Đến khi thực dân Pháp xâm lược Đông Dương và đô hộ Việt Nam, gần một thế kỷ (1858-1945) trên vùng lãnh thổ này, sự nghiệp lưu trữ và thư viện cũng có một số hoạt động đáng chú ý như Toàn quyền Đông Dương ra nghị định ngày 29 -11-1917 thành lập Nha lưu trữ và Thư viện Đông Dương thuộc Phủ Toàn quyền; Nghị định ngày 26-12-1918 quy định cụ thể về tổ chức và hoạt động của Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương, trong đó có việc thành lập 5 kho lưu trữ ở Đông Dương thuộc Pháp tại Hà Nội, Huế, Sài Gòn, Nam Vang (ở Cao Miên), Vạn Tượng (ở Lào). Tuy nhiên, đến trước Cách mạng Tháng 8 năm 1945 chỉ có 4 Kho Lưu trữ được thành lập là các kho lưu trữ Hà Nội, Huế, Sài Gòn và Nam Vang.

Khi thực dân Pháp trở lại xâm lược nước ta, cuộc kháng chiến toàn quốc bùng nổ, cả dân tộc lại bước vào cuộc trường kỳ kháng chiến 9 năm (1946-1954) để bảo vệ Tổ quốc. Năm 1954, Hiệp định Giơnevơ được ký kết, hoà bình lập lại trên miền Bắc. Từ đây trở đi, Đảng và Nhà nước có điều kiện quan tâm hơn đến sự nghiệp xây dựng và phát triển công tác lưu trữ. Đó là tiền đề quan trọng để triển khai và mở rộng công tác đào tạo đại học nói chung và đại học lưu trữ nói riêng.

Bản báo cáo này đề cập 3 vấn đề chính sau đây:

1 - Đào tạo đại học lưu trữ - chặng đường 40 năm.

2 - Chương trình đào tạo qua từng giai đoạn lịch sử phát triển (từ 1967 đến nay).

3 - Về hình thức tổ chức đào tạo.

1 - Đào tạo đại học lưu trữ - chặng đường 40 năm.

Giữa những năm 60 của thế kỷ XX, khi cuộc chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ đã mở rộng ra khắp miền Bắc, các trường học, cơ quan, xí nghiệp đều phải sơ tán khỏi thành phố, thị xã về nông thôn, miền núi tiếp tục học tập, công tác, lao động sản xuất để cung cấp sức người, sức của cho cuộc đấu tranh giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước. Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội sơ tán về các xã Vạn Thọ, Lục Ba, Văn Yên, Ký Phú huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên để tiếp tục đào tạo cán bộ có trình độ đại học cho đất nước không chỉ trực tiếp phục vụ cho cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước mà còn chuẩn bị lực lượng cán bộ cho sự nghiệp xây dựng Tổ quốc khi hòa bình lập lại trên đất nước ta.

Trong bối cảnh đó, được sự uỷ quyền của Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, lãnh đạo Khoa Lịch sử đã cùng lãnh đạo Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng và Vụ Bảo tồn, Bảo tàng Bộ Văn hoá nhiều lần bàn bạc, trao đổi và nhất trí đề nghị cấp trên cho phép mở hệ đào tạo bậc đại học về Lưu trữ học và Bảo tồn bảo tàng học ở nước ta ⁽¹⁾. Đề nghị này đã được Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp lúc đó chấp thuận bằng văn bản số 733/KH ngày 17-5-1967; đồng ý để Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội mở hai chuyên ngành Lưu trữ học và Bảo tồn bảo tàng học nằm trong Khoa Lịch sử bắt đầu từ năm học 1967-1968 ⁽²⁾.

Vấn đề đầu tiên và cũng là công việc khó khăn nhất là chuẩn bị đội ngũ cán bộ giảng dạy để xây dựng Bộ môn Lưu trữ học. Vấn đề này đã được lãnh đạo Khoa Lịch sử hết sức quan tâm và có sự phối hợp, giúp đỡ rất hiệu quả của lãnh đạo Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng. Cụ thể là từ năm học 1966-1967, Khoa Lịch sử cử 3 sinh viên năm thứ 4 là Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, Lê Văn In và năm học 1967-1968 Khoa tiếp tục cử 3 sinh viên năm thứ 4 là Vương Đình Quyền, Nguyễn Minh Phương, Phan Đình Nham sang Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng lúc bấy giờ sơ tán tại ATK (huyện Sơn Dương tỉnh Tuyên Quang) học tập, nghiên cứu và được phân công về sinh hoạt tại Phòng Chế độ nghiệp vụ của Cục. Nhiệm vụ của các sinh viên là nghe các cán bộ của Cục (ông Vũ Dương Hoan, Trần Văn Khuông, Nguyễn Xuân Nung, Đỗ Ngọc Phác, Bùi Quang Hoan, Võ Văn Sáu, Phạm Thân, Nguyễn Thị Hiếu, Nguyễn Xuân Tranh,...) thuyết trình về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, sau đó thảo luận, seminar và nghiên cứu tài liệu lý luận, khảo sát thực tế tài liệu lưu trữ mà các bộ, ngành trung ương sơ tán tại ATK và thực tập thực tế ở một vài địa phương. Cuối cùng mỗi sinh viên phải viết luận văn tốt nghiệp về bảo vệ tại Khoa Lịch sử ở xã Vạn Thọ huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên. 5 trong số 6 sinh viên nói trên được giữ lại làm cán bộ giảng dạy và xây dựng Bộ môn Lưu trữ học là Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm (1967) và Vương Đình Quyền, Nguyễn Minh Phương, Phan Đình Nham (1968) do thầy Kiều Xuân Bá, Phó Chủ nhiệm Khoa Lịch sử trực tiếp phụ trách, anh Nguyễn Văn Thâm làm thư ký Bộ môn. Từ năm học 1970-1971, anh Vương Đình Quyền được cử làm Tổ trưởng Bộ môn. Năm 1991, 3 trong số 5 cán bộ đầu tiên của Bộ môn được Hội đồng chức danh khoa học Nhà nước phong hàm Phó giáo sư là Nguyễn Văn Thâm, Nguyễn Văn Hàm và Vương Đình Quyền.

