Nhận thức được tầm quan trọng của công tác PVBĐ, Trung tâm TT-TV ĐHQGHN ngay từ những năm đầu mới thành lập, đã không ngừng tìm tòi, áp dụng những hình thức, phương cách mới, tiên tiến vào công tác phục vụ nhằm đáp ứng đầy đủ, thuận lợi, nhanh nhất nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin của bạn đọc là cán bộ, giảng viên và sinh viên của ĐHQGHN. Thông qua hoạt động này, trong 10 năm qua Trung tâm TT-TV đã khẳng định được hiệu quả, sự đóng góp to lớn của mình vào sự nghiệp đào tạo nguồn nhân lực cho đất nước, đồng thời đã khẳng định được vị thế của mình là bộ phận không thể thiếu trong ĐHQGHN, là chỗ dựa đáng tin cậy trong việc nâng cao không ngừng chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường. Trong những năm qua Trung tâm TT-TV luôn được ĐHQGHN ghi nhận và đánh giá cao những thành tích to lớn mà Trung tâm đã đạt được trong công tác phục vụ đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao của ĐHQGHN. Góp phần vào thành tích to lớn đó phải kể đến thành tích của các phòng PVBĐ, trong đó có phòng PVBĐ ĐHNN.

1.Tình hình phòng PVBĐ Ngoại ngữ trước khi sáp nhập vào Trung tâm TT-TV ĐHQGHN

Phòng đọc của thư viện cơ sở Ngoại ngữ. Ảnh: Minh Trí

Tiền thân của phòng PVBĐNN là Thư viện- học liệu, là đơn vị của trường ĐH Sư phạm Ngoại ngữ Hà Nội. Tháng 2/1997 Thư viện - học liệu của Trường ĐHNN sáp nhập vào Trung tâm TT-TV ĐHQGHN đổi tên thành Phòng PVBĐ ĐHNN ĐHQGHN. Trước khi sáp nhập, phòng có đội ngũ cán bộ gồm 10 người. Tất cả đều có trình độ đại học với các chuyên ngành khác nhau. Trong đó có 2 cán bộ chuyên ngành TT-TV, còn lại là chuyên ngành ngoại ngữ, ngữ văn,....Tuổi đời trung bình của đội ngũ cán bộ của phòng tương đối cao, nhưng tất cả đều rất yêu nghề, hết lòng vì bạn đọc, làm việc tích cực, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Về tài liệu, gồm có hơn 60.000 cuốn sách, báo, tạp chí với gần 20.000 tên, gồm các thể loại sách giáo khoa, giáo trình; sách tham khảo, từ điển, báo, tạp chí. Vì thư viện phục vụ tài liệu cho đối tượng bạn đọc là cán bộ, sinh viên trường ĐHSPNN, nên vốn tài liệu của TV ngoài sách tiếng Việt ra, chủ yếu là sách ngoại ngữ tiếng Anh, Nga, Pháp, Trung. Nhìn chung, sách các thứ tiếng được bổ sung không đồng đều. Sách tiếng Nga quá nhiều, sách tiếng Trung quá ít. Sách tiếng Anh đa số xuất bản ở Liên Xô cũ (Tiếng Anh qua tiếng Nga) nên bạn đọc không thích sử dụng loại sách này. Về nội dung tài liệu chủ yếu về một số lĩnh vực như : xã hội, văn hoá, tâm lý, giáo dục, ngôn ngữ, văn học phù hợp với nhu cầu của bạn đọc.

Về tổ chức phục vụ theo phương thức kho đóng:

+ Phục vụ mượn tài liệu về nhà: Gồm có 2 phòng: Phòng mượn sách GK,GT và Phòng mượn sách tham khảo.

Phòng Mượn sách tham khảo có 5 kho sách, mỗi kho cho mượn một thứ tiếng như: kho mượn sách tiếng Việt, Tiếng Anh, Tiếng Nga, Tiếng Pháp và tiếng Trung.

+ Phục vụ đọc tài liệu tại chỗ: gồm có 3 phòng: Phòng đọc dành cho cán bộ, Phòng đọc dành cho sinh viên, Phòng đọc báo, tạp chí.

