a.      Các văn bản và tài liệu cần thiết để phê duyệt dự án:

            Bản dự án sản xuất thử- thử nghiệm.

            Kết luận của Hội đồng Khoa học chuyên ngành ĐHQG về yêu cầu, nội dung và khả năng thực hiện dự án. 

            - Bản sao các loại hợp đồng đã ký giữa cơ quan chủ trì dự án và các đơn vị đặt hàng hoặc các đơn vị phối hợp.

            - Các văn bản sản xuất dự án thử  - thử nghiệm đã được thủ trưởng đơn vị phê duyệt .

            b. Việc phê duyệt và ký hợp đồng dự án khoa học - công nghệ:

            - Đối với dự án sản xuất thử - thử nghiệm cấp Nhà nước, Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường trực tiếp xét duyệt trên cơ sở kết luận của Hội đồng Khoa học Công nghệ chuyên ngành cấp Nhà nước.

            - Đối với dự án sản xuất thử - thử nghiệm cấp ĐHQG, việc xét duyệt và cấp vốn hỗ trợ thực hiện dự án sẽ do Hội đồng Khoa học Công nghệ chuyên ngành của ĐHQG xét duyệt . Đình kỳ mỗi năm xét duyệt 2 lần vào đầu năm - giữa năm.

            c- Sau khi dự án sản xuất thử - thử nghiệm được phê duyệt sẽ được đưa vào kế hoạch Khoa học - Công nghệ hàng năm của Nhà nước và của ĐHQGHN. ĐHQGHN sẽ giao cho các đơn vị thực hiện bằng hình thức ký kết hợp đồng giữa Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường với cơ quan chủ trì dự án (đối với dự án cấp Nhà nước) hoặc giữa Ban Khoa học - Công nghệ của ĐHQGHN với các đơn vị chủ trì dự án (đối với dự án cấp ĐHQG).

            d- Việc kiểm tra, đánh giá, nghiệm thu các dự án được thực hiện theo quy định hiện hành đối với các chương trình, để tài nghiên cứu khoa học - công nghệ.

            III. QUẢN LÝ VỐN CÁC DỰ ÁN

            1. Nguồn vốn cấp cho các dự án được huy động từ:

            - Vốn ngân sách Nhà nước (không quá 30% tổng số vốn đầu tư thực hiện dự án).

            - Vốn tự có

            - Vốn liên doanh liên kết.

            2. Nguồn vốn do ngân sách Nhà nước hỗ trợ cho các dự án phải thực hiện đúng theo các mục đích sau:

            - Đáp ứng được nhu cầu kinh tế - xã hội.

            - Phục vụ cho việc giảng dạy và học tập.

            - Thay thế hoặc giảm nhập khẩu, tăng xuất khẩu.

            - Giảm tiêu hao nguyên vật liệu, năng lượng, tăng chất lượng sản phẩm.

            - Tạo thêm việc.

            3. Việc thu hồi vốn Nhà nước  hỗ trợ để thực hiện dự án sản xuất thử nghiệm - thử nghiệm là 30 ngày kể từ sau khi nghiệm thu dự án với tỷ lệ thu hồi tối thiểu là 80% tổng số vốn ngân sách Nhà nước hỗ trợ. Tỷ lệ thu hồi cụ thể sẽ phải được xác định trong từng hợp đồng và phải có đủ căn cứ thực tiễn và pháp lý.

           4. Việc miễn giảm tỷ lệ thu hồi kinh phí hỗ trợ so với hpợ đồng đã ký, chỉ được xem xét trong trường hợp có rủi ro bất ngờ và có công văn của cơ sở và được Hội đồng nghiệm thu đề nghị.

            Thuyết minh và hướng dẫn

            DỰ ÁN SẢN XUẤT THỬ - THỬ NGHIỆM CẤP ĐHQGHN

            I. Thuyết minh dự án sản xuất thử - thử nghiệm cấp ĐHQGHN:

            1. Tên dự án: (ngắn, gọn, rõ ràng):                              Người chủ trì:

            2. Xuất xứ của dự án:

            (các dự án được triển khai phải xuất phát từ kết quả nghiên cứu của một đề tài khoa học công nghệ (KHCN), hoặc một hợp đồng KHCN đã được đánh giá, nghiệm thu tại cấp quản lý tương đương)

            3. Cơ quan chủ trì thực hiện và cơ quan tham gia phối hợp chính.

            4. Thời gian thực hiện dự án (từ 12 đến 18 tháng)

            5. Mục tiêu của dự án:

            (nêu ý nghĩa khoa học, tính mới mẻ của sản phẩm, trình độ KHCN, chất lượng sản phẩm, hiệu quả kinh tế xã hội của sản phẩm và khả năng chấp nhận của người sử dụng)

            6. Nội dung dự án:

            (Giới thiệu tóm tắt các nội dung chủ yếu, làm rõ việc cần nghiên cứu hoàn thiện công nghệ tiếp theo để nắm vững công nghệ).