Bốn mươi năm từ Bộ môn Lưu trữ học đến Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng hiện nay, đội ngũ cán bộ giảng dạy đã được tăng cường cả về số lượng và chất lượng. Hiện tại Khoa có 16 cán bộ cơ hữu gồm 3 Phó giáo sư, 2 Tiến sĩ, 7 Thạc sĩ, 5 giảng viên kiêm nhiệm (4 PGS, 1 TS) và hàng chục GS, PGS, TS là cộng tác viên thường xuyên tham gia vào quá trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học của Khoa.

Với tư cách là một chuyên ngành của Khoa Lịch sử, mỗi năm Bộ môn Lưu trữ học được giao khoảng 10-15 sinh viên năm thứ 4 để đào tạo chuyên sâu về lưu trữ học. Những sinh viên này sau khi tốt nghiệp được cấp bằng cử nhân chuyên ngành Lưu trữ-lịch sử. Khóa sinh viên chuyên ngành Lưu trữ-lịch sử tốt nghiệp ra trường đầu tiên vào năm 1971 do Bộ môn đào tạo với sự hỗ trợ tích cực của cán bộ Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng đã được các bộ, ngành ở trung ương và Uỷ ban hành chính tỉnh tiếp nhận về làm việc ngay sau khi tốt nghiệp. Và cũng từ đó, mỗi năm học có khoảng 15 sinh viên, năm cao nhất là 26 sinh viên chuyên ngành lưu trữ-lịch sử được đào tạo ở Khoa Lịch sử cung cấp cho các cơ quan trung ương và địa phương. Từ năm 1996, khi Bộ môn Lưu trữ học được phát triển thành Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (Quyết định số 343/TCCB ngày 20-6-1996 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội) thì số lượng sinh viên chính quy được tuyển hàng năm là 80 và khoảng từ 80-100 sinh viên hệ tại chức. Bình quân mỗi năm có khoảng 150 sinh viên các hệ đào tạo tốt nghiệp ra trường làm công tác văn thư-hành chính, công tác lưu trữ, quản trị văn phòng ở hầu hết các cơ quan trung ương, địa phương, các doanh nghiệp nhà nước và phi nhà nước. Họ là lực lượng hết sức cần thiết cho sự nghiệp cải cách nền hành chính nhà nước, công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.

Về công tác đào tạo sau đại học cũng đã được phối hợp với Khoa Lịch sử triển khai từ năm học 1994-1995 theo các mã ngành Biên soạn lịch sử và sử liệu học, Lưu trữ học và Tư liệu học.

Năm 1998 Khoa Lưu trữ học và QTVP chính thức được Bộ Giáo dục và Đào tạo giao nhiệm vụ đào tạo cao học chuyên ngành Lưu trữ học và Tư liệu học (Quyết định số 193/QĐ-BGD-ĐT-SĐH ngày 3-2-1998). Đến nay, 3 nghiên cứu sinh đã bảo vệ thành công luận án Tiến sĩ theo mã ngành Biên soạn lịch sử và Sử liệu học: 50311, 50 học viên cao học đã nhận bằng Thạc sĩ (trong đó có 2 cán bộ Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng CHDCND Lào). Những cán bộ này thực sự là lực lượng nòng cốt trong lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ ở nước ta. Với kiến thức chuyên sâu đã được học ở trong Trường và không ngừng rèn luyện, phấn đấu trong thực tế công tác, nhiều người đã được giao trách nhiệm lãnh đạo, quản lý Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; Văn phòng UBND và trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; phòng văn thư - lưu trữ các bộ, ngành; lãnh đạo các trường Cao đẳng, Trung học Văn thư - Lưu trữ ở nước ta. Dù ở cương vị nào, học cũng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Song song với nhiệm vụ đào tạo đại học và sau đại học, công tác đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn cho cán bộ công chức, viên chức ở các cơ quan trung ương và địa phương cũng được Khoa triển khai từ nhiều năm nay. Với phương thức đào tạo, bồi dưỡng này đã giúp cho nhiều công chức, viên chức hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ được giao.

