quản lý nhà nước, về luật pháp, về hoạch định chính sách và nhiều mặt khác của đời sống dân sự. Giá trị đó lệ thuộc vào việc tài liệu được soạn thảo như thế nào, được công bố ra sao v.v…Cho nên mới nói rằng một số kiến thức được trang bị ban đầu về nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức lịch sử của sinh viên lưu trữ quả thật chưa đủ cho họ bước vào đời với sự tự tin cần thiết. Và từng bước một, chương trình đào tạo sinh viên lưu trữ học đã được bổ sung, hoàn thiện cho đến tận hôm nay. Bài học về tăng cường kiến thức cơ bản và mở rộng kiến thức bổ trợ cho sinh viên lưu trữ dần dần đã được khẳng định và được các thế hệ giáo viên của chuyên ngành này thực hiện tốt. Trong số những môn học được bổ sung về sau mà lúc đầu mới thành lập bộ môn lưu trữ học chưa có, cần nhấn mạnh đến một môn học mà ngày nay là một trong những môn chủ đạo của đào tạo lưu trữ học đó là môn văn bản học hành chính. Vào những ngày đầu mới thành lập một vài nội dung có liên quan đến soạn thảo văn bản chỉ được nói qua trong môn công tác văn thư, không được xem là một môn học như sau này. Có thể nói thêm rằng môn học này ở Học viện Hành chính Quốc gia là linh hồn của Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính. Ở Trường Đại học Lưu trữ - Lịch sử Mátscơva mà ngày nay được đổi tên thành Trường Đại học Tổng hợp Nhân văn Quốc gia Nga cũng có hẳn một khoa nghiên cứu và giảng dạy về nội dung này gọi là Khoa Văn kiện học. Kinh nghiệm ở Trường Đại học Lưu trữ - lịch sử Matscơva cũng cho thấy, ở đây nhà trường cũng không phải chỉ dạy sinh viên về lưu trữ học và lịch sử thuần tuý. Ở đó, như mọi người đều biết, ngoài các khoa Lưu trữ học, Sử liệu học, Công bố học, Lịch sử cơ quan Nhà nước, còn có các khoa khác như Khoa Văn thư Nhà nước, Khoa Văn kiện học, thậm chí có cả khoa nghe rất xa với lưu trữ và lịch sử như Khoa Thông tin khoa học kỹ thuật. Sinh viên của một khoa trước khi học chuyên ngành của mình, họ đều được học các môn cơ bản do các khoa khác phụ trách. Như thế, việc mở rộng chuyên môn trong đào tạo sinh viên chuyên ngành lưu trữ vừa là nhận thức từ thực tế của chúng ta và cũng là kinh nghiệm của thế giới hiện đại mà chúng ta học tập được. Đó cũng là một thành công cần ghi nhận.

2.2. Xây dựng đội ngũ cán bộ gắn với thực tế của việc phát triển nền lưu trữ đất nước.

Để có cán bộ giảng dạy cho một ngành học mới dĩ nhiên là phải có cách lựa chọn và đào tạo. Thế hệ những cán bộ giảng dạy đầu tiên của ngành lưu trữ học tại Khoa Lịch sử được lựa chọn từ sinh viên khoa này và điều quan trọng là tất cả họ đều được đào luyện trong thực tiến của quá trình phát triển công tác lưu trữ Việt Nam ngay từ những năm gian khổ của thời kỳ kháng chiến chống Mỹ. Trước khi trở thành cán bộ giảng dạy, họ đều đã sống và làm việc nhiều năm ở nơi sơ tán trong các kho lưu trữ lớn của đất nước, sống với tài liệu lưu trữ, với cán bộ quản lý lưu trữ cũng vừa là thầy của họ trong công việc hàng ngày để vừa nghiên cứu, học tập, vừa chuẩn bị giáo trình cơ bản cho tương lai. Chính cách đào tạo đó đã làm cho đội ngũ này trưởng thành nhanh chóng. Họ cũng chính là những người đã đem cách đào tạo đó vào xây dựng ngành lưu trữ trong mấy chục năm qua tại nơi mình công tác. Và đáng nói thêm, ngày nay họ đều là những nhà khoa học đầu đàn của lưu trữ học Việt Nam đương đại. Phải chăng đó là một cách đào tạo cán bộ rất tốt, rất đáng được ghi nhận của ngành lưu trữ học Việt Nam mấy chục năm qua?

2.3. Lý luận gắn liền với thực tiễn, học đi đôi với hành: thắng lợi của sự vận dụng một nguyên lý giáo dục chung vào thực tế của một ngành học.

