Chính vì vậy, ngay từ khi mới thành lập Ban Giám đốc Trung tâm TT-TV đã quan tâm đặc biệt đến công tác này và coi đây là một trong những nhiệm vụ trọng tâm để phát triển. Trong những năm qua công tác PVBĐ của Trung tâm TT-TV nói chung và Phòng PVBĐ KHXHNV& KHTN nói riêng đã từng bước được cải tiến, áp dụng công nghệ thông tin vào công tác phục vụ bạn đọc, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và mở rộng khả năng cung cấp thông tin đáp ứng tối đa nhu cầu tin của bạn đọc, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, nghiên cứu khoa học, giảng dạy học tập của cán bộ, sinh viên, học sinh trong Đại học Quốc gia Hà Nội.

I. Những nét chính trong công tác Phục vụ bạn đọc giai đoạn đầu mới thành lập Trung tâm

I.1. Cơ sở vật chất và nội dung kho sách

Ngay từ khi mới thành lập phòng PVBĐ Thượng Đình nay là Phòng PVBĐ KHXHNV& KHTN đã được Trung tâm trang bị cho những cơ sở vật chất cơ bản như là: Bàn, ghế, tủ, quạt và giá sách. Hệ thống mục lục truyền thống cũng được bổ sung thêm và bước đầu trang bị một số máy tính phục vụ bạn đọc. Kho tài liệu cũng tăng lên tương đối rõ rệt, nhất là giáo trình cho sinh viên. Đây là những mặt thuận lợi cơ bản ban đầu. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều khó khăn như là trang thiết bị còn thiếu, chưa đồng bộ. Kho tài liệu các loại sách chuyên ngành, liên ngành, những ngành khoa học mới, từ điển chuyên ngành, sách tra cứu, sách công nghệ thông tin hầu như có ít hoặc chưa có. Về thời gian phục vụ bạn đọc vẫn theo hình thức phục vụ theo giờ hành chính, trong khi đó nhu cầu bạn đọc rất cần nhiều thời gian sử dụng thư viện, nhất là vào mùa thi. Đặc biệt khó khăn hơn cả là Phòng PVBĐ phải chuyển sang những địa điểm khác, ( Nhà C, B, tầng 7 nhà T5) để xây dựng lại thư viện. Điều này đã làm xáo trộn kế hoạch và ảnh hưởng không nhỏ đến công tác PVBĐ.

Phòng đọc lúc nào cũng chật "như nêm cối". Ảnh chụp tại phòng PVBĐ KHXHNV& KHTN. Ảnh: M.Trí

I.2. Công tác phục vụ bạn đọc

Cũng giống như hầu hết các Phòng PVBĐ trong Trung tâm TT-TV, phòng PVBĐ KHXHNV & KHTN từ những ngày đầu thành lập, công tác phục vụ bạn đọc chủ yếu áp dụng phương pháp truyền thống, có nghĩa là trong quá trình sử dụng thư viện bạn đọc phải tra tìm tài liệu trện mục lục phiếu (MLCC và MLPL). Phải nói rằng khi chưa được tin học hoá thì phương pháp này là một trong những phương pháp phục vụ tốt nhất và hiệu quả nhất trong nhiều năm trước đây. Tuy nhiên, hiện nay trong thời đại bùng nổ thông tin và sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật nói chung, công nghệ thông tin nói riêng thì phương pháp truyền thống đó tỏ ra có những nhược điểm như là: Bạn đọc không thể cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin rộng. Bạn đọc cần phải có thông tin trước về tài liệu, hay tác giả mới tìm kiếm được đúng nhu cầu và đặc biệt là mất thời gian. Còn đối với cán bộ thủ thư từ việc quản lý bạn đọc, phục vụ bạn đọc mượn tài liệu về nhà hay đọc tài liệu tại chỗ, cho đến thống kê lượt bạn đọc, lượt tài liệu luân chuyển, thanh toán ra trường... tất cả đều làm thủ công (bằng tay). Điều đó dẫn đến những khó khăn trong quá trình quản lý và phục vụ, ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất, hiệu quả của công tác Phục vụ bạn đọc. Cho đến năm 2003 Phòng PVBĐ KHXHNV- KHTN đã được chuyển về khu nhà mới (nhà E) với 3 tầng khang trang và hiện đại hơn, tuy diện tích có nhỏ hơn so với trước. Song đây chính là tiền đề để cho phòng có những đổi mới trong công tác phục vụ bạn đọc, nhằm khắc phục những nhược điểm trên.