Đào tạo đại học và sau đại học gắn bó chặt chẽ với nghiên cứu khoa học. Đây là hai mặt của một vấn đề. Cho nên kể từ khi còn là Bộ môn Lưu trữ học thuộc Khoa Lịch sử đến khi trở thành Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, nghiên cứu khoa học luôn luôn được xác định là phục vụ và nâng cao chất lượng đào tạo. Do đó nhiều cán bộ của Khoa đã chủ trì các đề tài khoa học cấp bộ, ngành, cấp Đại học quốc gia, cấp trường; tham gia nhiều đề tài khoa học cấp nhà nước, viết báo cáo tham gia nhiều Hội thảo khoa học mang tính toàn quốc vào các năm 1997, 2001, 2004. Đặc biệt các cán bộ của Khoa đã công bố gần 200 bài nghiên cứu trên các tạp chí như: Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Nghiên cứu lịch sử, Lịch sử Đảng, Lịch sử quân sự, Xưa và Nay, Quản lý nhà nước, Tổ chức nhà nước, Tạp chí khoa học Đại học Tổng hợp Hà Nội, Đại học Quốc gia Hà Nội, Dấu ấn thời gian...Nhân dịp 100 năm ngày truyền thống Đại học Đông Dương - Đại học quốc gia Hà Nội (1906-2006), 3 cán bộ của Khoa đã viết bài tham gia Hội thảo và được in trong cuốn "100 năm nghiên cứu và đào tạo các ngành khoa học Xã hội và Nhân văn ở Việt Nam", NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2006.

Có thể nói, đào tạo đại học lưu trữ ở Việt Nam khởi đầu cách đây vừa tròn 40 năm trong điều kiện đất nước đang có chiến tranh vô cùng gian khổ và ác liệt. Nhưng với sự quan tâm chỉ đạo sát sao của lãnh đạo Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội mà trực tiếp là lãnh đạo Khoa Lịch sử, sự giúp đỡ, hỗ trợ có hiệu quả của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, Phòng Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng và nhiều cơ quan trung ương và địa phương, Bộ môn Lưu trữ học trước đây, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng hiện nay đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Lớp cán bộ giảng dạy đầu tiên của Bộ môn Lưu trữ học đã trưởng thành: 1 người được phong hàm Giáo sư, 3 người là Phó giáo sư, 1 người là Tiến sĩ. Ba người được Chủ tịch nước trao tặng huân chương Lao động hạng 3 và danh hiệu Nhà giáo Ưu tú. Những lớp cán bộ giảng dạy được bổ sung sau này của Khoa (2 PGS, 2 TS, 7 Ths) cùng với lớp cán bộ trước trở thành lực lượng nòng cốt trong sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng hiện nay.

2 - Chương trình đào tạo qua từng giai đoạn lịch sử phát triển (từ năm 1967 đến nay).

Kể từ khi đào tạo đại học Lưu trữ ở Việt Nam (1967) đến nay, có thể khái quát thành mấy giai đoạn chính sau đây:

2.1 Giai đoạn đào tạo theo cấu trúc chương trình 3 + 1 (từ năm 1967 đến đầu những năm 1980).

Cấu trúc chương trình 3 + 1 (tức là 3 năm đầu sinh viên học chung với các chuyên ngành khác của khoa Lịch sử, 1 năm học chuyên ngành) là giai đoạn đầu tiên đào tạo đại học lưu trữ ở Việt Nam, kéo dài khoảng 15, 16 năm. Trong khoảng thời gian này, Lưu trữ học chỉ là một chuyên ngành như các chuyên ngành khác của khoa Lịch sử. 3 năm đầu tất cả mọi sinh viên đều học chung các khối kiến thức:

+ Khối kiến thức cơ bản và công cụ như: Triết học, Kinh tế chính trị học, CNXHKH, Lô-gích học, Ngoại ngữ (học 2 năm đầu), Thể dục thể thao, Quân sự...

+ Khối kiến thức lịch sử và khoa học có liên quan: Lịch sử Việt Nam, Lịch sử thế giới từ cổ đại đến hiện đại, Khảo cổ học, Dân tộc học (có thực tập điền dã), Lịch sử Đảng, Phương pháp luận sử học,...

Năm thứ 4, sinh viên được phân chia cho các chuyên ngành. Đối với chuyên ngành Lưu trữ học, mục tiêu cụ thể được xác định là: Đào tạo những người có trình độ đại học về lưu trữ học trên nền tảng kiến thức chung của Khoa học lịch sử để khi ra trường họ có thể làm việc tại các phòng, kho lưu trữ, hoặc làm công tác văn thư hành chính tại các cơ quan trung ương và địa phương, hoặc cũng có thể tham gia vào công tác nghiên cứu về Khoa học lịch sử.

Với thời gian đào tạo chuyên ngành chỉ trong một năm học và mục tiêu được xác định như trên, do vậy các môn học cũng chỉ tập trung vào 2 lĩnh vực chính là văn thư hành chính và lưu trữ học. Cụ thể là:

+ Các nội dung liên quan đến công tác công văn, giấy tờ giảng dạy từ 90 - 120 tiết.

+ Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ (chưa tách thành các môn học riêng như ngày nay) giảng từ 150 - 180 tiết.

+ Công tác lưu trữ các loại tài liệu đặc thù (tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật, tài liệu lưu trữ ảnh, phim điện ảnh và ghi âm) giảng từ 75 tiết đến 90 tiết.

+ Lịch sử và tổ chức các cơ quan nhà nước giảng từ 30 tiết đến 45 tiết.

+ Lich sử lưu trữ Việt Nam và nước ngoài giảng từ 30 đến 45 tiết.

+ Công bố học giảng 30 tiết.

