Trong chặng đường xây dựng và phát triển của hệ thống lưu trữ Đảng nói chung và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng nói riêng, có thể nói Khoa Lịch sử - Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội trước kia và Khoa Lưu trữ Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội hiện nay là nơi cung cấp nguồn nhân lực chủ yếu. 20 năm chưa phải là quãng thời gian dài, đội ngũ cán bộ được đào tạo tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đã có những sự đóng góp đáng kể vào sự phát triển Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Trong khuôn khổ bài viết này, chủ yếu chúng tôi đề cập hai vấn đề: một là vai trò của đội ngũ cán bộ được đào tạo tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn với sự phát triển Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng; hai là một số kiến nghị với Nhà trường.

1. Những đóng góp của đội ngũ cán bộ được đào tạo tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn vào sự nghiệp xây dựng, phát triển Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

1.1. Vài nét về tình hình tổ chức, cán bộ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

Cục Lưu trữ Trung ương Đảng được thành lập ngày 23-9-1987 (Quyết định số 91-QĐ/TW của Ban Bí thư Trung ương) trên cơ sở sáp nhập Vụ Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng với Cục Lưu trữ thuộc Viện Mác - Lê nin. Chức năng của Cục Lưu trữ Trung ưong Đảng là giúp Ban Bí thư quản lý tập trung thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Đảng và Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh. Khi mới thành lập, biên chế cán bộ của Cục gồm 37 người, được tuyển dụng từ nhiều nguồn khác nhau (trong nước là khoa Sử - Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội và trường Trung cấp Văn thư – lưu trữ; ngoài nước là đại học và nghiên cứu sinh từ Liên Xô và một số nước thuộc Đông Âu cũ như Cộng hòa dân chủ Đức, Bun Ga Ri,…). Về trình độ chuyên môn có 2 tiến sỹ, 7 cử nhân, 5 trung cấp lưu trữ. Số cán bộ còn lại là bộ đội chuyển ngành và từ các ngành khác chuyển về chưa qua đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ.

Thực hiện chủ trương sắp xếp lại tổ chức bộ máy của các cơ quan Đảng, ngày 21.9.1991, Ban Bí thư đã ký Quyết định số 06-QĐ/TW chuyển Cục Lưu trữ Trung ương Đảng về trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng và đổi tên là “Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng”.

Với chức năng giúp Ban Bi thư quản lý tập trung thống nhất Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng được biên chế 60 cán bộ; trong đó 42/60 cán bộ có trình độ đại học trở lên (6 thạc sỹ, 36 cử nhân); 18/60 cán bộ có trình độ trung cấp văn thư, lưu trữ. Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng rất chú trọng đến việc tuyển dụng cán bộ đã được đào tạo cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ. Từ sau khi Liên Xô và một số nước xã hội chủ nghĩa ở Đông Âu sụp đổ, nguồn tuyển dụng cán bộ lưu trữ chính của Cục là Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội. Tính từ năm 1987 đến nay, có 38/60 cán bộ được đào tạo tại Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn được tuyển dụng vào công tác tại Cục.

1.2. Những đóng góp của đội ngũ cán bộ

* Đội ngũ cán bộ được đào tạo tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đã đóng góp nhiều công sức trong công tác cán bộ

Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ Trung ương Đảng giao cho, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã xây dựng được đội ngũ cán bộ quản lý chủ chốt và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ nòng cốt, có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ vững vàng và có năng lực quản lý. Đáp ứng yêu cầu này, nhiều cán bộ được đào tạo tại Trường đã trưởng thành (2/8 cán bộ lãnh đạo Cục và 13/19 cán bộ lãnh đạo Phòng, tiến sỹ 2/6, thạc sỹ 8/11). Đây là lực lượng nòng cốt nhất tổ chức và thúc đẩy Cục Lưu trữ Trung ương Đảng trước kia và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng ngày nay phát triển.

* Đội ngũ cán bộ được đào tạo tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn là lực lượng nòng cốt trong việc xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ Đảng và chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ Đảng từ Trung ương đến địa phương.

Để quản lý tập trung thống nhất tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, trong những năm qua Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương đã chỉ đạo xây dựng, kiện toàn hệ thống tổ chức lưu trữ Đảng. Đến nay, màng lưới tổ chức lưu trữ của Đảng đã được xây dựng, kiện toàn từ Trung ương đến cấp huyện. Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, 64 kho lưu trữ tỉnh, thành ủy và 553/660 kho lưu trữ huyện, quận, thị ủy đã được thành lập và hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ mà Trung ương đã qui định. Kho lưu trữ Trung ương Đảng, 20/64 kho lưu trữ tỉnh, thành ủy đã được xây dựng chuyên dụng, đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đáp ứng tiêu chuẩn khu vực Châu Á về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Với sự hoạt động rất có hiệu quả của các cơ quan lưu trữ Đảng, tài liệu lưu trữ của Đảng từ Trung ương đến địa phương đã cơ bản được thu thập và đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ cấp ủy.

