I. ĐẶT VẤN ĐỀ:

Kỷ niệm 40 năm đào tạo cán bộ lưu trữ bậc Đại học ở Việt Nam là một sự kiện quan trọng không chỉ đối với sự nghiệp đào tạo của trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội mà còn là một sự kiện rất có ý nghĩa đối với ngành Văn thư – Lưu trữ Việt Nam. Để góp phần nâng cao chất lượng nghiên cứu khoa học nhằm kết hợp giữa nghiên cứu khoa học và giảng dạy, đào tạo cán bộ Văn thư Lưu trữ một cách đúng hướng trong thời gian tới, chúng tôi phân tích kết quả, nhận xét và kiến nghị về “Những công trình nghiên cứu của cán bộ, giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng được đăng tải trên Tạp chí Văn Thư Lưu trữ Việt Nam”. (gọi tắt là các công trình đã công bố).

Báo cáo tham luận của chúng tôi tập trung vào 02 vấn đề chính dưới đây:

- Phân tích kết quả công bố những công trình nghiên cứu của cán bộ, giảng viên trong Khoa trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam.

- Những nhận xét và kiến nghị.

I. Phân tích kết quả công bố những công trình nghiên cứu khoa học của cán bộ. giảng viên Khoa Lưu trữ học và QTVP

1.1. Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam - Diễn đàn trao đổi nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ và công tác văn phòng.

Tạp chí “Văn thư - Lưu trữ Việt Nam” có nguồn gốc từ tờ bản tin “Tài liệu nghiên cứu công tác lưu trữ”, có số ra đầu tiên vào năm 1966. Sau đó, Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng đã đăng ký và xin phép Phủ Thủ tướng chuyển bản tin thành “Nội san”. Ngày 30 tháng 4 năm 1969, Bộ trưởng Phủ Thủ tướng đã ký cấp giấy cho phép Cục Lưu trữ ấn hành Nội san với tên gọi “Công tác Lưu trữ hồ sơ”, đến năm 1973 Nội san trên được đổi tên thành “Tập san Văn thư Lưu trữ”, năm 1990 đổi thành “Tạp chí Lưu trữ Việt Nam”, năm 2003 với Quyết định số 67/2003/QĐ-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Tạp chí có tên gọi là “Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam”. Ngày 16/01/2004, Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 09/QĐ-VTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tạp chí VTLTVN. Theo Quyết định này “Tạp chí là cơ quan báo chí của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có chức năng nghiên cứu, chỉ đạo, hướng dẫn, trao đổi thông tin, tuyên truyền về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ và công tác văn phòng, là diễn đàn khoa học, trao đổi kinh nghiệm, thực tiễn, lý luận, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ và công tác văn phòng”.

Với chức năng và bề dày hoạt động hơn 40 năm như vậy, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam là địa chỉ tin cậy của các cán bộ, giảng viên hiện đang công tác tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng. Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội công bố các công trình nghiên cứu của mình. Dưới đây là những kết quả công bố một số nhận xét cơ bản và kiến nghị về các công trình đó.

1.2. Phân tích kết quả công bố các công trình trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam.

+ Phân tích kết quả tổng hợp.

Kết quả nổi bật nhất là tính đến tháng 4/2007 số lượng các công trình của các cán bộ, giảng viên trong Khoa đã được công bố trên Tạp chí đã đạt tới số lượng 86 bài, trong đó có 02 bài được công bố sớm nhất, năm 1968. Hai bài này được công bố ngay trước thời điểm Tạp chí Văn thư Lưu trữ chính thức được cấp giấy phép hoạt động (1969). Năm có nhiều bài nhất được công bố là năm 2005: có 07 bài được công bố.

Số người có công trình công bố trên Tạp chí tính đến thời điểm 30/4/2007: là 08 cán bộ, chiếm 50% trong tổng số cán bộ, giảng viên của Khoa hiện có. Trong đó người có nhiều công trình công bố nhất là 35 bài.

Trên đây là số lượng tổng quát chung và sự phân tích kết quả công bố xét về thời gian, số lượng người tham gia. Những nhận xét liên quan đến phương diện này chúng tôi sẽ đề cập đến ở phần II trong bài tham luận này. Dưới đây chúng tôi phân tích kết quả công bố theo nội dung mà các công trình công bố đã đề cập tới.

+ Kết quả công bố các công trình – xét về phương diện nội dung.

Xét về nội dung, các công trình công bố không chỉ giải quyết các vấn đề khoa học, nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, công tác lưu trữ và công tác văn phòng mà còn đề cập đến các vấn đề của sử liệu học, lịch sử và tổ chức các cơ quan Nhà nước, ấn tín học, tiêu chuẩn hoá và các lĩnh vực khác như đào tạo, tuyển dụng công chức văn thư lưu trữ.