+ Các môn khoa học bổ trợ khác (Thư viện học, Bảo tàng học đại cương, Sử liệu học...) khoảng 90 tiết.

Như vậy theo cấu trúc của chương trình chuyên ngành chỉ có 1 năm, tổng số tiết giảng cho chuyên ngành khoảng từ 500 đến 550 tiết. Cộng với thực tập thực tế viết báo cáo tốt nghiệp hoặc thi tốt nghiệp 3 môn khoảng từ 12 đến 14 tuần lễ.

Sinh viên tốt nghiệp được nhận bằng cử nhân Khoa học lịch sử - chuyên ngành Lưu trữ học.

2.2 Giai đoạn đào tạo theo cấu trúc chương trình 2,5 + 1,5 (từ đầu những năm 80 đến đầu những năm 90).

Mục tiêu đào tạo ở giai đoạn này về cơ bản không có sự thay đổi gì lớn, nhưng quỹ thời gian để đào tạo chuyên ngành được kéo dài thêm một học kỳ. Hai năm rưỡi ( 5 học kỳ đầu) chủ yếu sinh viên vẫn học chung với các chuyên ngành khác của khoa Lịch sử. Khối kiến thức các môn học thuộc khoa học lịch sử vẫn được coi là chủ yếu cùng với khối kiến thức cơ bản và công cụ (triết học, kinh tế chính trị học, CNXHKH,...)

Do thời gian được tăng thêm (1 học kỳ), cho nên có điều kiện điều chỉnh và bổ sung một số môn học mới đáp ứng vơi yêu cầu công việc ở các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các doanh nghiệp...Chẳng hạn như các môn: Lịch sử nhà nước và pháp luật Việt Nam (5 ĐVHT) (mở rộng từ môn lịch sử và tổ chức các cơ quan nhà nước đã có từ khóa đầu), Lịch sử văn bản và công tác văn thư ở Việt Nam (2 ĐVHT), Công tác Văn thư - Lưu trữ các cơ quan Đảng Cộng sản Việt Nam (1 ĐVHT), Lích sử văn hoá Việt Nam truyền thống (2 ĐVHT), Phương pháp luận sử học (2 ĐVHT), Tâm lý học trong quản lý (3 ĐVHT), Tin học (3 ĐVHT)...

Sinh viên học theo nội dung của chương trình này cũng phải thực tập 2 đợt:

+ Đợt 1 vào cuối năm thứ 3 thực tập chủ yếu về công tác công văn giấy tờ, thời gian từ 4 - 6 tuần lễ.

+ Đợt 2 vào học kỳ 2 năm thứ 4, thực tập chủ yếu về công tác lưu trữ thời gian từ 8 - 10 tuần, sau đó là viết khoá luận tốt nghiệp hoặc ôn thi tốt nghiệp 3 môn:

- Lịch sử Việt Nam (từ cổ đại đến hiện đại)

- Công tác văn thư (bao gồm hệ thống văn bản quản lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác tổ chức quản lý văn bản của cơ quan).

- Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ.

Sinh viên tốt nghiệp được nhận bằng cử nhân Khoa học lịch sử - chuyên ngành Lưu trữ - Lịch sử.

2.3 Giai đoạn đào tạo theo cấu trúc chương trình 1,5 + 2,5 (từ năm học 1994 - 1995 trở đi).

Như mọi người đều biết, từ cuố năm 1993 Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện một bước cải cách đào tạo bậc đại học theo 2 giai đoạn:

+ Gia đoạn 1 đào tạo đại học đại cương (3 học kỳ)

+ Giai đoạn 2 đào tạo đại học chuyên ngành (5 học kỳ).

Khối lượng kiên thức tối thiểu của từng giai đoạn đào tạo đại học đã được Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành tại Quyết định số 2677/GD-ĐT ngày 03-12-1993, trong đó quy định khối lượng kiến thức toàn khóa học (hệ 4 năm) là 210 ĐVHT (tức là 3150 tiết). Kiến thức giáo dục đại cương là 90 ĐVHT (1350 tiết), kiến thức giáo dục chuyên nghiệp là 120 ĐVHT (1800 tiết).

Khối lượng kiến thức được bố trí như trên để nhằm đạt được mục tiêu đào tạo của cấp đại học là: "Sản phẩm đào tạo phải có khả năng thích nghi với thị trường sức lao động nghề nghiệp tương đối rộng và có tiềm năng vững để vừa chuyển đổi nghề nghiệp trong 1 phạm vi rộng, vùa thuận lợi trong việc vươn lên những trình độ học vấn cao hơn. Với mục tiêu đó người học cần được:

+ Trang bị một nền tảng giáo dục đại cương đủ để tạo tầm nhìn và thói quen tư duy sáng tạo, cùng với tri thức và kỹ năng cơ bản vững để tạo tạo thuận lợi cho việc đi vào học chuyên môn.

+ Cung cấp những kiên thức và kỹ năng cơ bản của một ngành đào tạo theo diện rộng và có những ý niệm ban đầu về chuyên môn sâu".

Trên tinh thần quy định chung của Bộ Giáo dục và Đào tạo, hướng dẫn của Đại học quốc gia Hà Nội, Hiệu trưởng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã ban hành Quyết định số 380/ĐT ngày 19-12-1995 về việc thành lập các ban xây dựng chương trình, giáo trình đại học và cao học để triển khai xây dựng khung chương trình cho các ngành học tương ứng.

Căn cứ vào những thành tựu đào tạo đại học lưu trữ trong ba thập kỷ qua và những đòi hỏi của thực tiễn đời sống xã hội hiện tại, và nhất là sau khi Bộ môn Lưu trữ học được Giám đốc ĐHQG Hà Nội cho nâng cấp thành một khoa đào tạo độc lập (tháng 6-1996), chúng tôi đã xác định rõ hơn mục tiêu đào tạo để xây dựng một chương trình vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiện đại và tính sư phạm lại vừa phù hợp với khả năng và kinh nghiệm đã tích lũy được. Cụ thể là: "Chương trình được xây dựng nhằm trang bị cho sinh viên một hệ thống kiến thức cơ bản và hiện đại về Văn thư hành chính, Quản trị văn phòng, về Lưu trữ học và những kiến thức liên ngành khác để họ có khả năng nghiên cứu cơ bản và thực hành nghiệp vụ về công tác văn thư, quản trị văn phòng, thư ký tổng hợp và công tác lưu trữ ở các cơ quan quản lý lưu trữ của Đảng, Nhà nước, các Trung tâm lưu trữ quốc gia, các kho lưu trữ và văn phòng các bộ, UBND các tỉnh, thành phố, và văn phòng các cơ quan đoàn thể, doanh nghiệp ở trung ương và địa phương.

Những người tốt nghiệp cử nhân Lưu trữ học và Quản trị văn phòng có đủ khả năng tiếp tục học lên bậc cao học hay nghiên cứu sinh để trở thành chuyên gia về lưu trữ học và tư liệu học. Mặt khác với kiến thức đã học được, họ có thể chuyển đổi chuyên mônkhi có yêu cầu của xã hội".

Căn cứ vào khối lượng kiến thức và mục tiêu đào tạo đã được xác định, chúng tôi xây dựng khung chương trình đào tạo cử nhân Lưu trữ học và Quản trị văn phòng bao gồm các khối kiến thức sau đây:

A. Khối kiến thức chung (bắt buộc), 19 ĐVHT.

Khối kiến thức này gồm các môn học nhằm trang bị cho sinh viên sự hiểu biết tương đối đầy đủ về Triết học, CNXHKH, Kinh tế chinh trị, về Đảng Cộng sản Việt Nam, về ngoại ngữ (hoặc là tiếp nối, hoặc là học một ngoại ngữ mới). Ngoài ra còn có các môn học nhằm rèn luyện thể lực, giáo dục ý thức bảo vệ Tổ quốc và kỹ năng quân sự cơ bản cho sinh viên.

B. Khối kiến thức cơ bản, cơ sở (khối kiến thức chuyên môn chính), 70 ĐVHT.

Do mục tiêu đào tạo được mở rộng theo hướng tăng cường kiến thức về văn thư - hành chính, quản trị văn phòng và lưu trữ học góp phần phục vụ thiết thực hơn cho sự nghiệp cải cách nền hành chính quốc gia, cho nên khối kiến thức cơ bản, cơ sở ngành được bổ sung thêm nhiều môn học mới. Đại thể có thể chia thành mấy nhóm kiến thức chủ yếu sau đây:

1 - Nhóm kiến thức về hành chính học, quản trị công sở (15 ĐVHT)

2 - Nhóm kiến thức về công tác công văn, giấy tờ khoảng 15 ĐVHT.

3 - Nhóm kiến thức về lưu trữ học, công tác lưu trữ khoảng 25 ĐVHT.

4 - Khối kiến thức các môn khoa học bổ trợ và liên quan trực tiếp đến ngành học khoảng 15 ĐVHT.

Ngoài những môn học lý thuyết thì phần thực tập thực tế cũng giữ vai trò hết sức quan trọng. Nội dung thực tập bao gồm cả 2 lĩnh vực về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ. Quỹ thời gian thực tập thực tế tổng cộng khoảng từ 10-12 tuần. Mục đích của thực tập thực tế là để tập vận dụng lý thuyết đã học vào thực tiễn và rèn luyện tay nghề của sinh viên. Sau đó sinh viên sẽ viết và bảo vệ luận văn tốt nghiệp hoặc thi tốt nghiệp 3 môn:

- Công tác văn thư (bao gồm những vấn đề về hệ thống văn bản quản lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản, tổ chức quản lý công văn giấy tờ của các cơ quan, lịch sử văn bản và công tác văn thư Việt Nam.

- Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ.

- Lịch sử nhà nước và pháp luật Việt Nam (bắt đầu áp dụng từ năm học 1997 - 1998). Sinh viên tốt nghiệp được nhận bằng cử nhân khoa học: Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.

Trải qua bốn thập kỷ đào tạo đại học về lưu trữ học và quản trị văn phòng, chúng tôi rút ra một số điểm sau đây:

- Chương trình đào tạo về cơ bản đã đáp ứng được đòi hỏi của thực tế công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ ở nước ta. Sinh viên tốt nghiệp ra trường đã đảm nhận được công việc do cơ quan giao cho. Nhiều người đã làm tốt công tác chuyên môn và công tác quản lý được cơ quan giao trách nhiệm.