Công tác chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Đảng trong những năm qua đạt được những kết quả đáng ghi nhận. Hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ được ban hành tương đối đầy đủ và ngày càng hoàn thiện. Hội nghị toàn quốc tổng kết về công tác văn thư, lưu trữ Đảng được tổ chức định kỳ hai năm một lần. Việc kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các cơ quan, tổ chức Đảng, đoàn thể chính trị - xã hội và các tỉnh, thành ủy được duy trì thường xuyên. Bên cạnh đó, Cục còn tăng cường mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng để nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ. Vì vậy đã tạo ra được sự thống nhất cơ bản trong việc thực hiện các qui trình, nội dung nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Đảng từ Trung ương đến địa phương, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ững dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. Đạt được kết quả như vậy chính là nhờ sự đóng góp công sức của đội ngũ cán bộ được đào tạo tại Trường. Họ là lực lượng chính trong các chuyến công tác địa phương, là các giảng viên kiêm chức có kiến thức nghiệp vụ và có kinh nghiệm thực tiễn trong công tác văn thư, lưu trữ Đảng. Sự lao động không mệt mỏi của họ đã đem lại những khởi sắc mới cho công tác văn thư, lưu trữ Đảng nhất là trong tình hình hiện nay.

* Đội ngũ cán bộ được đào tạo tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn là lực lượng chủ chốt trong công tác nghiên cứu khoa học và xây dựng văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Đảng.

Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã được Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua và được Chủ tịch nước ký Lệnh công bố vào ngày 15.4.2001 thì tài liệu của Đảng Cộng sản Việt Nam là một bộ phận quan trọng, hợp thành Phông lưu trữ Quốc gia. Tài liệu lưu trữ của các cơ quan Đảng có những đặc thù riêng với tài liệu lưu trữ của Nhà nước do chức năng, nhiệm vụ và phương thức hoạt động. Tuy nhiên từ trước đến nay, giới lưu trữ học nước ta khi nghiên cứu, tổng kết thực tiễn và xây dựng lý luận về công tác lưu trữ nói chung dường như đã không xem tài liệu của Đảng là đối tượng cần nghiên cứu và không có một công trình nghiên cứu nào về vấn đề này. Để khắc phục tình trạng trên, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã chủ động đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học. Rất nhiều đề tài, đề án do các đồng chí cán bộ đã được đào tạo tại trường làm chủ nhiệm về các lĩnh vực văn bản, văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ Đảng được tổ chức nghiên cứu, bảo vệ thành công. Sản phẩm của các đề tài, đề án đã góp phần xây dựng, củng cố kho tàng lý luận khoa học lưu trữ nói chung và lưu trữ Đảng nói riêng. Nhiều sản phẩm của các đề tài, đề án được đưa vào ứng dụng trong thực tiễn công tác rất có hiệu quả. Nó là cơ sở khoa học để Trung ương Đảng, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng xây dựng và ban hành những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ Đảng trong toàn hệ thống. Có thể kể đến một số đề tài như: Đề tài KX02 (cấp bộ) về văn bản của Đảng; đề tài KC04 về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Đảng; Khung phân loại thông tin tài liệu Kho lưu trữ Trung ương Đảng; Danh mục hồ sơ các cơ quan Đảng từ trung ương đến cơ sở; phân loại tài liệu các cơ quan lãnh đạo Đảng từ Trung ương đến cơ sở, bộ từ khoá tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; xác định các nguyên tắc để tổ chức giải độ mật tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng…

Bên cạnh những thành tựu trong công tác nghiên cứu khoa học, đội ngũ cán bộ được đào tạo tại Trường đã góp rất nhiều công sức vào việc xây dựng và ban hành nhiều văn bản trong hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Đảng. Sự ra đời của Quyết định số 20-QĐ/TW của Ban Bí thư (Khóa VI) về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; Quyết định số 31-QĐ/TW của Bộ Chính trị (khoá VIII) và Quyết định 91-QĐ/TW của Ban Bí thư (khoá IX) về văn bản của Đảng; Hướng dẫn số 11-HD/VPTW của Văn phòng Trung ương về thể thức văn bản của Đảng… đều có công sức của họ. Tất cả những điều đó là cơ sở và tiềm lực thúc đẩy công tác văn thư, lưu trữ Đảng ngày càng phát triển theo hướng khoa học, hiện đại.

