I/- Những vấn đề đã được khẳng định:

Trong hoạt động của ngành lưu trữ nước ta cho đến nay đã có hàng trăm văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ do các cơ quan có thẩm quyền ở các cấp ban hành. Những văn bản qui phạm pháp luật quan trọng về lưu trữ đã được ban hành gồm có các hình thức như Pháp lệnh của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội (1982, 2001), các Nghị định của Chính phủ (1962, 1963, 1995, 2004), các Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; nhiều Quyết định, Chỉ thị, Thông tư khác của các Bộ, cơ quan ngang bộ, ... Bên cạnh đó còn có hàng trăm văn bản qui phạm pháp luật về quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ ở địa phương do Uỷ ban Nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ban hành.

Qua công tác tập hợp và pháp điển hoá khi rà soát hệ thống văn bản qui phạm pháp luật của ngành lưu trữ và qua nghiên cứu của chúng tôi, có thể khẳng định rằng các văn bản qui phạm pháp luật về lưu trữ đã điều chỉnh khá đầy đủ các quan hệ trong hoạt động lưu trữ ở nước ta, góp phần quan trọng đưa công tác lưu trữ ngày càng đi vào nền nếp. Các vấn đề chủ yếu đã được điều chỉnh bao gồm:

- Tài liệu lưu trữ

- Phông lưu trữ

- Các chế độ nghiệp vụ chủ yếu (thu thập, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ).

- Tổ chức lưu trữ

- Công chức, viên chức lưu trữ

- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ

- Hợp tác quốc tế về lưu trữ

- Nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ.

Các vấn đề chủ yếu nêu trên đã được qui định ở nhiều văn bản qui phạm pháp luật về lưu trữ. Chúng là cơ sở pháp lý quan trọng, chủ yếu đối với toàn bộ hoạt động quản lý, hoạt động sự nghiệp của ngành lưu trữ nước ta.

Những kết quả quan trọng trong việc nghiên cứu xây dựng văn bản qui phạm pháp luật về lưu trữ như đã nêu trên có sự đóng góp to lớn của lý luận lưu trữ học và công tác đào tạo lý luận lưu trữ cho những nhà quản lý công tác lưu trữ. Về vấn đề này chúng tôi nhìn nhận từ các phương diện sau:

1 - Một là lưu trữ học ở nước ta đã đặt ra và giải đáp được các vấn đề lý luận cơ bản và chủ yếu. Lý luận đã lý giải một cách hệ thống về các vấn đề như tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ, các loại hình tổ chức lưu trữ, thuật ngữ lưu trữ, các khâu nghiệp vụ lưu trữ... Lý luận lưu trữ học đã làm sáng tỏ về khái niệm, bản chất, đặc điểm, nguyên tắc, phương pháp, nội dung của các vấn đề cơ bản nêu trên. Những tri thức này đã giúp các nhà quản lý có cơ sở để tìm hiểu, nhận thức các vấn đề, phạm vi cần quản lý và đặt ra các qui phạm để điều chỉnh các quan hệ trong phạm vi được xác định một cách hệ thống và đầy đủ. Dưới đây là một vài thí dụ để làm sáng tỏ vấn đề nêu trên:

- Về phông lưu trữ: Lưu trữ học Việt Nam đã giải thích về khái niệm, bản chất các loại phông lưu trữ. Điều đó đã giúp các nhà quản lý có cơ sở để đặt ra các qui định phù hợp để xử lý các vấn đề có liên quan trong quá trình nghiên cứu, xây dựng văn bản qui phạm pháp luật. Chẳng hạn trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 đã có các qui định rất rõ ràng về phạm vi, thành phần, thẩm quyền thu thập và phân cấp trách nhiệm trong quản lý tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Quốc gia, Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt nam, Phông Lưu trữ Nhà nước,...

- Về tài liệu lưu trữ: Lưu trữ học đã giải thích cụ thể về khái niệm, các loại hình và đặc điểm của tài liệu lưu trữ. Những qui định có liên quan về tài liệu lưu trữ quốc gia trong Pháp lệnh Lưu trữ năm 2001 như giải thích khái niệm tài liệu lưu trữ quốc gia, các loại hình tài liệu lưu trữ (vật mang tin) và độ tin cậy của tài liệu lưu trữ là hoàn toàn phù hợp và thống nhất với quan điểm của lưu trữ học đã giải thích.

- Về các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ: Lưu trữ học đã giải thích về bản chất các khái niệm, nguyên tắc, phương pháp tác nghiệp, nội dung và các qui trình nghiệp vụ lưu trữ. Từ những tri thức do lý luận chỉ dẫn, các nhà hoạch định chính sách đã đặt ra các chế độ quản lý nghiệp vụ lưu trữ. Ở hầu hết các văn bản qui phạm pháp luật quan trọng về công tác lưu trữ đều chứa đựng các qui phạm có liên quan về quản lý nghiệp vụ lưu trữ. Tuy nhiên điểm khác biệt so với lưu trữ học là ở chỗ trong khi lưu trữ học lý giải trên cơ sở các lập luận khoa học về nội hàm các khái niệm, về phương pháp, nguyên tắc tác nghiệp hay về qui trình xử lý chuyên môn nghiệp vụ thì pháp luật lưu trữ chỉ đặt ra các qui định có tính nguyên tắc để quản lý nghiệp vụ lưu trữ như chế độ trách nhiệm, yêu cầu thực hiện, quan hệ công tác giữa các cơ quan trong việc tổ chức thực hiện một cách đầy đủ, đúng đắn và thống nhất các nhiệm vụ chuyên môn lưu trữ cụ thể mà lý luận của lưu trữ học đã chỉ dẫn.