- Tuy nhiên, do sự phát triển ngày càn cao của nghề nghiệp và sự tác động ngày càng mạnh của kỹ thuật hiện đại vào công tác hành chính văn phòng nói chung, công tác văn thư - lưu trữ nói riêng đòi hỏi vấn đề đào tạo cử nhân ngành học này phải có sự điều chỉnh và bổ sung về nội dung và chương trình cho phù hợp và cập nhật hơn.

2.4 Vấn đề hoàn thiện khung chương trình đào tạo cử nhân ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.

Hoàn thiện khung chương trình đào tạo cử nhân của một ngành học phải được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc dựa trên mấy cơ sở chủ yếu sau đây:

Thứ nhất là phải dựa vào những quy định hiện hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo như: Quy định về cấu trúc và khối lượng kiến thức tối thiểu cho cấp đào tạo bậc đại học (ban hành theo Quyết định số 2677/GD-ĐT ngày 03-12-1993 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo), Quy định về kiểm tra, thi và công nhận tốt nghiệp cho các hệ đào tạo chính quy trong các trường đại học và cao đẳng (ban hành theo Quyết định số 2238/QĐ-ĐH ngày 17-12-1990 và được sửa đổi bổ sung theo Quyết định số 2679/GD-ĐT ngày 03-12-1993), Công văn số 7685/ĐH ngày 09-09-1998 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc xử lý các vấn đề liên quan đến bỏ quy định cứng về đào tạo 2 giai đoạn.

Thứ hai là phải dựa vào kinh nghiệm và kết quả đào tạo trong những năm qua. Thực tế đào tạo cử nhân chuyên ngành Lưu trữ học, Lưu trữ - lịch sử và hiện nay là Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã chứng tỏ rằng khi yêu cầu của hoạt động quản lý ngày càng cao, sự nghiệp cải cách nền hành chính Quốc gia được mở rộng, sự tác động của kỹ thuật hiện đại vào công tác hành chính văn phòng càng nhiều thì không thể cứ duy trì mãi chương trình đào tạo cũ mà phải thay đổi, bổ sung cho phù hợp với đời sống hiện thực.

Thứ ba là nền kinh tế thi trường năng động, nhưng rất khắc nghiệt không cho phép sự trì trệ, lạc hậu, nền hành chính nói chung không chỉ là chỉ huy, điều hành mà từng bước chuyển sang làm nhiệm vụ phục vụ và dịch vụ cho xã hội. Việc đào tạo đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ nói riêng và quản trị văn phòng nói chung phải chú ý thích đáng điều đó.

Dựa vào những cơ sở chủ yếu đã nêu trên đây, chúng tôi xác định mục tiêu đào tạo cử nhân ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng hiện nay là:

- Đào tạo những cử nhân lưu trữ học và Quản trị văn phòng có trình độ làm công tác nghiên cứu cơ bản và thực hành nghiệp vụ về văn thư - hành chính, thư ký tổng hợp, về lưu trữ học, quản trị văn phòng, tin học ứng dụng trong công tác hành chính văn phòng; làm công tác lưu trữ ở văn phòng các bộ, ngành, UBND tỉnh, thành phố, văn phòng các cơ quan Đảng, đoàn thể, doanh nghiệp ở trung ương và địa phương; làm việc ở các cơ quan quản lý lưu trữ của Đảng, Nhà nước, ở các trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ chuyên ngành...

- Người tốt nghiệp cử nhân Lưu trữ học và Quản trị văn phòng có thể tiếp tục học tập, nghiên cứu ở bậc cao họcvà nghiên cứu sinh để trở thành chuyên gia về lưu trữ học và tư liệu học.

Để đảm bảo mục tiêu đào tạo nói trên, khi xây dựng khung chương trình đào tạo cử nhân khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng hiện nay không những phải đảm bảo tính khoa học, tính hiện đại và tính sư phạm mà còn phải chú ý đến tính thích nghi và phát triển của nền hành chính nói chung.

Về đại thể khung chương trình giai đoạn 2 đào tạo cử nhân khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng được bố trí thành các khối kiến thức sau đây:

A. Khối kiến thức chung (bắt buộc), 20 ĐVHT (Đơn vị học trình).

Khối kiến thức này là khối bắt buộc đối với tất cả sinh viên học hệ đào tạo chính quy, về cơ bản không phân biệt họ học khối trường khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật hay học khối trường đại học khoa học xã hội, bởi vì nó nhằm trang bị cho mọi sinh viên những hiểu biết chung về Đảng, về triết học, về CNXHKH, về sức khoẻ, ý thức quốc phòng, và một công cụ quan trọng là ngoại ngữ.

B. Khối kiến thức cơ bản, cơ sở của ngành, 59 ĐVHT.

Có thể khẳng định rằng đây là khối kiến thức chính của ngành học nên có vị trí đặc biệt quan trọng trong chương trình đào tạo của Khoa. Khối kiến thức này sẽ làm rõ sự khác nhau giữa các loại cử nhân khoa học (Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Thông tin - Thư viện, Ngôn ngữ, Sử học, Tâm lý học,...) do Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đào tạo ra. Toàn bộ khối kiến thức này được chia thành 2 nhóm theo 2 hướng lưu trữ học và quản trị văn phòng mà trong tương lai sẽ là 2 chuyên ngành đào tạo chủ yếu của Khoa:

- Chuyên ngành lưu trữ học

- Chuyên ngành quản trị văn phòng

Nhóm thứ nhất gồm những kiến thức về văn bản, hành chính học và quản trị văn phòng được bố trí từ 13 đến 15 môn học (có 1 hoặc 2 môn học tự chọn có hướng dẫn)., tổng cộng là 33 ĐVHT.