II. Những đổi mới trong công tác phục vụ bạn đọc

Phòng PVBĐ KHXHNV-KHTN là một phòng lớn nhất Trung tâm. Được sự quan tâm của Ban Giám đốc, nhân sự của phòng được tăng cường hàng năm. Trước đây phòng chỉ có 28 CBVC, đến nay tổng số CBVC đã lên tới 50 người (cán bộ thư viện, bảo vệ, lao công), phục vụ tại ba địa điểm Thượng Đình, Mễ Trì và 19 Lê Thánh Tông. Phòng có nhiệm vụ phục vụ chủ yếu cho cán bộ, sinh viên, học sinh, học viên cao học và tại chức của hai trường Đại học KHTN và KHXHNV, với hơn 12000 bạn đọc. Đặc biệt là trong thời gian gần đây cả khu vực Thượng Đình và Mễ Trì đã được đầu tư nâng cấp một cách toàn diện, tạo điều kiện tốt nhất cho phòng đổi mới công tác phục vụ bạn đọc của mình.

Phodng đọc với tiển sảnh rộng và sạch sẽ. Ảnh: BT

II.1. Cơ sở vật chất và nội dung kho sách

Nhằm từng bước hiện đại hoá công tác PVBĐ, Phòng PVBĐ KHXHNV & KHTN đã được đầu tư một hệ thống máy với hai máy chủ ( 1 Thượng Đình, 1 Mễ Trì) và gần 60 máy tính trạm. Trang thiết bị được thay thế mới và đồng bộ hơn như là hệ thống tủ mục lục tra cứu được trang bị mới toàn bộ. Bàn ghế tại các phòng mượn, phòng đọc và toàn bộ giá thép đa năng thay cho những giá gỗ cũ đã hết thời hạn sử dụng. Đồng thời mạng điện chiếu sáng và quạt cũng đều được trang bị mới. Cùng với việc nâng cấp trang thiết bị, nội dung kho sách cũng không ngừng được tăng cường bổ sung nhiều hơn. Hiện nay, Phòng PVBĐ KHXHNV & KHTN đang có một nguồn lực thông tin nội dung rất đa dạng, phong phú với gần 200 nghìn bản sách tham khảo, giáo trình và sách tra cứu( hàng chục nghìn đầu sách) gồm ngôn ngữ Việt, Nga, Anh, Pháp, Nhật và hơn 1300 luận án, gần 3000 loại tạp chí ngoại, hơn 200 loại tạp chí Việt và hàng trăm loại báo khác đã đáp ứng được cơ bản nhu cầu bạn đọc và góp phần phục vụ tốt cho việc đào tạo theo tín chỉ của ĐHQGHN.

II.2. Tin học hoá công tác phục vụ bạn đọc

Trong công tác tin học hoá, hệ thống máy tính đã hỗ trợ đắc lực cho bạn đọc trong việc tìm kiếm thông tin. Với hệ thống máy tra cứu bạn đọc không chỉ tìm tin trên mục lục truyền thống mà còn tra cứu, tìm tin trên các hệ thống mạng như hệ thống mạng LAN, hệ thống mạng Intranet ĐHQG và mạng Internet. Hệ thống mạng này đã thực sự đáp ứng nhu cầu tìm kiếm thông tin nhanh, cập nhật và hiệu quả nhất cho bạn đọc. Không những thế trình độ cán bộ được nâng lên và điều kiện làm việc của thủ thư cũng được đổi mới một cách cơ bản. Phòng đã sử dụng phần mềm Libol trong các khâu quản lý bạn đọc, thống kê lượt bạn đọc, lượt tài liệu, thanh toán ra trường... đặc biệt trong khâu phục vụ mượn, trả tài liệu của bạn đọc.

Phòng truy cập mạng internet. Ảnh: BT

Để tạo điều kiện tốt cho công tác phục vụ bạn đọc, toàn bộ kho tài liệu ở Thượng Đình và Mễ Trì đã được dán mã vạch, làm thẻ từ cho bạn đọc và dùng máy đọc mã vạch đã làm cho việc mượn, trả tài liệu được đơn giản hoá hơn rất nhiều so với những thao tác thủ công trước đây. Công nghệ mới này đã nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác phục vụ bạn đọc. Giúp bạn đọc mượn, trả tài liệu dễ dàng, nhanh và có thể lên thư viện nhiều lần trong ngày tuỳ ý. Đồng thời cũng giúp cho thủ thư trả lời một cách nhanh nhất khi bạn đọc hỏi một cuốn sách: Ai mượn? Khi nào? Bao giờ trả? Hay muốn biết một cuốn sách có tần suất mượn cao nhất?..

II.3. Đa dạng hoá các loại hình phục vụ

Để khai thác tối đa nội dung kho tài liệu đa dạng phong phú này, phòng đã không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng các loại hình phục vụ cho phù hợp với nhu cầu bạn đọc. Từ cải tiến phương thức phục vụ truyền thống đến phục vụ hiện đại. Đến nay phòng đã có nhiều loại hình phục vụ tra cứu tài liệu ( trên máy tính + Mục lục truyền thống) Đọc; Mượn; Thông tin có chọn lọc; Tra cứu; Đa phương tiện và Internet.