- Về tổ chức lưu trữ: Lưu trữ học đã giải thích về các loại hình lưu trữ, các tiêu chí, đặc trưng để thành lập các lưu trữ, vai trò nhiệm vụ của các lưu trữ... Nhờ có tri thức của lưu trữ học chỉ dẫn đã giúp cho những nhà quản lý lưu trữ có những cơ sở khoa học khi đề ra quan điểm xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ. Những quan điểm đó đã được cụ thể hoá bằng các qui định ở một số văn bản qui phạm pháp luật về lưu trữ. Những qui định đó đề cập đến các vấn đề chủ yếu như nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử; các nội dung nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ; nội dung hoạt động sự nghiệp của các tổ chức lưu trữ; thẩm quyền của các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử, mối quan hệ giữa lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.

2 - Hai là công tác đào tạo lý luận lưu trữ ở nước ta đã đạt được nhiều kết quả góp phần quan trọng vào việc trang bị lý luận khoa học cho những người làm công tác nghiên cứu, hoạch định chính sách và hoạt động của ngành lưu trữ. So sánh với các nước trong khu vực, Việt nam là quốc gia có thành tựu nổi bật trong công tác đào tạo cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là đào tạo lý luận (hệ đại học trở lên). Ngay từ những năm sáu mươi của thế kỷ 20 (1967), Tổ Bộ môn Lưu trữ học thuộc Khoa Lịch sử trường Đại học Tổng hợp Hà Nội đã được thành lập. Đến năm 1996 được nâng lên thành Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Hiện nay khoa đã có đủ điều kiện để đào tạo trình độ lý luận từ Cao học trở lên. Như vậy có thể khẳng định đào tạo lý luận lưu trữ học ở Việt nam đã có hơn 40 năm kinh nghiệm với những thành tựu thật đáng trân trọng.

Tính đến nay với nhiều hình thức khác nhau, các cơ sở đào tạo, đặc biệt là Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã đào tạo cho ngành lưu trữ trên 50 cán bộ khoa học có trình độ Tiến sĩ, Thạc sĩ và hàng ngàn cử nhân chuyên ngành lưu trữ học và quản trị văn phòng. Nguồn cán bộ được đào tạo một cách hệ thống về lý luận như đã nêu trên phần lớn đã và đang công tác trong các cơ quan, tổ chức ở trung ương cũng như địa phương. Qua khảo sát của chúng tôi, đại đa số những người được đào tạo về chuyên ngành lưu trữ đều làm việc ở các cơ quan, tổ chức trong ngành lưu trữ hoặc ở các cơ quan khác nhưng có liên quan đến công việc của lĩnh vực văn thư lưu trữ. Trong đó, số cán bộ có trình độ cao tập trung ở các cơ quan như Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng; Văn phòng các bộ, các cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; các doanh nghiệp lớn của nhà nước, Văn phòng Uỷ ban Nhân dân cấp tỉnh, huyện; các cơ sở đào tạo về văn thư, lưu trữ... Ví dụ ở các phòng nghiệp vụ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, 100% số cán bộ, chuyên viên có trình độ đào tạo về lưu trữ học từ cử nhân trở lên; Các chức danh quản lý như Trưởng, Phó các đơn vị thuộc Cục đều có trình độ cử nhân về lưu trữ học, Trưởng, Phó các phòng ban trong các đơn vị thuộc Cục, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã qui định một trong những tiêu chuẩn chủ yếu của cán bộ chuyên môn, cán bộ quản lý là phải "Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ trở lên" hoặc nếu tốt nghiệp "Đại học khác có liên quan thì phải có chứng chỉ học phần Đại học hoặc Đại học tại chức văn thư, lưu trữ". Ở địa phương, nếu năm 1996 chỉ có 17% số viên chức làm việc ở lưu trữ tỉnh có trình độ đào tạo đại học chuyên ngành về văn thư lưu trữ thì hiện nay tỉ lệ này đã chiếm hơn 50%. Nhiều Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trình độ đào tạo đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ...

Qua các số liệu thực tế nêu trên cho thấy yêu cầu đối với những người làm công tác quản lý về lưu trữ, những người có vai trò quan trọng trong việc tham gia nghiên cứu xây dựng hệ thống văn bản qui phạm pháp luật về lưu trữ, cần phải được đào tạo hệ thống về lý luận. Trên cơ sở các kinh nghiệm công tác, nắm bắt đặc điểm thực tiễn và được tri thức lý luận chỉ dẫn thì việc nghiên cứu, xây dựng các qui định pháp luật về lưu trữ mới có tính khoa học và chất lượng cao.