Nhóm thứ 2 gồm những kiến thức về lĩnh vực lưu trữ học và công tác lưu trữ với 16 môn học (hoặc học phần), tổng cộng là 26 ĐVHT.

Ngoài ra trong kết cấu của khung chương trình còn bố trí 2 khối kiến thức chuyên môn phụ 11 ĐVHT và khối kiến thức nghiệp vụ 20 ĐVHT và 10 ĐVHT dành cho viết khóa luận và thi tốt nghiệp cuối khóa học.

Như vậy, theo "Quy định về cấu trúc và khối lượng kiến thức tối thiểu cho các cấp đào tạo trong bậc đại học" (ban hành theo quyết định số 2677/GD-ĐT ngày 03-12-1993 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo) hệ 4 năm giai đoạn chuyên ngành phải bảo đảm 120 ĐVHT. Việc xây dựng khung chương trình giai đoạn II đại học chuyên ngành như trên đã đáp ứng đủ khối lượng kiến thức cần thiết nhất của một cử nhân khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng ở Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội

Như chúng ta đã biết, trường Đại học Đại cương không còn theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ, nhưng giáo dục đại cương vẫn rất cần thiết và việc đưa một số môn học chính ngành xuống phần giáo dục đại cương phải được tính đến. Đây là vấn đề đặt ra đối với việc hoàn thiện khung chương trình đào tạo cử nhân ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Theo chúng tôi có 3 vấn đề cần được giải quyết và làm rõ.

Một là, căn cứ vào mục tiêu đào tạo đã được xác định và đòi hỏi của thực tiễn xã hội hiện nay cần điều chỉnh và bổ sung một số môn học đã có về số lượng học trình (ví dụ như môn Công tác văn thư và lưu trữ của các doanh nghiệp, môn Tiêu chuẩn hoá trong công tác văn thư - lưu trữ từ 1 ĐVHT lên 2 ĐVHT) và chuyển các môn học này từ các học phần tự chọn thành các học phần bắt buộc.

Hai là, thay thế một số môn học ở giai đoạn đại cương bằng một số môn học chính ngànhgắn với đào tạo hơn, hoặc là thay thế bằng một số môn học mới (ví dụ môn tốc ký, môn quản trị nhân sự, quản trị tài chính công,...).

Ba là, đối với các môn học có tính nghiệp vụ cao cần tăng cường giờ thực hành, seminar trên lớp, tạo cơ hội cho sinh viên làm quen với thực tế, thảo luận, tranh luận, để làm rõ mối liên quan giữa lý thuyết của môn học và thực tế. Đặc biệt chú ý môn ứng dụng tin học trong công tác hành chính văn phòng (trong đó công tác văn thư và công tác lưu trữ là một bộ phận quan trọng). Đồng thời hết sức coi trọng niên luận năm thứ 3 của sinh viên và khóa luận tốt nghiệp năm thứ 4.

Việc bố trí các khối kiến thức cơ bản, cơ sở, chính ngành, khối kiến thức nghiệp vụ và nghiệp vụ chuyên sâu của mỗi ngành đào tạo khác nhau là xuất phát từ mục tiêu đào tạo đã xác định và đòi hỏi nghiêm ngặt của xã hội về loại cử nhân khoa học đó. Đồng thời yêu cầu đào tạo chất lượng cao của Đại học Quốc gia Hà Nội phải được coi trọng đúng mức.

3 - Về hình thức tổ chức đào tạo.

3.1 Hệ đào tạo chính quy.

Hiện nay, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thực hiện 2 hệ đào tạo: hệ đào tạo chính quy và hệ đào tạo tại chức, trong đó hệ đào tạo chính quy được xác định là chủ yếu và có ý nghĩa quan trọng trong chiến lược xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư - lưu trữ và quản trị văn phòng ở nước ta trước mắt cũng như lâu dài.

Khi thực hiện chương trình đào tạo theo 2 giai đoạn, theo quy định của Đại học Quốc gia Hà Nội, tất cả sinh viên theo học nhóm ngành VI mà ưu tiên dành cho các môn khoa học nhân văn theo Quyết định số 2687/GD-ĐT ngày 03-12-1993 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo, sau khi hoàn thành giai đoạn I có chứng chỉ đại học đại cương, nếu có nguyện vọng đều có quyền đăng ký thi vào giai đoạn II học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Thực tế đào tạo trong thời gian qua, chúng tôi cho rằng có thể mở rộng tuyển sinh viên các nhóm ngành V dành ưu tiên cho khoa học xã hội hoặc nhóm ngành VII chủ yếu dành cho nhóm ngành tiếng nước ngoài (được tách từ nhóm ngành VI ra). Hiện nay, việc đào tạo hệ chính quy cử nhân ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng dựa theo khung chương trình đào tạo giai đoạn II Đại học chuyên ngành mà Hiệu trưởng Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đệ trình Bộ Giáo dục và Đào tạo, Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội ngày 3-1-1998 về việc giao nhiệm vụ đào tạo chính thức cho ngành học này (công văn số 151/ĐT ngày 3-1-1998).