Nét nổi bật trong đa dạng hoá các loại hình phục vụ bạn đọc là tổ chức kho sách mở. Thực ra trước đây phòng đã tổ chức kho mở, đó là kho mở báo, tạp chí tại Thượng Đình. Do không có diện tích nên phòng chưa tổ chức được kho sách mở. Và đây là lần đầu tiên phòng tổ chức được kho sách mở tại Mễ Trì, sau khi được nâng cấp. Việc tổ chức kho mở không phải là mới nhưng đến nay phòng mới có điều kiện để thực hiện. Phương thức phục vụ này nhằm phát huy ưu thế của hình thức kho mở là tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc chủ động tiếp cận trực tiếp với kho tài liệu, tìm được nhiều tài liệu ở các lĩnh vực mà mình yêu thích, trong thời gian ngắn nhất. Tạo sự thoải mái, gây hứng thú cho bạn đọc. Đồng thời cán bộ thủ thư không phải tiếp nhận phiếu yêu cầu, không phải vào kho lấy tài liệu và bạn đọc cũng không mất thời gian chờ lấy tài liệu. Mặt khác các phòng đa phương tiện và truy cập thông tin số hoá với những phần mềm ưu việt như phần mềm Lang.Master cũng ngày càng thu hút được đông đảo bạn đọc đến sử dụng. Những phương thức phục vụ này rất hiệu quả và đã được bạn đọc đánh giá cao.

II.4. Thời gian phục vụ bạn đọc

Bên cạnh những đổi mới về loại hình, phương thức phục vụ, thời lượng phục vụ bạn đọc cũng luôn được đảm bảo và tăng lên. Nhằm góp phần giảm bớt những khó khăn về diện tích quá chật hẹp như hiện nay và giải quyết những bức xúc của bạn đọc trong việc mượn, đọc tài liệu tại thư viện để học tập và nghiên cứu. Với tiêu chí “ Tất cả vì bạn đọc”, “ Vì sự nghiệp đào tạo” và thực hiện nghiêm túc sự chỉ đạo của Ban giám đốc, phòng đã chuyển phục vụ bạn đọc từ theo giờ hành chính, ca gối sang phục vụ bạn đọc theo ca (2 ca), tất cả các ngày trong tuần ( từ thứ 2- thứ7). Mùa thi phục vụ cả ngày chủ nhật. Thời gian từ 7giờ đến 20giờ 30. Riêng khu vực Mễ Trì đến 22giờ30.

Với những đổi mới cơ bản trong công tác phục vụ bạn đọc nói trên cộng với sự lỗ lực nhiệt tình không quản ngại làm ca thêm giờ tăng thời lượng phục vụ bạn đọc của toàn thể cán bộ thủ thư đã làm cho lượt phục vụ bạn đọc và lượt tài liệu tăng lên một cách “đột biến”, so với năm đầu khi mới thành lập Trung tâm. Con số dưới đây là một ví dụ:

Đọc sách và tranh luận - điều không thể thiếu ở mỗi sinh viên. Ảnh chụp trong phòng đọc Thượng Đình. Ảnh: BT

Lượt bạn đọc năm học 2005- 2006: 567.282 lượt (Bằng 212,73% so với 266.665 năm học 1997-1998).

Lượt tài liệu năm học 2005-2006: 815.371 lượt (Bằng 635,43% so với 128.317 năm học 1997-1998).

Kết quả này rất có ý nghĩa đối với CBVC Trung tâm TT-TV nói chung và phòng PVBĐ KHXHNV- KHTN nói riêng. Đó là quá trình đổi mới và áp dụng công nghệ thông tin vào công tác phục vụ bạn đọc và đánh dấu bước chuyển biến mạnh mẽ về chất lượng và số lượng trong công tác phục vụ bạn đọc. Qua đó đánh giá cao tinh thần đoàn kết, không ngừng phấn đấu vươn lên, quyết tâm đổi mới công tác phục vụ bạn đọc của tập thể CBVC phòng.

III. Kết luận

Có thể nói rằng sau 10 xây dựng và trưởng thành Phòng PVBĐ KHXHNV- KHTN đã được “Thay da, đổi thịt”, với một cơ ngơi khang trang, hiện đại hơn. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào phục vụ bạn đọc đã làm thay đổi diện mạo hoạt động của phòng. Đây là thời kỳ phát triển mạnh mẽ nhất và hiệu quả nhất của công tác phục vụ bạn đọc. Điều đó đã chứng minh và khẳng định sự lãnh đạo, chỉ đạo, chủ trương và định hướng đúng đắn của Ban Giám đốc Trung tâm đối với công tác phục vụ bạn đọc, phù hợp với sự phát triển của xã hội. Những thành công đó đã góp phần vào thắng lợi vì mục tiêu “ tích cực đổi mới toàn diện, củng cố và nâng cao chất lượng công tác, đáp ứng tối đa nhu cầu tin và tư liệu, phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và quản lý của một trung tâm đại học đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao” mà Trung tâm TT-TV đã đề ra, góp phần tạo những bước đột phá về chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học trong thời gian tới.