* Đội ngũ cán bộ được đào tạo tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn là lực lượng chủ chốt trong việc ứng dụng các tiến bộ của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Đảng.

Thực hiện chủ trương của Ban Bí thư “Các cơ quan Đảng phải xây dựng xong các hệ thống thông tin điện tử phục vụ sự lãnh đạo của từng cấp ủy và Trung ương Đảng, đảm bảo việc cung cấp thông tin, cập nhật và trao đổi thông tin đến phường, xã; đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc của các cấp ủy Đảng trên cơ sở hiện đại hóa và tin học hóa hoạt động của các cơ quan Đảng”, Cục Lưu trữ VPTW đã kịp thời tập trung xây dựng các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và quản lý, xử lý văn bản trên mạng thông tin diện rộng của Đảng. Đến nay, các kho lưu trữ từ Trung ương đến cấp huyện đã cơ bản xây dựng xong cơ sở dữ liệu văn kiện Đảng, cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ và đang trong giai đoạn hoàn thiện để đưa vào khai thác, sử dụng trên mạng thông tin diện rộng. Trong công tác văn thư, việc đăng ký, quản lý, xử lý, trao đổi thông tin và gửi nhận văn bản trên mạng diện rộng của Đảng được các cơ quan, tổ chức Đảng thực hiện thường xuyên và ngày càng có nền nếp đã giúp cho việc cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời phục vụ có hiệu quả sự lãnh đạo của các cấp ủy Đảng.

* Đội ngũ cán bộ được đào tạo tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn là lực lượng chủ đạo trong việc quản lý tài liệu và trực tiếp thao tác các hoạt động nghiệp vụ trong công tác lưu trữ tài liệu ở Kho lưu trữ Trung ương Đảng.

Một trong những nhiệm vụ trọng tâm mà Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng là thu thập, quản lý tập trung thống nhất tại Kho lưu trữ Trung ương Đảng toàn bộ tài liệu lưu trữ (khoảng gần 2.000 mét giá tài liệu) của các tổ chức tiền thân của Đảng, các ban tham mưu giúp việc, các đảng uỷ trực thuộc Trung ương, Trung ương Cục miền Nam, các liên khu uỷ, khu uỷ giải thể… và tài liệu của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các đồng chí lãnh đạo chủ chốt của Đảng qua các thời kỳ. Đồng thời, để phát huy tác dụng của tài liệu lưu trữ, theo chủ trương của Trung ương Đảng “phải đổi mới việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ”, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã tổ chức, mở rộng các hình thức khai thác tài liệu lưu trữ. Cùng với việc phục vụ các độc giả đến đọc tài liệu tại phòng đọc, Cục đã đẩy mạnh hình thức công bố, triển lãm tài liệu lưu trữ. Nhiều xuất bản phẩm đã ra đời trong đó đặc biệt là “Bộ văn kiện Đảng” toàn tập (từ năm 1925 đến 1995) đã được xuất bản. Đây là lần đầu tiên “Bộ văn kiện Đảng” được công bố liên tục và khá toàn diện 70 năm hoạt động của Đảng. Ngoài ra đã công bố các tập văn kiện chuyên đề như: “Điện Biên Phủ”, “Đại thắng mùa xuân năm 1975” và phối hợp với Nhà Xuất bản Chính trị Quốc gia xuất bản các tuyển tập của các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nước,…. Các tác phẩm đã công bố có giá trị, phục vụ đắc lực cho các nhu cầu tra cứu để giảng dạy, học tập, nghiên cứu lịch sử cách mạng, lịch sử Đảng và các hoạt động về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, ngoại giao, an ninh - quốc phòng…

1.3. Một số hạn chế của cán bộ được đào tạo tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội

Bên cạnh những đóng góp tích cực của đội ngũ cán bộ vào các mặt công tác chung của Cục, trong quá trình sử dụng cán bộ, chúng tôi thấy đội ngũ cán bộ được đào tạo tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn còn một số hạn chế sau:

* Đối với đội ngũ cán bộ được đào tạo tại Khoa Lịch sử Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội: điểm yếu nhất của đội ngũ cán bộ này là trình độ ngoại ngữ và kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ thấp.

* Đối với đội ngũ cán bộ được đào tạo tại Khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn hiện nay: nhìn chung kỹ năng và phương pháp biên tập văn bản, kiến thức về lịch sử, trình độ ngoại ngữ và kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế.

Tóm lại: Với những thành tựu đã đạt được trong gần 20 năm qua, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã vinh dự được Đảng và Nhà nước tặng thưởng Huân chương Lao động hạng nhất vào năm 2005. Đạt được thành tựu đó chính nhờ sự nỗ lực, lao động miệt mài của tập thể cán bộ, đảng viên Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng nói chung và đội ngũ cán bộ được đào tạo tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn nói riêng.

2. Một số kiến nghị về chương trình, nội dung, phương pháp đào tạo cán bộ lưu trữ trong thời gian tới

Để nâng cao chất lượng đào tạo sinh viên bậc đại học về chuyên ngành lưu trữ và đáp ứng được các yêu cầu công việc của cơ quan, tổ chức trong việc sử dụng đội ngũ cán bộ, chúng tôi kiến nghị một số vấn đề sau:

Thứ nhất: Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn cần đầu tư vào việc biên soạn giáo trình mới về lý luận công tác lưu trữ cho phù hợp với thực tiễn công tác hiện nay.

Giáo trình là cẩm nang để cung cấp kiến thức và thông tin cho học sinh, sinh viên nên rất cần được bổ sung, sửa đổi thường xuyên để bắt kịp với yêu cầu phát triển của xã hội, thậm chí có điểm còn dẫn đường cho thực tiễn phát triển. Nhưng trên thực tế, giáo trình giảng dạy hiện nay vẫn lấy cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” làm giáo trình cơ bản trong khi tình hình lưu trữ thế giới đã phát triển quá xa, thích ứng với việc điện tử hóa các nội dung nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ và điện tử hóa kho lưu trữ.

Thứ hai: Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn cần nghiên cứu, điều chỉnh cơ cấu ngành nghề đào tạo và bổ sung chương trình đào tạo cho hợp lý.

Thực tiễn công tác của đội ngũ cán bộ ở cơ quan trong những năm qua đã chứng minh rằng, để có một chuyên gia giỏi về một lĩnh vực nhất thiết phải có sự đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực đó. Mỗi cơ quan đều có yêu cầu sử dụng cán bộ khác nhau. Nếu cần cán bộ văn phòng đòi hỏi cán bộ đó phải có kiến thức về lễ tân, quản trị hoặc tổng hợp. Với Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, điều chúng tôi cần là một cán bộ có sự hiểu biết về lịch sử, có kiến thức chuyên sâu về lưu trữ, về thông tin và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy, Khoa lưu trữ Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn nên phân chia các nhóm ngành đào tạo chuyên sâu theo yêu cầu của thực tiễn đặt ra.

Thứ ba: Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn cần cân đối chương trình học lý thuyết và thực hành sao cho phù hợp hơn.

Một trong những tồn tại chủ yếu của hầu hết cán bộ mới được tuyển dụng vào công tác tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng là kiến thức thực tiễn còn hạn chế. Rất nhiều học viên tốt nghiệp loại khá, giỏi nhưng khi về công tác, được giao cho việc tổ chức chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ thì còn lúng túng; nhiều học viên tại chức không lập được một hồ sơ hội nghị, hồ sơ vụ việc hoặc không hiểu các loại văn bản lưu hành trong một hội nghị… Để khắc phục tình trạng đó, chúng tôi đề nghị nên nghiên cứu, xây dựng mô hình kết hợp đào tạo giữa nhà trường, khoa với các cơ quan lưu trữ, các cơ quan khoa học kỹ thuật có liên quan đến môn học. Ngoài việc giảng dạy lý thuyết, khoa, trường cần cho các em tham quan, thực hành thực tiễn (nhất là đối với các nội dung một số môn học như: Lưu trữ tài liệu nghe nhìn, Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật, Bảo quản, phục chế tài liệu lưu trữ...).

Thứ tư: Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn cần phải đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học, phấn đấu xây dựng Khoa thành trung tâm hàng đầu nghiên cứu về khoa học lưu trữ.

Nghiên cứu khoa học là một công việc rất cần đối với cán bộ giảng dạy trong các trường Đại học. Chúng ta đang chứng kiến sự thay đổi từ một văn phòng truyền thống với tài liệu giấy là chủ yếu sang văn phòng hiện đại với sự phát triển ngày càng gia tăng của tài liệu điện tử. Chứng chỉ số, chữ ký điện tử, chứng thực điện tử đã và đang được các cơ quan sử dụng ngày càng nhiều. Rất nhiều vấn đề (phân loại, đánh giá giá trị tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử…) đang đặt ra cần phải nghiên cứu, luận giải.

Với bề dày giảng dạy, đào tạo trong thời gian qua, chúng tôi rất tin tưởng Trường ĐHKHXH và Nhân văn Đại học Quốc gia Hà Nội và Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng sẽ có bước phát triển to lớn trong công tác đào tạo đội ngũ cán bộ bậc đại học, trên đại học có chất lượng cao và là trung tâm của trung tâm nghiên cứu khoa học lưu trữ tin cậy.