Tuy nhiên, theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ và công văn hướng dẫn của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc xử lý các vấn đề liên quan đến việc bỏ quy định cứng về đào tạo 2 giai đoạn thì bắt đầu từ năm học 1998-1999, các trường đại học chuyên ngành thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội tự đảm nhiệm chương trình giáo dục đại cương trên cơ sở bảo đảm mạt bằng kiến thức chung và sự liên thông giữa các trường có cùng nhóm ngành. Mặt khác, Bộ cũng cho phép các ngành đào tạo xem xét lại một cách thận trọng chương trình giáo dục đại cương (giai đoạn I) và chương trình giáo dục chuyên ngành (giai đoạn II). Do vậy, việc tiếp tục nghiên cứu điều chỉnh, bổ sung, hoàn thiện khung chương trình đào tạo cử nhân chắc chắn sẽ được đặt ra sau khi có chủ trương chính thức của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của Đại học Quốc gia Hà Nội.

Hiện nay theo chủ trương của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của Đại học Quốc gia Hà Nội, việc chuyển đổi hình thức đào tạo theo hệ thống tín chỉ đang được xúc tiến triển khai nhằm đáp ứng xu thế hội nhập với nền giáo dục và đào tạo của các nước trong khu vực và trên thế giới. Chương trình đào tạo hệ cử nhân 4 năm với 210 ĐVHT được chuyển đổi thành 140 TC (tín chỉ). Phương thức đào tạo này sẽ tạo điều kiện và cơ hội học tập thuận lợi hơn cho người học.

3.2 Đào tạo tại chức.

Hình thức đào tạo đại học tại chức là hình thức phổ biến mà các trường đại học đã và đang thực hiện. Hình thức này đáp ứng nhu cầu học tập rất chính đáng của một bộ phận cán bộ công chức chưa có điều kiện đi học tập trung, hoặc do công việc được phân công muốn hoàn thành phải được trang bị một cách có hệ thống kiến thức chuyên môn về lĩnh vực đó.

Về nguyên tắc, mặt bằng kiến thức trang bị cho những người học hệ đại học tại chức không có sự phân biệt so với những người theo học tập ở hệ đào tạo chính quy. Tuy nhiên, do điều kiện của người học hệ đào tạo tại chức có khó khăn hơn người học hệ đào tạo chính quy, nên khung chương trình đào tạo ở hệ này được tinh giảm ở một số môn học (ví dụ giáo dục thể chất, giáo dục quốc phòng...). Khối kiến thức cơ bản, cơ sở chính ngành thì cơ bản không có sự khác nhau so với hệ đào tạo chính quy.

Về tuyển sinh hệ đào tạo đại học tại chức rất đa dạng, nhưng đối tượng chính là những người đang làm việc tại văn phòng các cơ quan nhà nước (ở cả cơ quan quyền lực, cơ quan hành chính - hành pháp, cơ quan tư pháp), ở các cơ quan đảng, đoàn thể, các doanh nghiệp, các cơ quan sự nghiệp,...từ trung ương đến các địa phương. Đặc biệt trong lực lượng vũ trang (quân đội, công an) số người thi vào học cũng rất đáng kể. Trong vài năm trở lại đây, do nhu cầu của thị trường sức lao động xã hội ngày càng đa dạng và phong phú, yêu cầu cải cách nền hành chính quốc gia được đẩy mạnh, số người có bằng tốt nghiệp phổ thông hoặc bằng tốt nghiệp trung học chuyên nghiệp và cả một số người đã có một bằng cử nhân đăng ký học cũng tăng lên.

Tóm lại, đối với cả 2 hệ thống đào tạo chính quy và đào tạo tại chức, tất cả sinh viên sau khi đã hoàn thành toàn bộ chương trình đào tạo (bao gồm phần học lý thuyết và phần thực tập thực tế tại các cơ quan trung ương hoặc địa phương...) sẽ được viết và bảo vệ khóa luận tốt nghiệp hoặc thi tốt nghiệp 2 môn theo quy định của trường là:

1) Công tác văn thư

2) Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ.

Những sinh viên đủ điều kiện tốt nghiệp sẽ được nhận bằng cử nhân khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.

Bốn mươi năm, một chặng đường đã qua với những gì làm được và chưa làm được chắc chắn sẽ là một bài học kinh nghiệm quý giá cho thế hệ hôm nay trong việc thực thi sứ mệnh cao cả của mình - Góp phần vào sự nghiệp đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao cho đất nước.

Tài liệu tham khảo chính:

1 - Chương trình đào tạo đại học. NXB. Đại học Quốc gia Hà Nội, 2004.

2 - Đào tạo và sử dụng cán bộ hành chính văn phòng. Trường Đại học Khoa học XH và NV, ấn hành, 1997.

3 - Kỷ yếu Hội thảo khoa học Lưu trữ học và Quản trị văn phòng lần thứ II. Trường Đại học Khoa học XH và NV, ấn hành, 2001.

4 - 100 năm nghiên cứu và đào tạo các ngành khoa học xã hội và nhân văn ở Việt Nam. NXB. Đại học Quốc gia Hà Nội, 2006.

5 - Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ. Cục Lưu trữ xuất bản, Hà Nội, 1982.

6 - Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn. NXB. Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005.

7 - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4 - 1994.

8 - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3 - 1996.

9 - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2 - 1997.

10- Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 5 - 2001.

11- Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3 - 2006.