Từ hai phương diện chủ yếu như đã nêu trên chúng tôi có thể khẳng định việc nghiên cứu lý luận, đào tạo lý luận lưu trữ đã góp phần quan trọng trong việc nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật lưu trữ ở nước ta trong mấy chục năm vừa qua.

II/- Những vấn đề cần trao đổi thêm:

Bên cạnh những thành tựu quan trọng về đào tạo lý luận lưu trữ trong những năm qua, qua nghiên cứu và khảo nghiệm thực tế chúng tôi thấy rằng chương trình nội dung giảng dạy lý luận lưu trữ ở nước ta cần phải có một số điều chỉnh, bổ sung kịp thời cho phù hợp với yêu cầu phát triển trong tình hình hiện nay. Theo chúng tôi, nghiên cứu lý luận và nội dung giảng dạy lý luận hệ đại học ở nước ta còn một số hạn chế sau:

- Những vấn đề lý luận cơ bản được biên soạn cách đây đã lâu, trong đó có tham khảo nhiều vấn đề lý luận lưu trữ của một số nước xã hội chủ nghĩa trước đây, nhưng cho đến nay ít được sửa đổi bổ sung.

- Trong nội dung lý luận giảng dạy hệ đại học, phần lớn các bài giảng là các vấn đề lý luận chung có tính "kinh điển", còn ít thông tin minh hoạ thực tiễn sinh động.

- Các vấn đề lý luận có liên quan đến các khâu công việc có tính kỹ thuật và công nghệ trong hoạt động và phát triển của ngành lưu trữ còn thiếu nhiều, chưa được biên soạn và đưa vào chương trình một cách hợp lý. Vì vậy thực tế cho thấy trong các cơ quan, tổ chức lưu trữ hiện nay khi xử lý các vấn đề có tính công nghệ, kỹ thuật các nhà quản lý cũng như cán bộ chuyên môn đều tỏ ra lúng túng. Một số việc phải chờ nghiên cứu hoặc "tạm" giải quyết. Tình trạng này kéo dài sẽ ảnh hưởng đến yêu cầu phát triển hiện đại hoá trong hoạt động của ngành lưu trữ.

III/- Một số kiến nghị:

Trong giáo trình lý luận lưu trữ học hệ đại học, theo chúng tôi cần quan tâm thêm các vấn đề sau:

1 - Một là nghiên cứu, biên soạn bổ sung các vấn đề lý luận cho các vấn đề:

- Phương pháp xây dựng các loại bảng thời hạn bảo quản tài liệu (loại mẫu, chuyên ngành)

- Phương pháp biên tập, công bố tài liệu lưu trữ

- Xác định rõ ràng và đầy đủ hơn nội dung các nhiệm vụ xác định giá trị tài liệu ở văn thư, lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.

- Trong các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu cần chỉ dẫn rõ hơn về cách thức vận dụng.

- Bổ sung các vấn đề lý luận về tu bổ phục chế tài liệu, khử axít cho tài liệu, vấn đề bảo hiểm tài liệu lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, vấn đề tài liệu điển tử, bảo quản tài liệu phim ảnh.

- Phương pháp cụ thể trong lập hồ sơ chuyên môn: hồ sơ nhân sự, kế toán, địa chính, bảo hiểm,...

2 - Nếu có thể được, cần nghiên cứu và áp dụng mô hình những bộ môn nào mà Khoa lưu trữ học và Quản trị văn phòng chưa có đầy đủ điều kiện để đào tạo riêng thì có thể gửi sinh viên đến học ở các cơ sở khác đang giảng dạy bộ môn chuyên sâu đó. Mô hình này nhiều trường đại học ở châu Âu đã áp dụng.

3 - Trong quá trình học lý thuyết về các vấn đề có liên quan đến kỹ thuật, công nghệ lưu trữ, khoa cần tổ chức cho các sinh viên đi thực tế về các vấn đề đó ở các cơ quan lưu trữ, không nên chỉ dừng lại ở khâu thực tập cuối khoá về các vấn đề lý luận chung của lưu trữ học và quản trị văn phòng.

Chúng tôi thiết nghĩ, những vấn đề nêu lên như vậy không phải ngày một ngày hai mà giải quyết dứt điểm được. Cần phải có sự quan tâm, tâm huyết của nhiều cơ quan, tổ chức và các cá nhân có trách nhiệm. Chúng tôi vẫn ý thức rằng đào tạo lý luận về lưu trữ ở nước ta thời gian qua đã thu được rất nhiều kết quả, đã góp phần quan trọng thúc đẩy ngành lưu trữ nước ta ngày càng phát triển. Đặc biệt đào tạo lý luận lưu trữ đã có vai trò to lớn trong việc trang bị tri thức, quan điểm khoa học cho những người làm công tác xây dựng pháp luật lưu trữ. Điều đó lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết khi trong những năm tới ngành lưu trữ phải nghiên cứu và trình nhà nước ban hành Luật Lưu trữ cũng như tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ theo yêu cầu của công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay.