Hàng ngày chúng ta bận rất nhiều công việc, thậm chí có lúc không biết việc gì nên làm, việc gì không nên làm hay việc gì cần làm trước, việc gì làm sau. Cũng chừng ấy công việc nhưng có người làm tốt, có người lại không thể hoàn thành vì rất nhiều nguyên nhân, trong đó có nguyên nhân thiếu thời gian. Người hoàn thành tốt tất nhiên là người biết sắp xếp công việc của mình một cách hợp lý, khoa học; còn người không hoàn thành thì ngược lại. Như vậy, việc sắp xếp thời gian có ý nghĩa rất quan trọng không chỉ trong học tập mà còn cả trong cuộc sống của mỗi chúng ta. Tôi xin đưa ra một vài lời khuyên nhằm giúp bạn có cách tổ chức thời gian hiệu quả nhất.

A - Phân chia công việc hợp lý

+ Đặt ra cho mình những mục đích cụ thể

Sử dụng thời gian hiệu quả nhất không có nghĩa là bạn phải ép mình vào công việc suốt 24/24, mà đó là đạt được những kết quả cụ thể cho các kế hoạch, công việc mà bạn đã vạch sẵn, hay nói một cách đơn giản là bạn hoàn thành tất cả những gì đã đề ra.

Trước hết, bạn phải xác định rõ là bạn thực sự mong muốn điều gì cho cuộc sống sau này của mình. Hãy xây dựng cho mình những mục tiêu lâu dài để phấn đấu. Mục tiêu đó không thể chung chung mà phải rõ ràng. Bạn không thể làm được gì với một mục đích mơ hồ, thậm chí viển vông. Đồng thời với nó, bạn phải có những kế hoạch, những việc làm cụ thể để biến những mục đích đã đề ra thành hiện thực. Hãy nhớ rằng ngôi nhà lớn được xây nên chính từ những viên gạch nhỏ.

+ Việc cấp thiết và việc quan trọng, làm việc nào trước?

Một phương pháp để đánh giá xem bạn sử dụng quỹ thời gian như thế nào là dựa vào cách nhìn nhận của bạn về việc cấp thiết và việc quan trọng. Trên thực tế hai việc này hoàn toàn khác nhau. Nếu một việc không quá cấp thiết thì bạn có thể gác nó lại để giải quyết những công việc khác quan trọng hơn. Một khi bạn phân biệt được việc gì là cấp thiết cần giải quyết trước, việc gì là quan trọng cần sớm giải quyết, thì bạn dường như đã biết cách sắp xếp thời gian hiệu quả rồi đấy! Sau đây là những cách cụ thể cho bạn.

B - Một vài mẹo nhỏ giúp bạn sắp xếp thời gian hợp lý

1. Lựa chọn môi trường làm việc thích hợp

Chắc là bạn khó có thể tập trung vào công việc nếu như xung quanh ngổn ngang vô số thứ. Vậy thì tốt nhất bạn nên cất gọn những thứ không liên quan đến công việc bạn đang làm để có thể tập trung tối đa vào công việc đó. Hãy lựa chọn môi trường làm việc mà bạn cho là có hiệu quả nhất, ví dụ nếu bạn thích hợp với sự yên tĩnh thì thư viện là đúng là một nơi lý tưởng. Làm việc với một chút nhạc nhẹ nhàng cũng là một ý kiến hay.

2. Lựa chọn thời gian làm việc thích hợp

Một số người làm việc hiệu quả nhất vào lúc sáng sớm khi mới thức dậy. Một số khác lại quen làm việc vào buổi đêm, vừa yên tĩnh lại vừa có nhiều thời gian suy nghĩ. Cũng có một số người lại làm việc theo hứng, lúc nào thích thì làm, còn lúc nào không thích thì thôi. Tuy nhiên, cách làm việc này không phải là một ý kiến hay. Còn bạn, bạn làm việc hiệu quả nhất vào lúc nào? Hãy lên cho mình một thời gian biểu cụ thể, và quan trọng là bạn phải tuân thủ theo thời gian biểu đó một cách nghiêm túc.

3. Đừng dành quá nhiều thời gian vào một công việc

Bạn nên biết rằng khả năng tập trung của bộ não vào mỗi công việc chỉ kéo dài khoảng 20 phút đến một tiếng rưỡi. Thường thường sau một khoảng thời gian như thế chúng ta sẽ mất tập trung, và có xu hướng chuyển sang làm một việc khác. Như vậy việc bạn ngồi vài giờ đồng hồ để làm một việc gì đó không hẳn là có hiệu quả. Tốt nhất sau mỗi giờ làm việc bạn nên giải lao khoảng 5 phút, điều này sẽ giúp bạn lấy lại sự tập trung và hưng phấn như ban đầu. Hoặc một cách khác là cứ sau một giờ làm việc này bạn lại chuyển sang làm việc khác.

4. Tránh trì hoãn những công việc quan trọng

Nhiều khi bạn muốn từ bỏ một việc gì đó mà bạn cho là khó có thể tiếp tục. Đừng làm thế vì nó sẽ luôn làm bạn phải day dứt, thậm chí nó sẽ luôn ám ảnh bạn. Thường thì người ta không thoải mái lắm khi phải từ bỏ một việc gì, cho dù việc đó có khó đến đâu. Với những công việc quan trọng nhưng phức tạp như thế, bạn nên chia nhỏ nó ra thành nhiều phần, nhiều giai đoạn để dễ thực hiện hơn. Đồng thời, hãy lên một danh sách những việc lặt vặt khác cần thực hiện, bạn có thể hoàn thành chúng vào những khoảng thời gian trống hoặc những lúc rảnh rỗi.

5. Tránh để công việc bị gián đoạn

Một trong những phiền toái mà sinh viên, đặc biệt là sinh viên nội trú hay gặp phải là khi vừa ngồi vào bàn học thì có bạn đến chơi hoặc rủ đi chơi. Nếu là bạn, trong tình huống đó bạn sẽ xử lý như thế nào, tiếp tục học hay là sẽ đi gác việc học lại và đi chơi? Lời khuyên cho bạn là phải quyết đoán. Hãy nói với người bạn kia là bạn sẽ gặp họ ngay sau khi bạn học xong. Từ chối không phải là tội lỗi, nhất là trong hoàn cảnh này. Bạn cũng có thể treo ở cửa một tấm biển “Bận học, không tiếp khách” hoặc “Miễn làm phiền” và thông báo khi nào bạn rảnh rỗi. Buổi đi chơi của bạn sẽ thú vị hơn nếu như bạn không còn phải vướng bận về mấy bài tập chưa làm xong.

Có thể đọc đến đây bạn đã hiểu vì sao tôi lại nói rằng “một ngày có 48h”. Vâng, với cách sắp xếp thời gian hợp lý, khoa học, một ngày của bạn sẽ không chỉ có 24h mà là có 48h. Những gì bạn làm được trong một ngày cũng sẽ tăng gấp đôi, gấp ba. Và điều quan trọng nhất là bạn đã làm chủ được thời gian của chính mình!!!