Về cơ sở vật chất: các kho sách mượn về nhà nằm ở dãy nhà cấp 4 (12 gian) ẩm thấp và dột nát. Các điều kiện làm việc nghèo nàn . Có thể nói điều kiện hoạt động của Thư viện lúc bấy giờ rất khó khăn, cơ sở vật chất thiếu thốn do tình hình khó khăn chung của nhà trường và đất nước trong thời kỳ bao cấp. Tuy nhiên, Thư viện vẫn không ngừng phấn đấu để đảm bảo phục vụ tốt cho cán bộ và sinh viên trong Trường.

2.Thực trạng phòng PVBĐNN sau khi sáp nhập - Những nét đổi mới

Sau khi sáp nhập vào Trung tâm TT-TV ĐHQGHN, được sự quan tâm, đầu tư của Ban Giám đốc Trung tâm, Phòng PVBĐNN đã có những thay đổi lớn cả về lượng và về chất.

Về vốn tài liệu, được bổ sung thường xuyên,có nội dung sát hợp với chương trình đào tạo của Trường ĐHNN. Nhiều loại giáo trình, sách các thứ tiếng mới được bổ sung vào kho sách là sách tiếng Đức, Nhật, Hàn Quốc, Ả Rập, đáp ứng đầy đủ yêu cầu sử dụng của cán bộ và sinh viên trường ĐHNN. Để cho kho sách có chất lượng, song song với việc bổ sung tài liệu là công việc chọn rút ra những loại sách trùng nhiều bản, thông tin lạc hậu, rách nát và đồng thời toàn bộ kho sách được làm hồi cố, xây dựng CSDL, đăng ký và phân loại lại theo bảng phân loạI DDC. Sau 10 năm hoạt động và phát triển, đến nay vốn tài liệu của Phòng PVBĐNN lên tới gần 70.000 cuốn (trong đó có gần 30.000 cuốn sách ngoại văn: Anh,Pháp, Đức, Trung, Nga, Nhật, Hàn quốc, Ả rập), gần 100 loại báo, tạp chí ngoại văn, cơ sở dữ liệu hơn 25.000 biểu ghi.

Về cơ sở vật chất: Thực hiện chủ trương của ĐHQGHN và Ban Giám đốc Trung tâm TT-TV giải phóng mặt bằng để xây dựng lại thư viện, Phòng PVBĐNN đã di chuyển một khối tài liệu và tài sản lớn đến 2 địa điểm tạm thời để phục vụ, đó là phòng mượn ở Nhà B3 trường ĐHNN và phòng đọc trên tầng 5 của toà nhà Trung tâm. Bốn năm làm việc trong điều kiện địa điểm phân tán, diện tích chật hẹp, cơ sở vật chất thiếu thốn, Phòng đã gặp rất nhiều khó khăn, vất vả. Tuy nhiên, trong hoàn cảnh đó, Phòng luôn được sự quan tâm của Trung tâm, đặc biệt, với sự đoàn kết, cố gắng, nỗ lực hết mình của tập thể cán bộ trong phòng đã vượt qua mọi khó khăn để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao. Kết quả là hàng tháng con số thống kê lượt bạn đọc, lượt tài liệu được phục vụ không hề giảm sút mà còn tăng lên.

