1. Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của phòng đọc Mễ Trì

Từ khi hình thành cho đến năm 1997, kho đọc Mễ Trì được phục vụ hoàn toàn dưới hình thứ kho kín.

Là một phòng đọc nằm trong ký túc xá sinh viên của hai trường ĐHKHXH&NV và ĐHKHTN nên số lượng đọc giả đến rất đông. Việc phục vụ theo hình thức kho kín chỉ đáp ứng được một phần nhu cầu của bạn đọc. Chính vì vậy, tháng 9/1998, được sự đầu tư của Trung tâm, hệ thống kho mở áp dụng cho kho báo và tạp chí đã đi vào hoạt động.

Việc đổi mới hình thức phục vụ này đã đem lại hiệu quả cao, từ chỗ chỉ có rất ít sinh viên lên đọc, sau một thời gian ngắn số lượng sinh viên đã tăng lên rất đông, thậm chí có thời gian phòng đọc hầu như không đủ chỗ.

Xuất phát từ thực trạng đó, tháng 12/2006, sau khi được nâng cấp và sửa chữa, đầu tư trang thiết bị, toàn bộ kho sách Mễ trì đã chuyển sang phục vụ theo hình thức kho mở.

2. Thực trạng của hệ thống kho mở

2.1. Phòng đọc báo và tạp chí

Với gần 100 loại báo và 170 loại tạp chí thì loại tài liệu này là khá phong phú. Tuy nhiên, có một số loại báo và tạp chí đã đình bản. Trong những năm gần đây, phòng đọc Mễ Trì đã được bổ sung thêm nhiều loại tài liệu cả về tự nhiên và xã hội nên nội dung tài liệu cũng phong phú hơn. Tài liệu ở đây được lưu giữ từ rất lâu và liên tục. Có nhiều loại tài liệu có từ những năm 1957 tới nay. Đây thực sự là những loại tài liệu rất quý, góp phần cho việc học tập nghiên cứu khoa học và làm khoá luận tốt nghiệp cho sinh viên

Trong phòng đọc tạp chí của phòng đọc Mễ Trì. Ảnh: BT

Tuy nhiên, do chưa đủ điều kiện nên phòng báo, tạp chí chỉ phục vụ mở cho 1-2 năm gần nhất. Do vậy, chưa khai thác được hết tiềm năng sẵn có của kho tài liệu này. Nhiều độc giả muốn tìm mượn nhiều năm liên tục song do phải viết nhiều phiếu yêu cầu, nên mất nhiều thời gian để thực hiện một yêu cầu.

Mặt khác, do kho sách quá chật chội, giá sách chật và cao nên thủ thư rất vất vả khi lấy báo và tạp chí.

2.2 Phòng tra cứu

Từ năm 1997 đến nay kho tra cứu được phục vụ theo hình thức kho mở. Với hơn 2000 cuốn sách trên giá có nội dung tổng hợp, kho mở tra cứu đã đem lại hiệu quả nhất định.Tuy nhiên nội dung kho tra cứu chưa thực sự phong phú, có nhiều cuốn sách hay chưa được bổ sung, sách trong kho vẫn chủ yếu là sách cũ. Đây cũng chính là một trong những nguyên nhân chưa thu hút được bạn đọc.

2.3 Kho sách tham khảo

Đây là kho tài liệu lớn nhất của phòng đọc, với 24.000 cuốn sách bao gồm các ngôn ngữ: Việt, Anh , Pháp, Trung. Từ trước đến nay kho này được phục vụ hoàn toàn theo hình thức kho kín.

Với xu hướng hiện nay thì việc phục vụ kho kín không còn phù hợp, mặc dù lượng sách rất lớn nhưng không phát huy được hết tác dụng của nó. Nhiều cuốn sách trên giá hầu như chưa được sử dụng, nhiều cuốn lại có quá nhiều người mượn nhưng số lượng lại ít nên không đáp ứng dược nhu cầu của người đọc

Kho báo của phòng đọc Mễ Trì

2.4 Phòng Internet và Multimedia

Năm 2004, phòng Multimedia đã được đưa vào sử dụng. Nhưng do nguồn tài liệu còn ít ỏi, nội dung chưa phong phú nên hiệu quả không cao. Đặc biệt, sau nhiều năm khu vực Ký túc xá Mễ Trì được nối mạng VNU.NET của ĐHQGHN bằng cáp quang, do vậy Trung tâm phải tổ chức phòng INTERNET và Đa phương tiện; hệ thống mạng máy tính cho Phòng đọc Mễ Trì. Đây là điều kiện thuận lợi cho việc đổi mới tổ chức phục vụ cho khu vực này. Do vậy, đến tháng 12/2006, phòng Internet và Multimedia được đưa vào sử dụng với số máy tính ban đầu là 07 bộ, 5 bộ Video và cassette.

Việc mở phòng Internet đã đáp ứng nhu cầu mong mỏi của bạn đọc, nó vừa là phương tiện giúp bạn đọc truy cập thông tin nhanh, vừa là phương tiện để học tập và giải trí.

Tuy nhiên, để đạt hiệu quả cao thì phải trang bị thêm một số máy tính nữa mới đáp ứng được nhu cầu của sinh viên.

3. Đổi mới hình thức phục vụ

Xuất phát từ tình hình trên, dược sự quan tâm va đầu tư của trung tâm, phòng đọc Mễ trì đã chuyển từ hình thức phục vụ kho kín sang hình thức phục vụ kho mở, áp dụng cho toàn bộ kho tài liệu của phòng. Toàn bộ tài liệu được dán mã vạch. Bạn đọc khi vào thư viện có thể tự tìm sách dễ dàng mà hầu như không cần phải qua khâu tra cứu trên máy. Hệ thống mục lục cũ không còn phù hợp, bạn đọc không phải mất thời gian trong khâu tra cứu nữa.

Sách trong kho đọc được sắp xếp trong bản phân loại Dewey, tỉ mỉ và chi tiết rất dễ tìm, dễ lấy.Loại bỏ bớt những cuốn sách rách hoặc ít sử dụng.

Để tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả,sách được chia thành hai kho chính :

Từ 000-700 là dành chủ yếu cho sách về KHTN với hơn 12000 cuốn.

Từ 701-100 dành riêng cho mảng về KHXH & NV với gần 8000 cuốn.

Việc phân chia hai kho này đã đem lại rất nhiều thuận lợi cho sinh viên, chỉ cần nhìn vào ký hiệu phân loại và bảng chỉ dẫn của hai kho là độc giả có thể biết được cuốn sách mà mình cần tìm ở đâu. Phương pháp này đã đem lại hiệu quả rõ rệt. So với thàng 1/2006 đến 1/2007 thì số lượng độc giả tăng 1,5 lần.

Việc mở rộng kho mở đồng nghĩa với việc giảm chỗ ngồi cho sinh viên tự học. Trước kia tổng số chỗ ngồi là 450 chỗ, trong đó có 200 chỗ dành cho tự học.

Hiện nay, để phục vụ cho kho mở, chỗ ngồi chỉ còn 330 chỗ. Mặc dù vây, hiệu quả phục vụ lại nhiều hơn, bởi lẽ số lần luân chuyển tài liệu tăng từ 1,5-2 lần. Đây là một tín hiệu đáng mừng, bởi lẽ hiệu quả phục vụ là ở chỗ : số lượng tài liệu được sử dụng nhiều hay ít chứ không phải là số lượng tự học đông hay không đông.

Quản lý sách báo đã được tin học hóa. Ảnh chụp cán bộ thủ thư phòng đọc Mễ Trì dùng bộ đọc mã vạch để vào số liệu thẻ đọc của sinh viên. Ảnh: Tùng Anh

Có lẽ so với Trung tâm, phòng đọc Mễ trì có thời gian phục vụ dài nhất, bắt đầu từ 7h30-22h30. Đây là điều kiện lý tưởng cho sinh viên nội trú học tập hằng ngày, nhất là trong mùa thi, bởi họ có thể đọc tài liệu bất kể lúc nào mà không cần phải tính toán về mặt thời gian. Mặt khác, sau khi được đầu tư, Phòng đọc Mễ trì đã khang trang lên rất nhiều, trang thiết bị được mua mới, Phòng đọc rộng rãi và thoáng mát đúng tiêu chuẩn. Do đó đã thu hút được rất nhiều sinh viên, học sinh.

Nhìn chung, việc mở rông hình thức kho mở đã đáp ứng phần lớn nhu cầu bạn đọc bởi phương pháp này đã tạo thuận lợi cho bạn đọc tiếp cận trực tiếp với tài liệu.

3.1.Thuận lợi

Phòng đọc Mễ Trì sau bóng cây Sưa. Ảnh: Bùi Tuấn

- Sách, báo, tạp chí là ba mảng tài liệu không thể thiếu trong mỗi thư viện,khi đưa ra phục vụ dưới dạng kho mở, sự tiếp cận của độc giả là rất lớn.

Báo, tạp chí nhận hằng ngày được xử lí và đem ra phục vụ ngay đã đáp ứng nhu cầu tin nhanh của bạn đọc.