            7. Phân tích thị trường:

            (Việc đề xuất thực hiện dự án phải xuất phát từ nhu cầu thực tế của thị trường vàđảm bảo tiêu thụ được snả phẩm tạo ra).

            8. Hiệu quả kinh tế - xã hội đạt được của dự án:

             Cần nêu rõ và định lượng về các mặt:

            - Phục vụ giáo dục và đào tạo

            - Tiết kiệm nguyên vật liệu, năng lượng

            - Tạo thêm việc làm

            - Tăng cường khả năng xuất khẩu, giảm nhập khẩu

            - Tỷ xuất sinh lợi của một đồng vốn đầu tư

            - Hiệu quả triển vọng khi áp dụng ở quy mô rộng hơn sau khi kết thúcc dự án

            - Cải thiện và bảo vệ được môi trường và điều kiện lao động.

            9. Dự toán tổng kinh phí thực hiện dự án:

            - Vốn từ cơ sở sản xuất.

            - Nguồn ngân sách khoa học của Nhà nước.

            - Vốn tự có.

            - Vốn tín dụng.

            - Vốn huy động các cơ quan tham gia thực hiện dự án.

            Trong tổng kinh phí thực hiện dự án, kinh phí từ nguồn ngân sách Nhà nước chỉ hỗ trợ không quá 30% tổng kinh phí đó, tập trung hoàn thiện công nghệ là chính.

            10. Thu hồi kinh phí:

            (Nói chung sẽ thu hồi lại toàn bộ phần vồn hỗ trợ từ ngân sách Nhà nước sau khi nghiệm thu dự án, chậm nhất 60 ngày sau khi nghiệm thu).

            11. Cơ sở áp dụng:

            (Nêu những nơi tiêu thụ sản phẩm hoặc kèm theo những hợp đồng đã ký....)

            12. Quy trình lập và thực hiện dự án:

Sau khi được ĐHQGHN duyệt danh mục, chủ trì dự án phải bảo vệ trước  Hội đồng KHCN cấp ĐHQGHN về nội dung khoa học, hiệu quả kinh tế và khả năng thực thi của dự án.

Sau khi bảo vệ thành công dự án, ĐHQGHN sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với các đơn vị chủ trì dự án và cấp kinh phí triển khai.

II. Quy trình nghiệm thu dự án sản xuất thử - thử nghiệm cấp ĐHQGHN:

1. Chủ trì dự án nộp báo cáo kết quả thực hiện dự án sản xuất thử - thử nghiệm, nội dung báo cáo căn cứ vào hợp đồng hai bên đã ký (có công văn của cơ quan chủ quản).

2. Dự kiến danh sách Hội đồng (thành phần trong Hội đồng cần có 1/3 là những người cơ quan ngoài đơn vị).

3. ĐHQGHN ra quyết định thành lập Hội đồng ngiệm thu.

4. Tổ chức nghiệm thu có các thành phần ngoài Hội đồng.

- Đại diện cơ sở.

- Đại diện ban Khoa học – Công nghệ, địa diện Ban Kế hoạch - Tài chính ĐHQGHN

- Các đại diện có liên quan đến dự án (nếu cần).

5. Cách tổ chức nghiệm thu:

- Chủ trì báo cáo.

- Phản biện (1-2 phản biện).

- Các thành viên hội đồng, đại biểu dự hỏi và trao đổi (không trao đổi về việc giảm kinh phí thu hồi).

- Trường hợp dự án gặp rủi ro, Hội đồng trao đổi để rõ nguyên nhân và mức độ.

6. Hội đồng đánh giá và kết luận:

- Mức độ hoàn thành dự án theo các điểm đã ghi trong hợp đồng nghiên cứu triển khai và phát triển công nghệ và nội dung bản thuyết minh dự án sản xuất thử - thử nghiệm.

- Triển vọng của dự án sau khi nghiệm thu.

- Đề nghị.