Cụ thể, trong số các bài đã công bố về:

- Công tác Văn thư: 11

- Công tác Lưu trữ: 57

- Công tác Văn phòng: 01

- Sử liệu học: 02

- Lịch sử và tổ chức cơ quan Nhà nước Việt Nam: 01

- Ấn tín học: 01

- Tiêu chuẩn hoá: 01

- Đào tạo sinh viên Đại học và tuyển dụng công chức Văn thư Lưu trữ: 12

Những số liệu cụ thể nêu trên giúp ta có được những nhận xét chung về các công trình công bố trên TCVTLTVN. Tuy nhiên để phát hiện được các hướng nghiên cứu chính mà các cán bộ, giảng viên của Khoa đã thực hiện thành công và những hướng nghiên cứu tuy xã hội đang cần song cán bộ, giảng viên của các khoa vì lý do nào đó chưa đầu tư nghiên cứu hoặc chưa công bố, chúng ta cần phân tích sâu hơn về các công trình đã công bố trên Tạp chí. Đó là sự phân tích căn cứ vào các bộ môn khoa học mà cán bộ, giảng viên trong khoa đang đảm nhiệm.

Trước hết chúng ta xem xét các công trình về công tác văn thư. Về công tác này có 11 bài, trong đó:

- Về lịch sử và tổ chức: 07

- Về những vấn đề cơ bản: 03

- Quản lý văn bản: 01

Tiếp đến là công tác lưu trữ. Đây là lĩnh vực có nhiều bài được công bố nhất; (57 bài) trong đó:

- Về lịch sử và tổ chức: 11

- Về những vấn đề cơ bản: 08

- Về phân loại: 04

- Về thu thập, bổ sung: 06

- Về xác định giá trị: 03

- Về bảo quản: 01

- Về tổ chức sử dụng: 03

- Về công bố: 19

- Về pháp luật: 02

Căn cứ vào kết quả phân tích trên đây, chúng tôi có một số nhận xét và kiến nghị dưới đây.

II. Những nhận xét và kiến nghị về các công trình công bố trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam.

2.1. Những nhận xét cơ bản về các công trình đã công bố:

+ Những ưu điểm nổi bật:

1/ Những công trình đã công bố cho thấy sự hợp tác giữa cán bộ, giảng viên trong Khoa và Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam là mối quan hệ hợp tác lâu bền đã trở thành truyền thống. Có thể nói nó là di sản quý báu trong mối quan hệ hợp tác của Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng được hình thành trong 40 năm xây dựng và phát triển Tạp chí Văn thư Lưu trữ Nhà nước nói riêng và với Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước nói chung. Quan hệ này khẳng định một nguyên lý cơ bản trong đào tạo bậc đại học nói chung và đào tạo bậc đại học văn thư lưu trữ nói riêng. Đó là nguyên lý: “Đào tạo luôn luôn đi đôi với nghiên cứu khoa học”. Nguyên lý này càng được khẳng định bởi tính chuyên sâu của các bài viết theo bộ môn khoa học mà các cán bộ, giảng viên được phân công giảng dạy trong Khoa. Tính chuyên sâu này càng về sau càng rõ nét.

2/ Công tác nghiên cứu khoa học bước đầu đã tập trung vào hai lĩnh vực cần ưu tiên :

Đó là lĩnh vực văn thư và lĩnh vực lưu trữ. Điều đó được khẳng định không chỉ bằng số lượng bài công bố (Văn thư: 11bài), (Lưu trữ: 57 bài) mà còn bằng kết quả giải quyết những vấn đề do nhu cầu thực tiễn của mỗi lĩnh vực đề ra. Điều đó khẳng định ý nghĩa thực tiễn cao của các công trình đã công bố. Đây thực sự là một đóng góp rất đáng ghi nhận của các công trình đã công bố. Từ các công trình đề cấp đến những các vấn đề có tính truyền thống, cơ bản và cả những công trình giải quyết những vấn đề rất cấp thiết mới nảy sinh hiện nay như: vấn đề tư nhân hoá, xã hội hoá lưu trữ, vấn đề quản lý tài liệu lưu trữ các doanh nghiệp trong quá trình cổ phần hóa, vấn đề công bố tài liệu lưu trữ.

3/ Một đóng góp rất nổi bật và thể hiện thế mạnh của khoa đó là có nhiều công trình nghiên cứu chuyên sâu về lịch sử công tác văn thư – lưu trữ. Các công trình này đã để lại dấu ấn đặc biệt cho độc giả của Tạp chí, cung cấp cho độc giả những thông tin rất bổ ích về những kinh nghiệm phong phú của ông cha ta trong công tác văn thư, lưu trữ trước đây, từ kinh nghiệm trong soạn thảo văn bản (công tác văn thư) cho đến kinh nghiệm xây kho lưu trữ (Tàng thư lâu – công tác lưu trữ).

