Ch­ương II

QUẢN LÝ ĐOÀN VÀO

(Ban hành  theo Quyết định số 4632 /2008/QĐ-ĐHQGHN, ngày  25  / 8  /2008            

 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội)

Điều 3. Lập kế hoạch đoàn vào

1.      Ban Quan hệ Quốc tế là đầu mối phối hợp với Ban Kế hoạch – Tài chính, Văn phòng và các ban chức năng liên quan của ĐHQGHN có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị lập kế hoạch đoàn vào, tổng hợp kế hoạch của các đơn vị trình Giám đốc phê duyệt.

2.     Các đơn vị lập kế hoạch đón tiếp đoàn vào theo năm học, trình ĐHQGHN trước ngày 30 tháng 6 hàng năm.

Điều 4. Thủ tục đoàn vào

1.      Các đơn vị làm công văn xin phép ĐHQGHN cho đón tiếp các đoàn đã được duyệt theo kế hoạch đoàn vào và kể cả đoàn chư­a được duyệt (trong trường hợp này, cần giải trình cụ thể và rõ ràng nguồn kinh phí). Công văn xin phép ĐHQGHN cần nêu rõ các chi tiết:

-          Thông tin cần thiết để làm thủ tục visa cho người nước ngoài theo quy định;

-          Thời gian, mục đích, nội dung, chư­ơng trình làm việc của người nước ngoài tại Việt Nam; tổ chức, cá nhân đài thọ chi phí.

2.      Ban Quan hệ Quốc tế là đầu mối tiếp nhận, xử lý công văn xin phép đoàn vào. Thời hạn giải quyết là 07 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ.

Điều 5.  Thủ tục gia hạn thời gian công tác, học tập của người nư­ớc ngoài

1.      Người nước ngoài cần gia hạn thời gian công tác, học tập tại ĐHQGHN làm đơn trình bày mục đích xin gia hạn với đơn vị trực tiếp quản lý, đồng thời làm đơn xin gia hạn gửi Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh, Công an Thành phố Hà Nội (đối với các đối tượng do các đơn vị trực thuộc quản lý), hoặc Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, Bộ Công an (đối với các đối tượng do ĐHQGHN quản lý). Tùy từng trường hợp cụ thể, Ban Quan hệ Quốc tế có thể yêu cầu khách bổ sung giấy cam đoan thực hiện đúng nội dung, mục đích xin gia hạn.

2.      Đơn vị trực thuộc giải quyết thủ tục xin gia hạn của người nước ngoài do đơn vị mình quản lý và báo cáo ĐHQGHN (qua Ban Quan hệ Quốc tế).

3.      Ban Quan hệ Quốc tế giải quyết thủ tục xin gia hạn của người nước ngoài do ĐHQGHN quản lý. Thời hạn giải quyết là 07 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đủ hồ sơ.

Điều 6. Tiếp nhận sinh viên n­ước ngoài đến học tập tại ĐHQGHN

1.      Việc tiếp nhận sinh viên nước ngoài đến học hệ chính quy thực hiện theo quy định tuyển sinh và quy chế đào tạo của ĐHQGHN (Công văn số 278/ĐT ngày 20/10/2003 Hướng dẫn về việc xét tuyển người nước ngoài vào học tại ĐHQGHN).

2.      Việc tiếp nhận sinh viên nư­ớc ngoài đến thực tập, học khóa ngắn hạn do các đơn vị trực thuộc thực hiện.

3.      Thủ tục nhập cảnh, gia hạn thời gian học tập, nghiên cứu đối với sinh viên nư­ớc ngoài đến học tập tại ĐHQGHN thực hiện như­ Điều 4 và Điều 5 của Quy định này.

Điều 7. Đón tiếp và làm việc với các đoàn khách chính thức của ĐHQGHN

1.      Ban Quan hệ Quốc tế chịu trách nhiệm:

-           Dự trù và thanh quyết toán kinh phí đón tiếp khách;

-          Trao đổi thông tin, lập kế hoạch làm việc với khách;

-          Chuẩn bị nội dung làm việc (tài liệu, thông tin về đối tác; đề xuất hợp tác);

-          Chủ trì nghi lễ đón, tiễn khách;

-          Bố trí chỗ ở, đi lại, sinh hoạt cho khách;

-          Trình Giám đốc quyết định thành phần tham gia đón tiếp, làm việc với khách;

-          Mời các đơn vị liên quan tham gia đón tiếp, làm việc với khách theo yêu cầu của Giám đốc;

-          Bố trí phiên dịch làm việc với khách;

-          Ghi biên bản làm việc và tổng hợp nội dung làm việc thành bản ghi nhớ;

-          Đề xuất kế hoạch (nội dung, đơn vị/cá nhân chủ trì/tham gia, nguồn lực huy động, sản phẩm cần đạt, thời gian hoàn thành) triển khai các thỏa thuận theo nội dung làm việc để trình Giám đốc quyết định;

-          Đôn đốc, giám sát việc thực hiện các kế hoạch nói trên.

2.  Văn phòng phối hợp với các ban, các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm:

-          Bố trí lịch của Ban Giám đốc;

-          Mời báo chí, truyền hình (nếu cần);

-          Chuẩn bị phòng họp, trang thiết bị, trang trí (tiêu đề hội đàm, cờ, khẩu hiệu trong và ngoài phòng họp, biển tên, biển thông báo) và lễ tân trong phòng họp.