Tháng 7/2004 thư viện phòng PVBĐNN đã được xây xong. Dãy nhà cấp 4 ngày xưa nay đã được thay thế bằng nhà 4 tầng, nhưng diện tích các phòng giao cho thư viện sử dụng ít hơn so với diện tích cũ, do đó ảnh hưởng đến việc sắp xếp kho sách cũng như chỗ ngồi của bạn đọc bị thu hẹp. Ngay sau khi nhận bàn giao nhà thư viện mới, Trung tâm đã tích cực xây dựng và triển khai thực hiện dự án tăng cường nâng cấp cơ sở vật chất cho phòng PVBĐNN: toàn bộ giá sách, bàn quầy phục vụ, tủ, bàn, ghế và các vật dụng khác được thay thế mới và bổ sung thêm. Đồng thời, với việc duy trì và nâng cao chất lượng phương thức phục vụ truyền thống, Trung tâm đã triển khai thực hiện phương thức phục vụ theo hướng hiện đại ở tất cả các phòng PVBĐ của Trung tâm. Phòng PVBĐNN được trang bị 12 máy tính, 4 máy đọc mã vạch, lắp đặt đường mạng nội bộ với Trung tâm, kết nối với mạng INTRANET ĐHQGHN và mạng INTERNET, áp dụng tin học hoá và công nghệ mã vạch vào quản lý bạn đọc và phục vụ mượn trả tài liệu. Việc áp dụng công nghệ MÃ VẠCH vào công tác mượn, trả tài liệu của 02 phòng mượn giáo trình và sách tham khảo ở tầng 1 và tầng 2 đem lại rất nhiều tiện ích và hiệu quả cao đối với cả người phục vụ và người được phục vụ. Thực tế cho thấy, theo cách làm truyền thống, toàn bộ quá trình mượn, trả tài liệu được làm hoàn toàn thủ công. Bạn đọc phải tự tay viết những cuốn sách mượn vào PHIẾU MƯỢN nên mất rất nhiều thời gian, đôi khi còn viết nhầm lẫn, không chính xác. Mỗi bạn đọc mượn 1,2 cuốn sách phải mất từ 5-7 phút. Theo cách làm mới, quá trình mượn, trả sẽ đơn giản đi rất nhiều, nhanh chóng và chính xác vì việc nhập dữ liệu cuốn sách bằng một thiết bị MÁY ĐỌC MÃ VẠCH. Nên trong 5 - 7 phút đó có thể phục vụ được 5 bạn đọc. Giảm đi rất nhiều thời gian cho bạn đọc, đồng thời thủ thư phục vụ cũng đỡ vất vả và căng thẳng. Tạo ra sự thoải mái, dễ chịu giữa người phục vụ và người được phục vụ. Đặc biệt, trong các đợt cho mượn giáo trình đầu học kỳ I và học kỳ II, thay vì phải phân lịch mượn riêng cho từng khoa, mượn theo lớp trong thời gian khoảng 2 tháng thì nay chỉ trong vòng 3 tuần, hầu hết sinh viên của các khoá, các khoa đã có thể mượn được đầy đủ giáo trình để học. Đồng thời, số lần mượn, trả cũng không bị hạn chế như trước, bạn đọc có thể mượn hoặc trả trong ngày 2, 3 lần, điều này tạo thuận lợi rất nhiều cho bạn đọc.

Với phương châm hướng tới người dùng tin, giúp bạn đọc có điều kiện tiếp cận trực tiếp với tài liệu, góp phần định hướng sự lựa chọn các thông tin h ữu hiệu nhất đối với người dùng tin, các kho đọc tài liệu đóng trước kia nay đã được tổ chức thành các kho đọc mở (tự chọn). Phòng PVBĐNN có 2 phòng đọc mở, đó là phòng đọc tài liệu tiếng Việt, Anh, Pháp, Đức ở tầng 3 và phòng đọc tài liệu tra cứu, tài liệu tham khảo tiếng Nga, Trung, Nhật, Hàn ở tầng 4. Tài liệu của 2 kho mở được sắp xếp theo các môn loại tri thức, theo ngôn ngữ. Sử dụng kho mở, bạn đọc được tiếp cận trực tiếp với tài liệu, có thể xem kỹ nội dung, xem lướt, có thể tìm được nhiều tài liệu một lúc trong cùng một lĩnh vực một cách dễ dàng và nhanh chóng. Giảm bớt thời gian tra tìm tài liệu và không phải chờ đợi lâu như mượn ở kho kín. Hình thức phục vụ theo kiểu kho mở có rất nhiều ưu điểm và đạt hiệu quả cao, nó làm cho kho sách luôn sống động với bạn đọc và tăng cường tính năng động của thư viện. Chính vì vậy, khi nói đến một thư viện hiện đại, điều trước tiên và quan tâm nhất phải kể đến việc tổ chức kho tài liệu theo mô hình mở.

Phòng mượn sách của phòng đọc Ngoại ngữ. Ảnh: Tùng Anh

Ngoài việc đổi mới phương thức phục vụ, thời gian phục vụ bạn đọc cũng luôn được đảm bảo và tăng thêm thời lượng phục vụ ngoài giờ hành chính từ 16h30 đến 20h các ngày trong tuần và ngày lễ thứ Bảy. Đặc biệt vào những tháng phục vụ ôn thi học kỳ, làm thông tầm từ 7h30 đến 20h và phục vụ cả ngày Chủ nhật ở các phòng đọc.

Nhờ tự động hoá và cải tiến phương thức phục vụ cùng với ý thức, thái độ phục vụ của cán bộ thủ thư luôn luôn được nâng cao, tận tình, phục vụ với tinh thần "tất cả vì bạn đọc" đã tạo được niềm tin trong bạn đọc nên số lượng bạn đọc và tài liệu được phục vụ của năm học 2004 - 2005 vượt trội hơn so với năm học 2003 -2004 chưa được tự động hoá, cụ thể là:

3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác phục vụ bạn đọc tại phòng PVBĐNN

Để nâng cao hiệu quả công tác PVBĐ đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao của bạn đọc và để khẳng định được vai trò, vị trí của thư viện trong sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học của ĐHQGHN nói chung, Trường ĐHNN nói riêng, Phòng PVBĐNN cần thực hiện các việc sau:

Thứ nhất, chất lượng kho tài liệu: Hiệu quả của công tác PVBĐ phụ thuộc rất lớn vào chất lượng của kho tài liệu. Kho tài liệu có chất lượng là đầy đủ về nội dung, đa dạng về thể loại và được cập nhật thường xuyên thì mới đáp ứng và thu hút bạn đọc đến sử dụng. Đặc điểm của phòng PVBĐNN là phục vụ tài liệu cho cán bộ, sinh viên chuyên ngành ngoại ngữ (tiếng Anh, Pháp, Đức, Trung, Nga, Nhật, Hàn quốc), do đó tài liệu được bổ sung phải đồng đều các thứ tiếng, tránh tình trạng quá thiên về một, hai thứ tiếng trong khi đó có một số thứ tiếng (chẳng hạn như sách tiếng Trung, Nhật, Hàn,..) được bổ sung quá ít. Ngoài sách giáo trình, từ điển tham khảo của các thứ tiếng, cần bổ sung thêm các báo cáo khoa học, đề tài nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn đã được bảo vệ thành công tại trường ĐHNN ĐHQGHN. Loại tài liệu "xám" này được nhiều bạn đọc quan tâm và sẽ thu hút đông đảo bạn đọc đến sử dụng. Nhưng rất tiếc, trong nhiều năm qua Trung tâm chưa thu nhận được loại tài liệu này từ Trường ĐHNN. Hiện nay, trong kho Tra cứu của phòng PVBĐNN chỉ có các khoá luận tốt nghiệp của những năm 80 để phục vụ.. Để kho tài liệu có chất lượng về nội dung, đẹp về hình thức cán bộ thủ thư cần chú ý tới số liệu thống kê vòng quay trung bình của tài liệu; tìm hiểu nhu cầu của bạn đọc về sách giáo trình, sách tham khảo để yêu cầu bổ sung kịp thời; thường xuyên chấn chỉnh, sắp xếp lại kho sách; tu bổ tài liệu; tăng cường công tác tinh lọc kho sách, rút chọn ra các sách nhiều bản, rách nát, mất trang, thông tin lạc hậu không sử dụng được ra khỏi kho sách.

Thứ hai, trong công tác PVBĐ, năng lực chuyên môn của người thủ thư có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả phục vụ. Hay nói cách khác, các kỹ năng mà người thủ thư phải có là:

- Phải nắm vững vốn tài liệu mà mình đang phục vụ, tài liệu về lĩnh vực gì, nằm ở kho nào để trả lời nhanh chóng những câu hỏi của bạn đọc và giới thiệu tài liệu cho bạn đọc.

- Sử dụng thành thạo các công cụ tra tìm tài liệu như hệ thống mục lục truyền thống, mục lục đọc máy để hướng dẫn bạn đọc khi họ yêu cầu.

- Nắm vững cấu trúc bảng phân loại DDC mà Trung tâm đang sử dụng và biết cách cấu tạo ký hiệu xếp giá để trong quá trình phục vụ dễ dàng phát hiện những tài liệu nào sai, nhầm lẫn để giao xử lý lại, tạo cho kho sách được hoàn thiện.

- Có trình độ tin học, nắm vững và sử dụng thành thạo các phương tiện hiện đại, phần mềm Libol mà Trung tâm đang áp dụng. Đặc biệt, sử dụng thành thạo các phân hệ LƯU THÔNG và QUẢN LÝ BẠN ĐỌC.

- Vì làm việc trong môi trường Trường ĐHNN, hàng ngày phải tiếp xúc với tài liệu ngoại ngữ, bạn đọc học ngoại ngữ nên cán bộ của phòng phải biết sử dụng ít nhất một ngoại ngữ - Tiếng Anh. Điều đó sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình phục vụ.

Thứ ba, đội ngũ cán bộ thủ thư phải được thường xuyên bồi dưỡng và đào tạo lại, tạo cho họ có đủ khả năng cập nhật các kiến thức mới và làm chủ các phương tiện kỹ thuật hiện đại giúp họ tự tin hơn và làm việc đạt hiệu quả cao hơn.

Thứ tư, thường xuyên giữ mối liên hệ, phối hợp công tác với nhà trường, các khoa, tổ bộ môn. Việc làm này rất có ý nghĩa trong việc nắm vững kế hoạch, chương trình đào tạo của nhà trường để thư viện chủ động lên kế hoạch phục vụ kịp thời, đồng thời giúp cho việc bổ sung tài liệu được sát hợp.

Thứ năm, trong công cuộc đổi mới giáo dục đại học hiện nay, ĐHQGHN đang thực hiện chương trình đào tạo theo học chế tín chỉ, do đó thư viện là một trong những điều kiện không thể thiếu và cần thiết hơn bao giờ hết để phục vụ cho chương trình đào tạo này. Mỗi môn học sinh viên sẽ chỉ học trên lớp 1/3 thời gian, còn 2/3 thời gian tự học, tự nghiên cứu trong thư viện hoặc trong phòng thí nghiệm. Do đó họ cần có môi trường học tập tốt trong thư viện để có thể tìm kiếm thông tin hỗ trợ cho học tập. Để giúp cho bạn đọc có phương hướng tìm tin, sử dụng thư viện có hiệu quả, các cán bộ thư viện cần tìm các cơ hội để giới thiệu nguồn lực thông tin có trong thư viện và hướng dẫn bạn đọc cách thức tìm tin trong mục lục truyền thống, mục lục đọc máy, trong cơ sở dữ liệu và trên Web.

Thứ sáu, để cho kho sách luôn sống động, được khai thác tối đa, tăng vòng quay của sách, Trung tâm nên mở thêm loại hình dịch vụ cho mượn ở 2 phòng đọc mở.

Kết luận

Nâng cao hiệu quả công tác phục vụ bạn đọc đáp ứng thoả mãn nhu cầu tin của bạn đọc luôn là đích đến của các thư viện nói chung, của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN nói riêng. Những giải pháp nêu trên xuất phát từ vấn đề nghiên cứu thực tiễn, với mong muốn sớm trở thành khả thi, được ứng dụng vào công tác phục vụ của phòng PVBĐNN. Để đạt được hiệu quả cao cũng cần sức mạnh của tập thể đoàn kết, lòng nhiệt huyết, nỗ lực của mỗi cá nhân đồng thời có sự hỗ trợ, phối hợp công tác nhịp nhàng của các phòng trong Trung tâm. Phòng PVBĐNN quyết tâm phấn đấu trở thành đơn vị vững mạnh, tiên tiến, là địa chỉ không thể thiếu của đông đảo bạn đọc, góp phần xứng đáng vào sự nghiệp đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực chất lượng cao của ĐHQGHN.