- Độc giả có thể tuỳ thích lựa chọn những cuốn tài liệu mà mình cần một cách dễ dàng, nhanh chóng nhưng lại tốn rất ít thời gian không phải chờ đợi lâu như mượn tài liệu ở kho kín. Do đó, mặc dù số lượng độc giả có thể ít hơn do không còn nhiều chỗ cho tự học nhưng lượt tài liệu lại tăng lên rất nhiều. Nội dung tài liệu trong kho được khai thác triệt để, không còn tình trạng sách “chết” nữa.

- Sách trên giá được sắp xếp theo môn loại, ngoại ngữ nên độc giả có thể tự tìm tài liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng. Tuy cùng một thời gian nhưng có thể lựa chọn được rất nhiều loại tài liệu, rất tiện cho việc so sánh và tra cứu.

Do thời gian phục vụ rất dài từ 7h30 sáng đến 22h30 đêm nên độc giả có thể tìm tài liệu một cách dễ dàng. Đây cũng là một yếu tố khiến độc giả có nhiều thuận lợi khi sử dụng kho mở.

Nhìn chung việc đổi mới phục vụ đã đáp ứng phần lớn nhu cầu bạn đọc không những về học tập, nghiên cứu của sinh viên mà cho cả cán bộ giảng dạy. Nó cũng đánh dấu một sự thay đổi lớn trong phương pháp và hiệu quả phục vụ độc giả, nhưng chính nó cũng nảy sinh không ít khó khăn.

3.2. Khó khăn

Hiện nay, toàn bộ tài liệu trong kho đã được phục vụ theo hình thức kho mở. Tài liệu được phục vụ trực tiếp nên rất khó khăn trong khâu quản lý do ý thức của sinh viên chưa tốt.

- Sách được sắp xếp theo bảng phân loại Dewey nên còn mới mẻ với nhiều độc giả. Họ có thể lấy tài liệu một cách dễ dàng nhưng lại khó có thể để lại vị trí cũ. Do đó thủ thư luôn luôn phải quan sát và lên giá.

- Kho sách chật, giá sách cao, sinh viên lại vào tìm kiếm rất lâu, rất đông nhưng lại không có một phương tiện nào để hỗ trợ quan sát cho nên thủ thư rất vất vả và căng thẳng.

Trước kia, khi phục vụ theo hình thức kho kín, thủ thư sẽ lên giá sách vào cuối giờ. Bây giờ thủ thư vừa trông coi vừa hướng dẫn và lên giá trong suốt thời gian phục vụ. Nói chung càng thuận lợi cho độc giả bao nhiêu thì càng vất vả cho thủ thư bấy nhiêu.

- Kho sách Mễ trì chủ yếu là từ kho sách cũ, rất dễ hỏng và bong bìa nên có nhiều khó khăn cho việc sử dụng mã vạch.

4. Một số giải pháp

- Để hỗ trợ cho công việc bảo quản tài liệu, trong kho phải có hệ thống camera để thủ thư tiện quan sát.

- Đối với những cuốn sách hay, nên bổ sung ít nhất là 2 cuốn cho 1 tên sách.

- Thường xuyên đổi mới nội dung kho sách cho phù hợp với thời đại, bổ sung nhiều loại tài liệu cho kho sách thêm phong phú.

- Vì sách trong kho chủ yếu là sách cũ nên cần được bảo quản thường xuyên

- Những quyển sách quý và hay cần được đóng bìa cứng để giữ được lâu dài.

- Từ 1-2 năm/lần, nên tổ chức thanh lý bớt những cuốn sách không còn phù hợp, ít người đọc, lấy chỗ để bổ sung những cuốn sách mới.

- Trước kia, kho báo và tạp chí chỉ phục vụ mở cho 1-2 năm gần đây nhất nên chưa được khai thác triệt để.

Do vậy, nên chuyển toàn bộ kho báo và tạp chí cũ ra ngoài để phục vụ theo hình thức kho mở. Như vậy, sẽ đạt hiệu quả cao hơn.

Nhìn chung, hệ thống kho mở được xây dựng đã đánh dấu bước phát triển mới trong công tác phục vụ độc giả của phòng đọc Mễ trì. Nó không những đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của độc giả mà còn tạo cho đội ngũ cán bộ một phương pháp làm việc mới : hiệu quả và khoa học. Đó cũng thể hiện sự quan tâm rất đặc biệt cũng như tầm nhìn có tính chất chiến lược của Ban Giám đốc Trung tâm.

Tuy nhiên để đạt được hiệu quả cao, phòng đọc Mễ Trì rất cần sự hỗ trợ của Trung tâm về mọi mặt, sự nỗ lực phấn đấu của toàn bộ tập thể cán bộ trong lĩnh vực chuyên môn và nghiệp vụ./.