4/ Các công trình công bố trên Tạp chí đã góp phần giúp Tạp chí Văn thư Lưu trữ nói riêng và ngành lưu trữ nói chung, giải quyết khá triệt để những vấn đề chuyên sâu như vấn đề phân loại tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lý luận trong công bố học và lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ tài liệu phim ảnh.

5/ Kết quả công bố các công trình đã khẳng định: Tạp chí Văn thư Lưu trữ thực sự là một diễn đàn khoa học để các cán bộ, giảng viên trong Khoa công bố, giới thiệu các kết quả nghiên cứu của mỗi người, giúp họ thể hiện được ý kiến, quan điểm, xu hướng của mình đồng thời góp phần tạo nên tư liệu khoa học, kiến thức chung, làm căn cứ học thuật không chỉ cho công tác đào tạo văn thư lưu trữ ở bậc đại học mà còn để giải quyết các vấn đề khoa học nghiệp vụ văn thư lưu trữ cũng như giải quyết vấn đề quản lý ngành văn thư lưu trữ Việt Nam, tuyên truyền, phổ biến về công tác văn thư lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ.

Trên đây là những ưu điểm cơ bản. Tuy nhiên sự phân tích về kết quả công bố các công trình cho thấy còn có những tồn tại cơ bản sau đây:

+ Những tồn tại chính

1/ Các công trình công bố chỉ tập trung vào một số cán bộ, giảng viên đã công tác lâu năm của Khoa, trong số đó có cán bộ đã nghỉ hưu. Trong khi đó số lượng cán bộ, giảng viên nói chung và giảng viên trẻ nói riêng hiện công tác trong Khoa đã chiếm 2/3 tổng cán bộ. Điều đó, phần nào nói lên tiềm năng nghiên cứu của Khoa song chưa được phát huy. Thực trạng này đặt ra không chỉ cho Khoa mà còn cho Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam một nhiệm vụ rất cấp thiết là tìm mọi biện pháp để không chỉ duy trì sự hợp tác truyền thống lâu bền đã có mà còn phát huy, nâng cao sự hợp tác đó lên tầm cao mới.

2. Sự hợp tác giữa Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam và các cán bộ, giảng viên trong Khoa còn mang tính tự phát, chưa mang tính chiến lược, chương trình kế hoạch được ký kết giữa Khoa và Tạp chí. Do đó, còn mang tính rời lẻ, thiếu tập trung các nguồn lực để giải quyết dứt điểm những vấn đề cơ bản mà công tác văn thư, lưu trữ và công tác văn phòng đề ra. Chính vì vậy, có lĩnh vực như: “công tác văn phòng”, “văn thư điện tử”, “công tác lưu trữ điện tử”; “bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ” … là những lĩnh vực có nhiều vấn đề cần giải quyết, song chưa được quan tâm để đầu tư nghiên cứu, công bố.

3. Các công trình công bố, trừ một số lĩnh vực như công bố học và công tác lưu trữ phim, ảnh, đều chưa được đầu tư một cách hệ thống, chưa đưa ra những đề xuất, kiến nghị có tính đột phá để có thể tạo nên một trường phái khoa học độc đáo khả dĩ dẫn đến sự trao đổi, tranh luận sôi nổi giúp Tạp chí thực sự trở thành một diễn đàn hấp dẫn các độc giả xa gần quan tâm theo dõi và tham gia.

2.2. KIẾN NGHỊ

2.2.1. Kiến nghị chung.

Để sự hợp tác truyền thống giữa Khoa và Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam không những được củng cố mà còn được nâng lên ở tầm cao mới, tránh nguy cơ suy giảm sự hợp tác nêu trên, đã đến lúc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn mà cụ thể là Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng và Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần có một chương trình, kế hoạch hợp tác chính thức. Chương trình, kế hoạch chính thức đó sẽ giúp cho Trường định hướng đúng công tác đào tạo nguồn nhân lực cũng như đầu tư hiệu quả cho những công tác nghiên cứu khoa học mà cán bộ, giảng viên trong Khoa thực hiện. Chương trình, kế hoạch đó giúp Trường thực hiện được nguyên lý “đào tạo luôn luôn đi đôi với nghiên cứu khoa học”, gắn kết giữa đào tạo lý luận với thực tiễn sinh động của cuộc sống để giúp cho sinh viên ra trường có thể đáp ứng được các yêu cầu mà thực tiễn đề ra. Về phía Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hợp tác theo chương trình kế hoạch nêu trên sẽ giúp cho Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam có thêm những nguồn lực để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.

2.2.2. Những kiến nghị cụ thể:

1) Do thực trạng là giảng viên trẻ trong Khoa có quá ít các công trình được công bố, cho nên Khoa cần có kế hoạch cụ thể để giao chỉ tiêu cho từng người, từng nhóm giảng viên trẻ nhằm lôi cuốn họ vào thực hiện các công trình nghiên cứu với mục đích không chỉ giải quyết các vấn đề khoa học, nghiệp vụ của bộ môn mà còn với mục đích công bố trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ. Kinh nghiệm này, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đã thực hiện: (giao chỉ tiêu kế hoạch năm cho từng đơn vị trong Cục: phải có công trình được đăng tải trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam).

2) Bên cạnh tiếp tục đầu tư nghiên cứu và công bố những công trình về các vấn đề lý luận của công tác văn thư lưu trữ, cần có kế hoạch đầu tư nghiên cứu các vấn đề mới có ý nghĩa thực tiễn cấp bách, các công trình đề cập đến thực trạng và giải pháp cải tiến công tác văn thư, lưu trữ và công tác văn phòng ở các tổ chức các cấp, các ngành trong nước.

3) Khoa cần đề nghị Trường cho phép đầu tư để thực hiện các công trình nghiên cứu, trong đó có sự ưu tiên cho các vấn đề khoa học nghiệp vụ như vấn đề về bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, về công tác văn thư điện tử, văn phòng điện tử, Chính phủ điện tử, công tác lưu trữ điện tử.

4) Trong xu thế hội nhập, Khoa cần có kế hoạch để đầu tư nghiên cứu công bố những công trình liên quan đến kinh nghiệm, thực tiễn xây dựng ban hành Pháp luật của các Chính phủ nước ngoài cũng như các quy định của các tổ chức Quốc tế có liên quan đến công tác văn thư lưu trữ, góp phần vào công cuộc cải cách nền hành chính Nhà nước hiện nay cũng như bảo tồn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ - với tư cách là di sản văn hoá của dân tộc và của toàn nhân loại.

5) Tăng cường nghiên cứu và công bố các công trình nghiên cứu về các bộ môn khoa học kế cận như: sử liệu học, ấn tín học, thông tin học và các bộ môn khác. Kiến thức về các bộ môn này, không những giúp Khoa nâng cao chất lượng đào tạo chuyên ngành văn thư, lưu trữ và công tác văn phòng mà còn giúp cho sinh viên ra trường được trang bị những kiến thức liên ngành để có thể giải quyết những nhiệm vụ, yêu cầu phức tạp của thực tiễn công tác.

2.3. KẾT LUẬN CHUNG.

Để kết thúc bản báo cáo tham luận này, chúng tôi xin trích dẫn lời nhận xét của PGS. TS Dương Văn Khảm nguyên Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ về các bài công bố trên Tạp chí VTLTVN: “Các bài của Tạp chí không những phục vụ trực tiếp cho những người đang làm trong ngành Lưu trữ, mà còn là tài liệu nghiên cứu quan trọng giúp đông đảo các học sinh, sinh viên, nghiên cứu sinh đang học tập, nghiên cứu trong các trường, lớp Văn thư, Lưu trữ, đặc biệt là phục vụ những học viên, những người viết khoá luận, làm luận văn tốt nghiệp, luận án tiến sĩ”. ⁽²⁾ Nhận xét này rất đúng với các công trình của cán bộ, giảng viên đã được công bố trên Tạp chí. Về phía Tạp chí VTLT có thể khẳng định thêm rằng, các công trình của cán bộ, giảng viên trong Khoa đã góp phần rất quan trọng để Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam thực hiện tốt chức năng cơ bản của ngành đó là nghiên cứu, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ và công tác văn phòng và là diễn đàn khoa học, trao đổi kinh nghiệm, thực tiễn lý luận, nghiệp vụ về văn thư, công tác lưu trữ và công tác văn phòng. Nhận xét và những kiến nghị nêu trên tuy còn có những hạn chế nhất định song hi vọng sẽ góp phần để định hướng đúng hơn, kịp thời hơn trong việc thực hiện công tác nghiên cứu khoa học đối với cán bộ giảng viên trong Khoa nhằm tăng cường hơn nữa sự hợp tác truyền thống bền vững giữa Khoa và Tạp chí trong những năm tới, thực hiện tốt hơn nguyên lý “đào tạo luôn luôn đi đôi với nghiên cứu khoa học”./.

⁽¹⁾. Trong báo cáo chỉ bàn về các công tác của cán bộ, giảng viên cơ bản hiện đang công tác tại Khoa và chỉ bàn về các công trình có tính chất nghiên cứu khoa học, tổng kết thực tiễn Văn thư – Lưu trữ trong và ngoài nước đã công bố trên Tạp chí tính đến tháng 4/2007.

^(2). Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 02/1999, tr. 03.