Nguyên lý chung của nền giáo dục nước ta học đi đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn luôn luôn được mọi người nhắc đến. Tuy nhiên vận dụng nguyên lý đó như thế nào từ trước đến nay vẫn là vấn đề thời sự vì nó không đơn giản. Ngành lưu trữ học ở nước ta thực sự đã có nhiều bước tiến trong 40 năm qua chính một phần là nhờ đã vận dụng tốt nguyên lý chung đó. Lớn lên trong Khoa Lịch sử của Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, một khoa có truyền thống vận dụng nguyên lý học đi đôi với hành, ngành lưu trữ học từ đầu khi mới thành lập đã luôn coi trọng các chương trình đi thực tế tại các cơ quan trung ương cũng như địa phương, luôn coi trọng các nhiệm vụ của thực tiễn công tác lưu trữ Việt Nam cần giải quyết là mục tiêu để nghiên cứu, giảng dạy và học tập. Bàn tay của thầy và trò chuyên ngành lưu trữ học trong 40 năm qua đã để dấu ấn lại trong hàng loạt các phông lưu trữ của các cơ quan và từ thực tế sinh động đó hàng loạt bài báo, cuốn sách, luận văn cho đến luân án tiến sĩ đã xuất hiện. Thực tế đã chỉ cho các thầy giáo cũng như sinh viên lưu trữ thấy cần học gì, dạy gì, nghiên cứu những gì. Hơn nữa, thực tế của công tác lưu trữ là một kiểu thực tế không hề có công thức. Nó luôn luôn thách thức lý luận đã có. Một ngành học khô khan nhưng lại mọc trên nền tảng của thực tế đầy sinh động buộc phải có những tư duy năng động để phát triển. Theo đuổi định hướng đó, ngành lưu trữ học tại Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội trước đây và Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà nội hôm nay đã có nhiều thành công trong sự nghiệp đào tạo cán bộ lưu trữ cho đất nước cũng rất đáng ghi nhận.

3. Một vài đề nghị cho sự phát triển sự nghiệp đào tạo cán bộ lưu trữ thời kỳ mới

Ngày nay đất nước chúng ta đang phải đối mặt với nhiều thách thức của thời kỳ hội nhập quốc tế và những cải cách xã hội sâu rộng. Cần nói rằng những thử thách mới cũng không hề kém khắc nghiệt so với các thời kỳ trước của lịch sử nước nhà, thậm chí cả so với thời kỳ cách đây 40 năm khi đất nước còn đang gồng mình chống Mỹ xâm lược và Bộ môn Lưu trữ học đã ra đời lúc đó. Chúng ta sẽ thật khó khăn khi đoán định diện mạo của công tác lưu trữ tương lai vì ngày nay cùng với công nghệ mới đang phát triển, nhiều loại hình tài liệu đang xuất hiện, nhiều cách thức lưu trữ mới đã ra đời. Học những gì để ra đời có thể thành công? Trang bị những gì để sinh viên có thể tham gia vào các hoạt động của các kho lưu trữ thông tin khổng lồ và liên kết rộng rãi đã và đang xuất hiện ngày càng nhiều trong thực tế và tương lai không xa chắc chắn sẽ vô cùng phổ biến? Tất nhiên đây là những câu hỏi khó mà tôi thực sự không nghĩ là mình có thể đưa ra được lời giải đúng đắn. Vì vậy chỉ xin nêu vài suy nghĩ để cùng với mọi người thảo luận.

3.1. Hoàn thiện và mở rộng chương trình đào tạo của ngành lưu trữ trên cơ sở tư duy lại chức năng và đặc điểm của công tác lưu trữ trong thời kỳ mới.

Hiện nay đất nước ta đang đứng trước những thách thức to lớn của thời kỳ hội nhập và công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Chưa ai có thể hình dung được diện mạo mới của công tác lưu trữ trong tương lai nhưng thực tế cho thấy nó đang có nhiều biến đổi.

Cùng với sự phát triển của khoa học và công nghệ, nhiều loại tài liệu mới đang được hình thành với khối lượng tăng nhanh gấp bội và có xu hướng liên kết với nhau nhờ sự hỗ trợ của công nghệ thông tin. Điều đó đòi hỏi việc quản lý cũng như việc tổ chức sử dụng tài liệu phải thay đổi cho thích hợp. Khi khả năng tích hợp thông tin văn bản và các loại thông tin khác được mở rộng cùng với việc áp dụng các công nghệ mới trở nên phổ biến thì cũng có nghĩa là việc thu thập, đánh giá tài liệu theo cách quan niệm truyền thống sẽ không còn thích hợp nữa. Cách phân loại thông tin để tổ chức sử dụng văn bản cũng hoàn toàn có thể thay đổi cùng với việc sử dụng các phần mềm máy tính thích hợp. Tất cả những điều đó đang đòi hỏi chương trình giảng dạy về lưu trữ phải hoàn thiện lại, thậm chí thay đổi một cách cơ bản.

Lưu trữ sẽ không phải đơn thuần là sự lựa chọn để bảo quản các tài liệu và sử dụng chúng khi cần thiết, mà điều quan trọng hơn là xây dựng tốt các trung tâm tích hợp dữ liệu từ các tài liệu hình thành hàng ngày trong quản lý và trong các hoạt động khác của đời sống xã hội, đồng thời chủ động tổ chức cung cấp cho quá trình xử lý công việc của cán bộ và nhu cầu của người dân. Cần có sự đào tạo theo những chương trình thích hợp để giúp cho người học có thể làm được điều đó sau khi ra trường. Từ thực tế như vậy, việc mở rộng và đổi mới các nội dung cần đào tạo cho sinh viên lưu trữ là một nhu cầu khách quan hiện nay mà dưới đây tôi xin có vài đề nghị cụ thể.

3.2. Tăng cường việc đào tạo các kỹ năng thực hành cho sinh viên

Để sinh viên chuyên ngành lưu trữ và quản trị văn phòng có thể làm việc tốt sau khi ra trường, một trong những vấn đề cần quan tâm hiện nay là phải tăng cường đào tạo kỹ năng thực hành cho họ. Muốn như thế, theo tôi cần có những giáo trình thực hành và tăng thời lượng thực tế cho sinh viên để họ có cơ hội tiếp xúc nhiều hơn với công việc ở các cơ quan, doanh nghiệp. Chẳng hạn như, cùng với việc học các tiêu chuẩn để đánh giá tài liệu, sinh viên cần được huấn luyện để làm công việc đó thành thạo ở một cơ sở thực tế nào đó (qua thực tập tại một cơ quan hay một doanh nghiệp). Về quản trị văn phòng, cùng với việc hiểu rõ các chức năng của văn phòng, các kiểu văn phòng , công việc văn phòng, sinh viên cần biết cách xử lý các tình huống có thể xẩy ra trong công tác văn phòng của các cơ quan, được trang bị những kỹ năng giao tiếp cần thiết cũng như một số kỹ năng thực hành khác trong điều hành công sở để có thể làm việc tốt về sau. Nên xây dựng thêm một số môn học liên quan đến văn bản trên phương diện thực hành như Tiêu chuẩn hoá văn bản quản lý; Xử lý các văn bản điện tử v.v… Về tin học ứng dụng, sinh viên cần được học cách xử lý các phần mềm, quản trị mạng v.v…Thiếu các kỹ năng thực hành tốt, sinh viên lưu trữ và quản trị văn phòng sẽ không thể cạnh tranh được với sinh viên các chuyên ngành tương tự trong thời kỳ đổi mới để tìm việc làm và phát triển trong tương lai. Lưu ý rằng ngành khoa học mà chúng ta đang nói đến ở đây được thế giới xếp vào khoa học quản trị thông tin mà việc đào tạo đang đòi hỏi rất nhiều kỹ năng thực hành.

3.3. Liên kết bên trong và liên kế bên ngoài

Trong xu thế hội nhập hiện nay, mọi hoạt động trong đời sống kinh tế-xã hội đều có xu hướng liên kết rộng rãi, liên kết trong nước và liên kết ngoài nước. Sự nghiệp đào tạo cũng nằm trong xu thế chung đó và hiện nay việc liên kết trong đào tạo đang diễn ra rất sôi động. Vấn đề là ở chỗ ngành lưu trữ và quản trị văn phòng phải tiến hành liên kết ra sao? Tôi cho rằng đây không chỉ đơn thuần là cùng hợp tác giảng dạy giữa trường này và trường khác ở trong cũng như ngoài nước. Cũng không phải chỉ là việc tổ chức chiêu sinh chung, liên kết đào tạo và cấp bằng…như chúng ta đang thấy diễn ra sôi động trong thời gian qua ở rất nhiều nơi. Ở trong nước, liên kết quan trọng nhất là sự liên kết giữa cơ quan đào tạo với các cơ quan có khả năng sử dụng sản phẩm được đào tạo để khi ra trường sinh viên có được những địa chỉ sẵn sàng chờ đón mình. Cần chú ý rằng chúng ta hiện có hàng ngàn cơ quan, hàng vạn doanh nghiệp đang hoạt động mà sinh viên quản trị văn phòng, sinh viên lưu trữ đều có khả năng đến đó làm việc. Liên kết với họ trong đào tạo là tạo ra một thị trường đào tạo rộng lớn làm cho công tác đào tạo luôn luôn có cơ hội phát triển. Đối với quốc tế, liên kết quan trọng nhất là việc hợp tác để có được các tài liệu, chương trình học hiện đại, có cơ hội tiếp xúc với các phương pháp đào tạo mới, tăng được thêm tiềm lực cho các cơ sở đào tạo trong nước. Làm được như thế việc liên kết sẽ mang lại những lợi ích thực tế và to lớn trước mắt cũng như lâu dài cho việc đào tạo sinh viên chuyên ngành mà chúng ta đang nói đến hôm nay.

Nhân kỷ niệm 40 năm đào tạo đại học lưu trữ ở Việt Nam, tôi nghĩ rằng chúng ta có quyền tự hào rằng đây là một ngành khoa học mới được xây dựng về sau so với nhiều ngành khác nhưng đã có những bước đi vượt bậc và đang ngày càng mở rộng được vị thế của mình. Với mong muốn đóng góp vào sự phát triển ngành trong tương lai, trên đây tôi đã đề xuất một vài suy nghĩ để trao đổi với các nhà chuyên môn, hy vọng sẽ nhận được ý kiến bàn bạc thêm của nhiều người khác có cùng quan tâm.