3.      Bản tin ĐHQGHN, Ban Chính trị và Công tác Học sinh - Sinh viên chịu trách nhiệm thu thập, tổng hợp, lưu giữ thông tin và đưa tin về buổi làm việc với khách, sau đó chuyển tài liệu và thông tin cho Trung tâm Thông tin Thư viện lưu trữ.

4.      Các đơn vị liên quan có trách nhiệm cử cán bộ tham gia đón tiếp và làm việc với khách đúng thành phần theo triệu tập của Giám đốc ĐHQGHN.

Điều 8. Đón tiếp và làm việc với các đoàn khách của đơn vị trực thuộc

1.      Đối với đoàn khách làm việc trực tiếp với đơn vị trực thuộc, thủ trưởng đơn vị thực hiện các quy định về quản lý nhập, xuất cảnh đối với khách nước ngoài và chịu trách nhiệm  trước Giám đốc ĐHQGHN về nội dung các buổi tiếp khách.

2.      Đối với đoàn khách của đơn vị có nhu cầu đề nghị lãnh đạo ĐHQGHN tiếp, đơn vị gửi báo cáo chi tiết các vấn đề liên quan ít nhất 05 ngày làm việc trước thời điểm dự kiến tiếp khách. Ban Quan hệ Quốc tế chịu trách nhiệm thẩm định mục đích, nội dung, thành phần trình Giám đốc.

3.      Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm quản lý khách nư­ớc ngoài trong thời gian khách công tác tại Việt Nam.

Điều 9. Tổ chức tham quan, khảo sát

1.      Ban Quan hệ Quốc tế chịu trách nhiệm tổ chức tham quan, khảo sát cho khách của ĐHQGHN khi có yêu cầu.

2.      Thủ tr­ưởng đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm trước Giám đốc ĐHQGHN về việc tham quan, khảo sát của khách thuộc đơn vị mình quản lý.

3.      Đảm bảo các quy định về bảo vệ bí mật quốc gia và các quy định khác của Nhà nước và địa phương khi tổ chức tham quan, khảo sát cho khách.

Điều 10. Tổ chức chiêu đãi, quà tặng

1.      Đối với các đoàn khách của ĐHQGHN, Ban Quan hệ Quốc tế chủ trì, phối hợp với Văn phòng báo cáo Giám đốc về tổ chức chiêu đãi, tặng quà cho khách.

2.      Đối với khách của các đơn vị, thủ tr­ưởng đơn vị chịu trách nhiệm chủ trì đón khách, tổ chức chiêu đãi, tặng quà cho khách.

3.      Việc tổ chức chiêu đãi và tặng quà thực hiện theo các quy định của Nhà nước.

Điều 11. Thẩm quyền tổ chức tiếp khách        

1.      Lãnh đạo ĐHQGHN tiếp các đoàn cấp tư­ơng đ­ương và các đoàn do Chính phủ, các bộ/ngành yêu cầu.

2.      Lãnh đạo các đơn vị tiếp các đoàn cấp tư­ơng đư­ơng, các đoàn trong phạm vi dự án, chương trình hợp tác của đơn vị mình và theo nhiệm vụ đã đ­ược Giám đốc ĐHQGHN phân công.

Điều 12. Chế độ tài chính

          Chi phí cho mọi hoạt động hợp tác quốc tế phải được thực hiện theo  đúng quy định  của Nhà nư­ớc.

Điều 13. Khen thư­ởng tổ chức, cá nhân ng­ười n­ước ngoài có đóng góp xuất sắc cho sự nghiệp xây dựng và phát triển ĐHQGHN

1.      Đối với những tập thể, cá nhân người n­ước ngoài có thành tích, đóng góp quan trọng trong hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, góp phần nâng cao uy tín, vị thế của ĐHQGHN, căn cứ vào thành tích đạt đ­ược có thể đề nghị khen thưởng:

-          Cấp Nhà n­ước: Huân chư­ơng, Huy chư­ơng Hữu nghị, Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp giáo dục”, Bằng khen của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

-          Cấp ĐHQGHN: Bằng Giáo sư­ Danh dự, Bằng Tiến sĩ Danh dự, Kỷ niệm  chương “Vì sự nghiệp phát triển ĐHQGHN”.

2.      Các đơn vị trực tiếp quản lý hoặc có quan hệ hợp tác trực tiếp với các tổ chức, cá nhân có đủ tiêu chuẩn làm công văn gửi ĐHQGHN đề nghị khen th­ưởng kèm theo hồ sơ theo quy định hiện hành.

3.      Ban Chính trị và Công tác Học sinh - Sinh viên chủ trì, phối hợp với Ban Quan hệ Quốc tế xử lý công văn, hồ sơ; báo cáo Giám đốc ĐHQGHN và phối hợp với các đơn vị liên quan để hoàn thiện các thủ tục đề nghị cấp có thẩm quyền khen th­ưởng.

4.      Ban Quan hệ Quốc tế chủ trì, phối hợp với Ban Chính trị và Công tác Học sinh - Sinh viên, các đơn vị liên quan tổ chức lễ trao tặng danh hiệu phù hợp với lễ nghi và quy định của Nhà nước, của ĐHQGHN.